Rijplaten verhuren klinkt eenvoudig, maar in de praktijk is het een van de meest complexe vormen van materieelverhuur. Je verhuurt grote aantallen platen aan meerdere projecten tegelijk, platen gaan in wisselende hoeveelheden de deur uit en komen in delen terug, transport moet apart worden berekend en klanten verwachten snelle beschikbaarheid. Tel daar staffelprijzen, seizoenspieken en schade-afhandeling bij op en je begrijpt waarom veel rijplatenverhuurbedrijven vastlopen op Excel en papieren bonnen.
Met de verhuurmodule in Robaws beheer je je volledige rijplatenverhuur vanuit één centraal ERP-systeem. Je registreert verhuurartikelen met flexibele dag- of weektarieven, maakt verhuurbonnen aan per project en klant, volgt welke platen er uitstaan en factureert periodiek — automatisch en gekoppeld aan je boekhouding. Geen losse systemen, geen handmatig tellen, geen gemiste facturen.
Softwareshaker is de Robaws implementatiepartner in Nederland en helpt rijplatenverhuurbedrijven bij het inrichten van hun verhuurprocessen. Van de eerste configuratie van je platenassortiment tot de koppeling met je boekhoudsoftware — wij zorgen dat het systeem aansluit op jouw werkwijze.
Demo aanvragen
Rijplatenverhuurbedrijven werken met volumes en variatie. Stalen rijplaten, kunststof rijplaten, dragline schotten, diverse afmetingen en gewichten — en dat alles verspreid over tientallen projectlocaties. De meest voorkomende knelpunten:
Je weet niet precies hoeveel platen er uitstaan. Bij elk project gaat een ander aantal de deur uit. Sommige komen in delen terug. Zonder centraal systeem is het een kwestie van nabellen, tellen op de werf of raden.
Deelleveringen en deelretouren zijn lastig bij te houden. Een klant bestelt 50 rijplaten, krijgt er 35 geleverd, de overige 15 volgen twee dagen later. Drie weken later komen er 20 terug, de rest blijft staan. In Excel wordt dit al snel onbeheersbaar.
Transport en toeslagen worden niet altijd meegefactureerd. Aan- en afvoer van rijplaten kost geld. Maar in de drukte wordt de transporttoeslag vergeten, niet doorberekend of verkeerd berekend.
Staffelprijzen veroorzaken fouten. De eerste twee weken een hoger tarief, daarna een lager weekbedrag — handmatig berekenen leidt tot fouten en discussies met klanten over de factuur.
Facturatie loopt achter op de werkelijkheid. Platen staan al weken uit terwijl de factuur nog niet is verstuurd. Resultaat: cashflowproblemen en gemiste omzet.
Geen inzicht in bezettingsgraad en rendement. Je weet niet welke platen het meest worden verhuurd, welke platen het langst stilstaan en wat je werkelijke rendement per plaat is.
Stap 1 — Rijplaten aanmaken als verhuurartikel
Je maakt elk type rijplaat aan als verhuurartikel in Robaws: stalen rijplaat 3x1,5m, kunststof rijplaat 2,4x1,2m, dragline schot, enzovoort. Per type stel je de verhuurperiode in (dag of week), de verhuurprijs, de kostprijs en eventuele staffelprijzen.
Stap 2 — Verhuurbon aanmaken per project
Zodra een klant rijplaten nodig heeft, maak je een verhuurbon aan. Je koppelt de bon aan de klant en het project in Robaws. Je voegt het type rijplaat toe, het aantal en de startdatum. De verhuurprijs wordt automatisch berekend.
Stap 3 — Transport en extra diensten registreren
De platen moeten naar de projectlocatie. Je voegt transport toe als extra dienst op de verhuurbon. Na retour moeten de platen worden schoongemaakt? Voeg de schoonmaakdienst toe. Elke dienst heeft een eigen verkoop- en kostprijs.
Stap 4 — Retour registreren
Wanneer platen terugkomen, registreer je het aantal en de datum. Komen er 30 van de 50 terug? Dan staan er nog 20 open. Die 20 worden doorberekend in de volgende facturatieperiode.
