Rent4All is een verhuurbedrijf dat machines, materieel en gereedschap verhuurt aan bedrijven in de bouw, infra en technische sector.
Het overzicht dat voorheen ontbrak — welke objecten waar zijn, wat beschikbaar is, welke facturen openstaan — is nu altijd actueel en beschikbaar.
Rent4All is een verhuurbedrijf dat dagelijks te maken heeft met de complexiteit van materieelverhuur: welke objecten zijn beschikbaar, welke zijn verhuurd, wanneer komen ze terug, wat moet er worden gefactureerd en welk onderhoud staat gepland? Jolanda van de Zandschulp, verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering bij Rent4All, zocht een systeem dat dit allemaal samenbrengt. Ze vond het in Robaws.
Voor de overstap naar Robaws werkte Rent4All met losse tools: een Excel-bestand voor de verhuurplanning, een apart systeem voor facturatie en handmatige registratie van retouren en onderhoud. Dat leverde de bekende problemen op.
Er was geen overzicht over beschikbaarheid. Belde een klant om een machine te huren, dan moest Jolanda eerst in meerdere bestanden zoeken of het object beschikbaar was — dat kostte tijd en leidde soms tot dubbele boekingen.
De facturatie liep achter. Verhuurperiodes werden handmatig bijgehouden en omgezet naar facturen, waardoor bij objecten die langer bleven staan dan afgesproken de extra verhuurtijd soms werd vergeten.
En het onderhoud was niet gekoppeld aan de verhuurcyclus. Kwam een machine terug, dan moest handmatig worden gecontroleerd of er onderhoud nodig was — soms ging een machine zo weer de deur uit zonder inspectie.
Met Robaws en de verhuurmodule beheert Rent4All nu het volledige verhuurproces in één systeem. Per object ziet Jolanda direct of het beschikbaar, verhuurd of in onderhoud is, en bij een klantvraag geeft ze binnen seconden antwoord. Elke verhuur wordt vastgelegd als order — welk object, welke klant, van wanneer tot wanneer en tegen welk tarief — en bij retour wordt het object teruggeboekt en de verhuurperiode afgesloten.
De winst zit in overzicht én in automatisering. Op basis van de verhuurorder en de werkelijke verhuurperiode genereert Robaws automatisch de factuur, zonder handmatige berekeningen. Komt een object terug, dan wordt automatisch gecontroleerd of er een onderhoudsbeurt gepland staat, zodat er geen machine de deur uit gaat zonder inspectie. Jolanda beschrijft de overstap dan ook als een keerpunt voor de bedrijfsvoering: het overzicht dat voorheen ontbrak — welke objecten waar zijn, wat beschikbaar is, welke facturen openstaan — is nu altijd actueel.
De combinatie van het Robaws ERP-systeem met de verhuurmodule geeft Rent4All grip op het volledige proces: van de eerste klantvraag tot de factuur en het retourmoment. Met facturatie en planning in dezelfde omgeving staat er een stevige basis om verder op te bouwen. Meer weten over Robaws voor verhuurbedrijven? Bekijk de verhuurmodule of de referentiepagina.
Ontdek hoe slimme software jouw processen verbetert, tijd bespaart en meer grip geeft op je werk.
Plan een demo