Met rijplaten verhuur software in Robaws beheer je de volledige verhuur, transport en facturatie in één systeem, zonder Excel.
Rijplaten verhuren lijkt eenvoudig, maar is in de praktijk complex: grote aantallen platen op meerdere projecten tegelijk, retouren in delen, apart transport en klanten die snel willen weten wat er beschikbaar is.
Met de verhuurmodule in Robaws (vanaf Robaws Pro) regel je dat vanuit één ERP-systeem: verhuurbonnen per project en klant, inzicht in welke platen uitstaan en periodieke facturatie, gekoppeld aan je boekhouding.
Als Robaws dealer in Nederland richten wij het systeem in op jouw werkwijze, van je platenassortiment tot de koppeling met je boekhoudsoftware.
Vraag een demo aanGeheel vrijblijvend, online of op locatie.
Rijplatenverhuurbedrijven werken met volumes en variatie. Stalen rijplaten, kunststof rijplaten, dragline schotten, diverse afmetingen en gewichten, en dat alles verspreid over tientallen projectlocaties. De meest voorkomende knelpunten:
Je weet niet precies hoeveel platen er uitstaan. Bij elk project gaat een ander aantal de deur uit. Sommige komen in delen terug. Zonder centraal systeem is het een kwestie van nabellen, tellen op de werf of raden.
Deelleveringen en deelretouren zijn lastig bij te houden. Een klant bestelt 50 rijplaten, krijgt er 35 geleverd, de overige 15 volgen twee dagen later. Drie weken later komen er 20 terug, de rest blijft staan. In Excel wordt dit al snel onbeheersbaar.
Transport en toeslagen worden niet altijd meegefactureerd. Aan- en afvoer van rijplaten kost geld. Maar in de drukte wordt de transporttoeslag vergeten, niet doorberekend of verkeerd berekend.
Staffelprijzen veroorzaken fouten. De eerste twee weken een hoger tarief, daarna een lager weekbedrag. Handmatig berekenen leidt tot fouten en discussies met klanten over de factuur.
Platen staan al weken uit terwijl de factuur nog niet is verstuurd. Resultaat: cashflowproblemen en gemiste omzet.
Geen inzicht in bezettingsgraad en rendement. Je weet niet welke platen het meest worden verhuurd, welke platen het langst stilstaan en wat je werkelijke rendement per plaat is.
Rijplaten aanmaken
Je maakt elk type rijplaat aan als verhuurartikel in Robaws en stelt de verhuurperiode, verhuurprijs, kostprijs en eventuele staffelprijzen in.
Verhuurbon aanmaken
Je koppelt de bon aan de klant en het project, en voegt type, aantal en startdatum toe. De verhuurprijs wordt automatisch berekend.
Transport en extra diensten registreren
De platen moeten naar de projectlocatie. Je voegt transport toe als extra dienst op de verhuurbon. Na retour moeten de platen worden schoongemaakt? Voeg de schoonmaakdienst toe. De prijs van elke dienst stel je per verhuurartikel in.
Retour registreren
Wanneer platen terugkomen, registreer je het aantal en de datum op een inkomende verhuurbon. Komen er 30 van de 50 terug? Dan staan er nog 20 open. Die 20 worden doorberekend in de volgende facturatieperiode.
Periodiek factureren
Op het einde van de maand factureer je alle openstaande verhuurbonnen. Robaws berekent verhuurduur, staffelprijzen, diensten en losse artikelen.
Een van de grootste frustraties bij rijplatenverhuur is het gebrek aan inzicht in de voorraad. Een klant belt voor 40 kunststof rijplaten, maar hoeveel heb je er beschikbaar? Hoeveel staan er uit op andere projecten? En wanneer komen die terug?
Met de analyse- en overzichtsfuncties in de verhuurmodule zie je in realtime welke rijplaten er uitstaan, bij welke klant, op welk project en sinds wanneer. In één totaaloverzicht zie je bovendien hoeveel stalen en kunststof rijplaten en dragline schotten er uitstaan.