Stap 5 — Periodiek factureren
Op het einde van de maand factureer je alle openstaande verhuurbonnen in één keer. Robaws berekent automatisch de verhuurprijs per bon op basis van het werkelijke aantal verhuurdagen, de staffelprijzen, de extra diensten en de losse artikelen. Facturen worden automatisch doorgestuurd naar je boekhouding.
Een van de grootste frustraties bij rijplatenverhuur is het gebrek aan inzicht in de voorraad. Een klant belt voor 40 kunststof rijplaten, maar hoeveel heb je er beschikbaar? Hoeveel staan er uit op andere projecten? En wanneer komen die terug?
Met de analyse- en overzichtsfuncties in de verhuurmodule zie je in realtime welke rijplaten er uitstaan, bij welke klant, op welk project en sinds wanneer. Je bekijkt dit per artikeltype, per klant, per project of als totaaloverzicht.
Dit geeft je de informatie die je nodig hebt om direct te reageren op klantvragen. Je weet precies hoeveel platen beschikbaar zijn, hoeveel er op korte termijn terugkomen en of je eventueel extra platen moet inkopen of inhuren.
Voor bedrijven met meerdere depots of opslaglocaties is dit inzicht essentieel. Je voorkomt dat je platen “kwijt” raakt in het systeem en je kunt proactief contact opnemen met klanten wanneer platen al lang uitstaan.
Bij rijplatenverhuur zijn prijsafspraken zelden standaard. Vaste klanten krijgen korting, grote projecten krijgen een projecttarief en bij langdurige verhuur daalt het weektarief. In Robaws beheer je deze complexiteit op vier niveaus:
Staffelprijzen per artikel — stel tijdsuitzonderingen in per type rijplaat. Voorbeeld: stalen rijplaat 3×1,5m — eerste twee weken €25 per week per plaat, week drie tot zes €20 per week, daarna €15 per week. Robaws berekent automatisch het juiste tarief op basis van de werkelijke verhuurduur.
Klantprijzen — stel vaste tarieven in per klant. Een grote aannemer die regelmatig huurt, betaalt structureel €18 per week per plaat in plaats van de standaard €25.
Projectprijzen — stel afwijkende tarieven in per project. Een groot infraproject met 200 rijplaten voor zes maanden krijgt een projectprijs.
Bonniveau — overschrijf de prijs direct op een individuele verhuurbon voor eenmalige afspraken.
Het systeem hanteert altijd de meest specifieke prijs: bonniveau overschrijft projectniveau, projectniveau overschrijft klantniveau, klantniveau overschrijft artikelniveau. Zo houd je de prijsstructuur schoon en voorkom je dat er handmatig gerekend moet worden.
De verhuurbon is het centrale document in de verhuurmodule. Het is de registratie van een verhuurtransactie tussen jouw bedrijf en de klant. Op een verhuurbon leg je vast:
Klant en project — elke verhuurbon wordt gekoppeld aan een klant en optioneel aan een project in Robaws. Zo zie je per klant en per project precies welk materieel er is verhuurd, voor welke periode en tegen welk tarief.
Verhuurartikelen — voeg een of meerdere verhuurartikelen toe aan de bon. Per artikel registreer je het aantal, de startdatum en de verwachte retourdatum. De verhuurprijs wordt automatisch berekend op basis van het ingestelde tarief en eventuele staffelprijzen.
Losse artikelen — naast verhuurartikelen kun je ook losse (verbruiks)artikelen toevoegen aan de verhuurbon. Bijvoorbeeld twee flessen WD-40 of een set reserveonderdelen. Deze worden mee gefactureerd bij de eerstvolgende factuur.
Extra diensten — registreer uitgevoerde extra diensten per verhuurbon. De verhuislift moest worden schoongemaakt na retour? De klant wil transport naar de projectlocatie? Voeg de dienst toe aan de bon en de kosten worden automatisch meegefactureerd.
