GWW software: waar moet een infrabedrijf op letten?

Een infrabedrijf werkt anders dan een woningbouwer of installateur. Projecten lopen via een bestek, er wordt gefactureerd in termijnen op basis van vorderingsstaten, er rijdt veel zwaar materieel rond en er werken vaak onderaannemers mee. Software die voor de woningbouw is gemaakt, sluit daar maar half op aan. In dit artikel lees je wat GWW software moet kunnen en waar je op let bij het kiezen.

Waarom GWW andere software vraagt

In de grond-, weg- en waterbouw (GWW) zijn een paar dingen anders dan in de rest van de bouw:

• Werken vanuit een bestek: opdrachtgevers als gemeenten, waterschappen en provincies werken met bestekken en posten. Je calculatie, voortgang en facturatie moeten op die posten aansluiten.
• Termijnfacturatie: je factureert niet in één keer, maar per termijn op basis van de voortgang, vastgelegd in een vorderingsstaat.
• Veel materieel: graafmachines, shovels, trekkers en kleinmaterieel moeten worden gepland, onderhouden en doorbelast aan projecten.
• Onderaannemers en ketenaansprakelijkheid: je moet kunnen aantonen wie er op het werk was en welke afdrachten zijn gedaan, met een mandagenregister en een G-rekening.
• Werk buiten, vaak zonder bereik: uitvoerders en machinisten registreren uren en voortgang op locatie, vaak op plekken met slecht mobiel bereik.

Checklist: wat moet GWW software kunnen?

Calculatie en offertes

Calculeer per bestekpost met arbeid, materiaal, materieel en onderaanneming, en maak daar zonder overtypen een offerte van. Rekenen met vaste normen en tarieven voorkomt dat elke calculator zijn eigen methode gebruikt. Lees ook hoe je een calculatie maakt die klopt.

Vorderingsstaten en meerwerk

Leg per termijn de voortgang per post vast en factureer op basis daarvan. Wijzigingen tijdens het werk registreer je als meer- en minderwerk, apart van de aanneemsom.

Planning van mensen en materieel

Plan ploegen, machines en onderaannemers in één overzicht. Zo zie je welke machine waar staat en wanneer hij vrij is. Bekijk ook materieelplanning.

Uren, mandagen en werkbonnen op locatie

Uitvoerders en machinisten registreren uren, materieel en voortgang in een app die ook offline werkt. De gegevens komen direct in de projectadministratie terecht.

Materieelbeheer

Houd per machine bij waar hij is ingezet, wat het onderhoud en de keuringen zijn en wat hij kost. Lees meer over materieelbeheer in de bouw.

Nacalculatie per project en per post

Vergelijk tijdens en na het project de werkelijke kosten met de begroting, zodat je bijstuurt voordat de marge weg is.

Koppeling met je boekhouding

Facturen en inkoopfacturen gaan zonder overtypen naar je boekhoudpakket, zoals Exact Online, Twinfield of SnelStart.

Eén systeem of losse pakketten?

Veel infrabedrijven werken met een combinatie van Excel, een planbord aan de muur, papieren dagrapporten en een boekhoudpakket. Elk onderdeel werkt op zich, maar de gegevens moeten steeds worden overgetypt. Dat kost tijd en het maakt het lastig om tijdens een project te zien hoe het ervoor staat. Een ERP systeem voor de GWW brengt calculatie, planning, uitvoering en facturatie samen, zodat iedereen met dezelfde cijfers werkt.

Hoe Robaws dit invult voor infrabedrijven

Robaws brengt de onderdelen uit deze checklist samen in één systeem. Voor infra- en GWW-bedrijven zijn dit de belangrijkste:

• Calculatie per post: met materiaal, materieel, arbeid, onderaanneming en indirecte kosten. Een bestek in RSX-formaat of een meetstaat uit Excel lees je in en koppel je via het postnummer aan je eigen posten.
• Vorderingsstaten: per termijn vul je de uitvoering per regel in, als aantal of percentage. Robaws houdt de vorige termijnen bij, zodat niets dubbel wordt gefactureerd. Meer- en minderwerk staat als verrekening apart op de vordering.
• Planning van ploegen en materieel: plan medewerkers, vaste ploegen en machines in de dagplanning. Dubbel ingeplande mensen of machines zie je direct aan een oranje rand. Voor capaciteitsplanning is er een koppeling met vPlan.
• Werkbon app: uitvoerders en machinisten registreren uren, machine-uren, materiaal, foto’s en formulieren op locatie. Bij een meerdaagse klus ontstaat per dag een werkbon, zodat je per dag ziet wat er is gedaan.
• Mandagenregister en G-rekening: het mandagenregister maak je als pdf vanuit de werkbonnen, en het G-rekeningdeel rekent Robaws per factuur uit.
• Regiewerk: markeer werk als regie en factureer het op basis van de werkbonnen.
• Nacalculatie: per project zie je begroot tegenover werkelijk, en in het financieel overzicht het percentage voltooiing en of je voor of achter loopt met factureren.

Lees meer op de pagina over software voor infra en GWW.

Welk pakket? Calculatie, offertes, projecten en facturatie zitten in elk Robaws-pakket. Planning en materieel zitten vanaf het Go-pakket; vorderingsstaten, verrekeningen en de nacalculatie in het Pro-pakket. Machine-uren registreren in de app kan met de app-licentie Wappy Standaard of Wappy Teams. Bekijk de tarieven.

Conclusie

GWW software moet aansluiten op de manier waarop infrabedrijven werken: vanuit een bestek, met vorderingsstaten, veel materieel en werk op locatie. Kies software die calculatie, planning, materieel, uren en facturatie in één systeem samenbrengt en die je uitvoerders buiten ook echt gebruiken.

Lees meer over software voor infra en GWW of plan een vrijblijvende demo met voorbeelden uit de infra.