Bekijk alle verhuurbonnen van een project, welke rijplaten zijn verhuurd, wanneer, voor hoelang en tegen welke kosten.
Bekijk per klant alle uitstaande rijplaten, verhuurbonnen en facturen, ook wanneer die over meerdere projecten zijn verdeeld.
Bij rijplatenverhuur zijn prijsafspraken zelden standaard. Vaste klanten krijgen korting, grote projecten krijgen een projecttarief en bij langdurige verhuur daalt het weektarief. In Robaws beheer je deze complexiteit op vier niveaus:
Stel tariefuitzonderingen (staffelprijzen per verhuurperiode) in per type rijplaat. Voorbeeld: stalen rijplaat 3×1,5m: eerste twee weken €25 per week per plaat, week drie tot zes €20 per week, daarna €15 per week. Robaws berekent automatisch het juiste tarief op basis van de werkelijke verhuurduur.
Stel vaste tarieven in per klant, bijvoorbeeld voor een aannemer die regelmatig rijplaten huurt.
Stel afwijkende tarieven in per project. Een groot infraproject met 200 rijplaten voor zes maanden krijgt een projectprijs.
Overschrijf de prijs direct op een individuele verhuurbon voor eenmalige afspraken.
De verhuurbon is het centrale document in de verhuurmodule. Het is de registratie van een verhuurtransactie tussen jouw bedrijf en de klant. Op een verhuurbon leg je vast:
De rijplaten moesten worden schoongemaakt na retour? Voeg de schoonmaakdienst toe aan de bon.
De klant wil transport naar de projectlocatie? Voeg de dienst toe aan de bon en de kosten worden automatisch meegefactureerd.
Vraag een demo aanGeheel vrijblijvend, online of op locatie.
Elke verhuurbon wordt gekoppeld aan een project in Robaws; de klant wordt automatisch uit het project overgenomen. Zo zie je per klant en per project precies welk materieel er is verhuurd, voor welke periode en tegen welk tarief.
Voeg een of meerdere verhuurartikelen toe aan de bon. Per artikel registreer je het aantal dat de deur uitgaat; de datum van de bon geldt als start van de verhuur. De verhuurprijs wordt automatisch berekend op basis van het ingestelde tarief en eventuele staffelprijzen.
Naast verhuurartikelen kun je ook losse (verbruiks)artikelen toevoegen aan de verhuurbon. Bijvoorbeeld twee flessen WD-40 of een set reserveonderdelen. Deze worden mee gefactureerd bij de eerstvolgende factuur.
Zodra materieel wordt teruggebracht, maak je een inkomende verhuurbon met de retourdatum en het aantal dat terugkomt. Artikelen die nog niet zijn teruggebracht, blijven als "uitstaand" zichtbaar en worden doorberekend bij de volgende facturatieperiode.
Bij rijplatenverhuur is transport een wezenlijk onderdeel van de dienstverlening. Platen moeten naar de projectlocatie worden gebracht en weer worden opgehaald. Daarnaast zijn er vaak toeslagen voor schoonmaak, beschadigde platen of spoedleveringen.
In de verhuurinstellingen van Robaws stel je extra diensten in die je aan verhuurbonnen kunt toevoegen: transport (aanvoer), transport (afvoer), schoonmaak, schadevergoeding, spoedtoeslag. De prijs (verkoop- en kostprijs) van elke extra dienst stel je per verhuurartikel in op de artikelfiche.
Zodra je een extra dienst toevoegt aan een verhuurbon, wordt deze automatisch meegefactureerd bij de eerstvolgende periodieke factuur. Geen losse notities meer, geen vergeten toeslagen, geen discussies achteraf. Alles staat op de bon, alles komt op de factuur.