Retourregistratie — zodra materieel wordt teruggebracht, registreer je de retourdatum per artikel. Artikelen die nog niet zijn teruggebracht, blijven als “uitstaand” zichtbaar en worden doorberekend bij de volgende facturatieperiode.
Demo aanvragen
Bij rijplatenverhuur is transport een wezenlijk onderdeel van de dienstverlening. Platen moeten naar de projectlocatie worden gebracht en weer worden opgehaald. Daarnaast zijn er vaak toeslagen voor schoonmaak, beschadigde platen of spoedleveringen.
In de verhuurinstellingen van Robaws stel je extra diensten in die je aan verhuurbonnen kunt toevoegen: transport (aanvoer), transport (afvoer), schoonmaak, schadevergoeding, spoedtoeslag. Per dienst bepaal je de verkoopprijs en de kostprijs.
Zodra je een extra dienst toevoegt aan een verhuurbon, wordt deze automatisch meegefactureerd bij de eerstvolgende periodieke factuur. Geen losse notities meer, geen vergeten toeslagen, geen discussies achteraf. Alles staat op de bon, alles komt op de factuur.
Een van de grootste voordelen van de verhuurmodule is de periodieke facturatie. In plaats van per verhuurbon handmatig een factuur op te stellen, factureer je in bulk per periode.
Je stelt een facturatieperiode in — bijvoorbeeld per maand. Robaws berekent automatisch voor elke openstaande verhuurbon wat er gefactureerd moet worden over de afgelopen periode: de verhuurprijs op basis van het werkelijke aantal verhuurdagen of -weken, eventuele staffelprijzen, extra diensten en losse artikelen.
Concreet werkt dat als volgt: op 16 april factureer je alle verhuur van 1 april tot en met 15 april. Robaws genereert de facturen automatisch op basis van de openstaande verhuurbonnen. Artikelen die nog uitstaan worden in de volgende periode opnieuw gefactureerd — zolang ze niet zijn teruggebracht, loopt de verhuur door.
Dit bespaart enorm veel administratietijd en voorkomt dat verhuurperiodes verkeerd worden berekend of dat er artikelen worden vergeten bij de facturatie.
Met de verhuurmodule heb je realtime inzicht in welk materieel er uitstaat, bij welke klant en op welk project. Je bekijkt dit op drie niveaus:
Per project — bekijk alle verhuurbonnen die aan een specifiek project zijn gekoppeld. Welk materieel is verhuurd, wanneer, voor hoe lang en wat zijn de kosten? Alle facturen die voor dat project zijn gegenereerd zijn direct inzichtelijk.
Per klant — heeft een klant meerdere projecten? Dan zie je per klant een totaaloverzicht van alle uitstaande verhuur, alle verhuurbonnen en alle facturen.
In het algemeen — bekijk een totaaloverzicht van alle uitstaande verhuurartikelen. Hoeveel boormachines staan er nog uit? Hoeveel verhuisliften? Hoeveel rijplaten? Zo houd je grip op je volledige verhuurvloot en weet je precies welk materieel beschikbaar is voor nieuwe verhuur.
Dit overzicht is essentieel voor verhuurbedrijven met een groot assortiment. Je voorkomt dat materieel “kwijt” raakt in het systeem en je kunt proactief contact opnemen met klanten wanneer materieel al lang uitstaat.
Niet elke klant betaalt hetzelfde tarief. Vaste klanten krijgen korting, grote projecten krijgen speciale tarieven en bij langdurige verhuur gelden staffelprijzen. De verhuurmodule in Robaws ondersteunt deze flexibiliteit op meerdere niveaus:
Op artikelniveau — de standaard verhuurprijs en staffelprijzen die je instelt bij het verhuurartikel.
Op klantniveau — pas verhuurtarieven aan per klant. Een vaste klant betaalt bijvoorbeeld structureel €275 per week in plaats van de standaard €300.
Op projectniveau — stel afwijkende tarieven in per project. Groot project met veel materieel? Dan geldt een projectprijs.
Op verhuurbonniveau — overschrijf de prijs direct op een individuele verhuurbon. Voor eenmalige uitzonderingen of speciale afspraken.
De standaardprijs geldt altijd als basis. Afwijkingen op klant-, project- of bonniveau overschrijven de standaard. Zo houd je de prijsstructuur beheersbaar maar flexibel.
Demo aanvragen
Veel rijplatenverhuurbedrijven doen meer dan alleen verhuur. Ze zijn ook actief in transport, grondverzet, infra of bouw. De kracht van Robaws is dat de verhuurmodule volledig is geïntegreerd in het ERP-systeem. Dat betekent:
Projectadministratie — verhuurkosten en -opbrengsten worden automatisch toegerekend aan het juiste project. In je nacalculatie zie je niet alleen arbeid en materiaal, maar ook verhuur.
Klantbeheer — alle verhuurbonnen, facturen en uitstaand materieel zijn zichtbaar op de klantkaart.
Facturatie en boekhouding — verhuurfacturen worden automatisch opgebouwd en doorgestuurd naar Exact Online, SnelStart, Twinfield, Visma Yuki of Minox.
Materieelbeheer — combineer verhuur met het materieelbeheer in Robaws. Registreer onderhoud, reparaties en locatie van je platen.
Track & trace — combineer met Fleetshaker voor GPS-tracking van je transportvoertuigen en eventueel je platen zelf (via draadloze trackers).
Planning — plan transport van rijplaten vanuit het digitale planbord. Wijs chauffeurs en materieel toe per opdracht.
Zo beheer je je rijplatenverhuur niet in een los systeem, maar als integraal onderdeel van je bedrijfsvoering.
De verhuurmodule in Robaws werkt voor elk type rijplaat en terreinbescherming dat je verhuurt:
Stalen rijplaten — de klassieke stalen rijplaat in diverse afmetingen (3×1,5m, 3x1m, 2x1m). Zwaar, duurzaam en geschikt voor zwaar verkeer op bouwplaatsen en infraprojecten.
Kunststof rijplaten — lichtere rijplaten van HDPE of samengesteld kunststof. Ideaal voor tuinaanleg, evenementen, natuurgebieden en projecten waar bodembescherming belangrijk is.
Dragline schotten — grote houten of stalen schotten voor kranen en draglines. Verspreiden het gewicht over een groter oppervlak op zachte ondergrond.
Aluminium rijplaten — lichte rijplaten voor loopbruggen, voetpaden en lichtere toepassingen.
Grasbescherming — kunststof platen of rijmatten specifiek voor gazon- en groenbescherming bij evenementen, festivals en bouwprojecten in parken.
Per type maak je een apart verhuurartikel aan met eigen tarieven, staffelprijzen en eventueel extra diensten. Zo houd je je assortiment overzichtelijk en factureer je elk type tegen het juiste tarief.
Rijplatenverhuurbedrijven — bedrijven waarvan rijplatenverhuur de kernactiviteit is. Groot assortiment, meerdere depots, honderden platen in omloop. Robaws geeft overzicht over voorraad, uitstaand materieel en periodieke facturatie.
Infra- en GWW-bedrijven — bedrijven die naast hun eigen infraprojecten ook rijplaten verhuren aan derden. De verhuur is gekoppeld aan dezelfde projectadministratie als het eigen werk.
Grondverzetbedrijven — bedrijven die rijplaten, dragline schotten en terreinbescherming meenemen naar projecten en apart doorberekenen aan opdrachtgevers.
Kraanverhuurbedrijven — bedrijven die naast kranen ook rijplaten, dragline schotten en staalplaten verhuren voor het opstellen van kranen en zwaar materieel.
Evenementenbedrijven — bedrijven die tijdelijke ondergrondversteviging leveren voor festivals, beurzen en buitenevenementen.
Hoveniers en groenbedrijven — bedrijven die kunststof rijplaten en grasbescherming verhuren bij tuinaanleg, boombescherming en groenwerkzaamheden.