Een van de grootste voordelen van de verhuurmodule is de periodieke facturatie. In plaats van per verhuurbon handmatig een factuur op te stellen, factureer je in bulk per periode.
Je bepaalt zelf de boekingsperiode, bijvoorbeeld per maand. Robaws berekent automatisch voor elke openstaande verhuurbon wat er gefactureerd moet worden over de afgelopen periode: de verhuurprijs op basis van het werkelijke aantal verhuurdagen of -weken, eventuele staffelprijzen, extra diensten en losse artikelen.
Concreet werkt dat als volgt: op 16 april factureer je alle verhuur van 1 april tot en met 15 april. Robaws genereert de facturen automatisch op basis van de openstaande verhuurbonnen. Artikelen die nog uitstaan worden in de volgende periode opnieuw gefactureerd. Zolang ze niet zijn teruggebracht, loopt de verhuur door.
Dit bespaart enorm veel administratietijd en voorkomt dat verhuurperiodes verkeerd worden berekend of dat er artikelen worden vergeten bij de facturatie. Werk je ook met terugkerende contracten, dan combineer je dit met de abonnementenmodule.
Echte ervaringen van vakbedrijven die dagelijks met onze software werken: minder administratie, minder fouten en meer grip op planning en facturatie.
“Het overzicht dat voorheen ontbrak (welke objecten waar zijn, wat beschikbaar is, welke facturen openstaan) is nu altijd actueel en beschikbaar.”
“De grootste verbetering is de rust binnen onze organisatie. Iedereen werkt met dezelfde actuele informatie, waardoor we productiever werken, klanten beter helpen en offertes zo’n 60% sneller maken.”
“Onze administratie-uren zijn gehalveerd, en we hebben nu financieel inzicht op projectniveau.”
“Ik denk dat het over het geheel zo'n 40% sneller werkt, met betere offertes en een snellere koppeling naar de boekhouder.”
“Sneller offertes maken, sneller uren bijhouden en beter inzicht in de marges. Qua offertes zo'n 25% minder tijd.”
“Tijdwinst en minder fouten. Zeker 30% tijdwinst op onze facturatie.”
Veel rijplatenverhuurbedrijven doen meer dan alleen verhuur. Ze zijn ook actief in transport, grondverzet, infra of bouw. De kracht van Robaws is dat de verhuurmodule volledig is geïntegreerd in het ERP-systeem. Dat betekent:
Verhuurkosten en opbrengsten worden toegerekend aan het juiste project. In je nacalculatie zie je arbeid, materiaal en verhuur.
Alle verhuurbonnen, facturen en uitstaand materieel zijn zichtbaar op de klantkaart.
Verhuurfacturen worden opgebouwd en doorgestuurd naar Exact Online, SnelStart, Twinfield, Visma Yuki of Minox.
Combineer verhuur met materieelbeheer in Robaws. Registreer onderhoud, reparaties en locatie van je platen.
Combineer met Fleetshaker voor GPS-tracking van transportvoertuigen en eventueel platen via draadloze trackers.
Plan transport van rijplaten vanuit het digitale planbord. Wijs chauffeurs en materieel toe per opdracht.
De verhuurmodule in Robaws werkt voor elk type rijplaat en terreinbescherming dat je verhuurt:
Rijplaten verhuur software ondersteunt bedrijven die platen en terreinbescherming verhuren, inzetten of per project doorberekenen.
Voor bedrijven met een groot assortiment, meerdere depots en honderden platen in omloop.
Voor bedrijven in de infra die naast eigen projecten ook rijplaten aan derden verhuren.
Bedrijven die rijplaten, dragline schotten en terreinbescherming meenemen naar projecten en apart doorberekenen aan opdrachtgevers.
Bedrijven die naast kranen ook rijplaten, dragline schotten en staalplaten verhuren voor het opstellen van kranen en zwaar materieel.
Voor bedrijven die rijplaten inzetten bij laden en lossen of als tijdelijke ondergrondbescherming.
Voor tijdelijke ondergrondversteviging bij festivals, beurzen en buitenevenementen.
Voor bouwbedrijven die rijplaten op eigen bouwplaatsen inzetten en kosten per project toerekenen.
Voor hoveniers die kunststof rijplaten en grasbescherming inzetten bij groenwerkzaamheden.
Maak artikelen aan met het type "verhuur". Stel verhuurperiode (dag/week), verhuurprijs en kostprijs in.
Stel tariefuitzonderingen in per verhuurartikel.
Maak extra diensten aan zoals transport, schoonmaak en reparatie en stel per verhuurartikel de prijs in.
Koppel verhuurartikelen en extra diensten aan de juiste grootboekrekening.
Registreer elke verhuurtransactie en koppel die aan klant en project.
Registreer wanneer materieel wordt teruggebracht.
Voeg verbruiksmaterialen en accessoires toe die mee worden gefactureerd.
Factureer per maand, week of kwartaal.
Pas tarieven aan op klant-, project- of bonniveau.
Per project, per klant of totaal.
Krijg inzicht in verhuuromzet en kosten per artikel, klant of project.
Volledig geïntegreerd met projectadministratie, klantbeheer, facturatie en materieelbeheer, met een koppeling naar je boekhoudpakket.
Leg per verhuurartikel vast hoeveel dagen of weken minimaal worden aangerekend.
Maak een verhuurbon één keer als sjabloon en gebruik die als basis voor een volgende verhuur.
De verhuurmodule met verhuurbonnen en periodieke verhuurfacturatie zit in Robaws Pro. Met Workshaker heeft je buitendienst de planning en registratie in de app.
Platform incl. 1 gebruiker
Extra gebruiker € 24 per maand
(jaarlijkse facturering)
Platform incl. 1 gebruiker
Extra gebruiker € 49 per maand
(jaarlijkse facturering)
Platform incl. 1 gebruiker
Extra gebruiker € 89 per maand
(jaarlijkse facturering)
Werkbon-app per buitendienstmedewerker
Let op: pas mogelijk vanaf Robaws Go
(jaarlijkse facturering)
Alle prijzen zijn exclusief btw.
Je maakt verhuurartikelen aan met een tarief per dag of week. Elke verhuur registreer je op een verhuurbon, altijd gekoppeld aan een project (de klant wordt uit het project overgenomen). Bij retour maak je een inkomende verhuurbon met de retourdatum. Sluit je een boekingsperiode af, dan zet Robaws alle verhuurbonnen uit die periode op een factuur of werkbon.
Ja. In de verhuurinstellingen stel je extra diensten in, zoals transport (aanvoer en afvoer), schoonmaak, schadevergoeding en spoedtoeslag. De prijs stel je per verhuurartikel in. Voeg je een dienst toe aan een verhuurbon, dan wordt die automatisch meegefactureerd bij de eerstvolgende periodieke factuur.
De verhuurmodule zit in Robaws Pro. Voor een actueel overzicht van de pakketten en prijzen bekijk je de tarievenpagina van Softwareshaker.
Ja. Komen platen in delen terug, dan registreer je het aantal en de retourdatum op een inkomende verhuurbon. Komen er 30 van de 50 terug, dan staan er nog 20 open. Die worden doorberekend in de volgende facturatieperiode.
Voor elk type dat je verhuurt: stalen en kunststof rijplaten, grasbescherming, dragline schotten en aluminium rijplaten. Je maakt elk type aan als verhuurartikel met een eigen tarief en eventuele staffelprijzen.
Een los verhuursysteem staat naast je andere software en vraagt vaak dubbele invoer. De verhuurmodule in Robaws is volledig geïntegreerd met je projectadministratie, klantbeheer en facturatie, en gekoppeld aan je boekhoudpakket, dus je werkt in één systeem.
Liever direct contact? Bel +31 (0)35 203 1866
