Verhuursoftware voor materieelverhuur
FUNCTIONALITEITEN Onbemande verhuur
Slimmer materieel verhuren
Materieelverhuur beheren vanuit je ERP: van verhuurbon tot periodieke facturatie
Bedrijven die materieel verhuren, werken met een constante stroom aan transacties. Kranen, shovels, rijplaten, hoogwerkers, boormachines, verhuisliften, aggregaten: materieel gaat de deur uit, komt terug, wordt doorverhuurd en moet gefactureerd worden. In de praktijk beheren veel verhuurbedrijven dit nog via Excel, losse bonnen of een apart systeem dat niet gekoppeld is aan hun projectadministratie en boekhouding.
Met deze verhuursoftware, de verhuurmodule in Robaws, beheer je het volledige verhuurproces vanuit je ERP-systeem. Je maakt verhuurartikelen aan met flexibele tarieven, zoals een dag- en weekprijs. Per verhuurbon voeg je eenmalige kosten toe, zoals handelingskosten, schoonmaakkosten of montage. Je registreert verhuurperiodes via verhuurbonnen, volgt welke artikelen uitstaan en factureert periodiek: alles gekoppeld aan je projecten, klanten en boekhouding. Geen losse systemen meer, geen dubbele invoer.
De verhuurmodule is onderdeel van Robaws en sluit naadloos aan op de bestaande modules voor projectadministratie, planning, werkbonnen en facturatie. Softwareshaker is Robaws dealer in Nederland en helpt verhuurbedrijven bij het inrichten van hun verhuurprocessen.
Wil je zien hoe dit werkt voor jouw verhuurproces? Vraag een demo aan Geheel vrijblijvend, online of op locatie.
Gratis demo aanvragen
Herkenbare uitdagingen bij materieelverhuur zonder geïntegreerde software
Bedrijven die materieel verhuren, of dat nu hun kernactiviteit is of een aanvulling op projectwerk, lopen vaak tegen dezelfde problemen aan:
Geen overzicht over uitstaand materieel.
Hoeveel rijplaten, bouwhekken, dixi’s etc. staan er nog uit? Waar staat die shovel? Is die hoogwerker al teruggebracht? Zonder centraal systeem is het antwoord vaak: “Ik denk het wel” of “Even bellen.” Met het overzicht uitstaand materieel in Robaws zie je in één scherm precies wat er nog uitstaat, per project, per klant of in totaal.
Facturatie loopt achter.
Verhuurbonnen worden handmatig verwerkt, verhuurperiodes worden verkeerd berekend en facturen gaan pas weken later de deur uit. Resultaat: gemiste omzet en cashflowproblemen. De periodieke facturatie in Robaws rekent automatisch af per maand, week of kwartaal, op basis van de werkelijke verhuurperiode.
Staffelprijzen en uitzonderingen zijn onbeheersbaar.
Verschillende tarieven per klant, per project, per periode: in Excel wordt dit al snel een onhoudbaar kluwen van formules en uitzonderingen. Stel je staffelprijzen eenmalig in bij het verhuurartikel, en Robaws rekent daarna elke verhuurperiode automatisch tegen het juiste tarief.
Losse artikelen en extra diensten raken kwijt.
Naast de verhuur worden er vaak losse artikelen meegeleverd (verbruiksmaterialen, accessoires) en extra diensten uitgevoerd (transport, schoonmaak). In een los systeem worden deze niet altijd meegefactureerd. Voeg ze toe aan de verhuurbon en ze lopen automatisch mee in de volgende factuur.
Geen koppeling met projecten en boekhouding.
Verhuur staat los van de projectadministratie. Kosten worden niet automatisch toegerekend aan het juiste project of de juiste grootboekrekening. In Robaws boekt elke verhuurtransactie automatisch op het juiste project en de juiste grootboekrekening.
Vijf bekende knelpunten, en voor elk daarvan een vaste plek in Robaws. Hieronder zie je hoe dat er in de praktijk uitziet.
Flexibel verhuurbeheer
Verhuurartikelen aanmaken met flexibele tarieven en staffelprijzen
De basis van de verhuurmodule is het verhuurartikel. In Robaws maak je artikelen aan met het type “verhuur”. Per verhuurartikel stel je in:
Verhuurperiode
Bepaal of je per dag of per week verhuurt. Dit vormt de basis voor de prijsberekening op de verhuurbon.
Verhuurprijs en kostprijs
Stel de verhuurprijs in die je aan de klant rekent én de kostprijs voor je eigen bedrijf. Zo heb je direct inzicht in je marge per verhuurartikel.
Staffelprijzen (tijdsuitzonderingen)
Stel prijsstaffels in op basis van de verhuurperiode. Bijvoorbeeld: de eerste twee weken €350 per week, week twee tot vier €325 per week, daarna €300 per week. Robaws berekent de juiste prijs automatisch op basis van de werkelijke verhuurperiode.
Extra diensten
Koppel extra diensten aan verhuurartikelen, zoals transport, schoonmaak of reparatie. Per extra dienst stel je een verkoopprijs en kostprijs in. Deze diensten zijn instelbaar in de verhuurinstellingen van Robaws en toepasbaar op alle verhuurartikelen.
Grootboekrekening
Koppel elk verhuurartikel en elke extra dienst aan de juiste grootboekrekening. Zo wordt de facturatie automatisch correct geboekt in je boekhouding.
Alles centraal geregistreerd
De verhuurbon: elke verhuur geregistreerd en gekoppeld aan je project
De verhuurbon is het centrale document in de verhuurmodule. Het is de registratie van een verhuurtransactie tussen jouw bedrijf en de klant. Op een verhuurbon leg je vast:
Klant en project
Elke verhuurbon wordt gekoppeld aan een klant en optioneel aan een project in Robaws. Zo zie je per klant en per project precies welk materieel er is verhuurd, voor welke periode en tegen welk tarief.
Verhuurartikelen
Voeg een of meerdere verhuurartikelen toe aan de bon. Per artikel registreer je het aantal, de startdatum en de verwachte retourdatum. De verhuurprijs wordt automatisch berekend op basis van het ingestelde tarief en eventuele staffelprijzen.
Losse artikelen
Naast verhuurartikelen kun je ook losse (verbruiks)artikelen toevoegen aan de verhuurbon. Bijvoorbeeld twee flessen WD-40 of een set reserveonderdelen. Deze worden mee gefactureerd bij de eerstvolgende factuur.
Extra diensten
Registreer uitgevoerde extra diensten per verhuurbon. De verhuislift moest worden schoongemaakt na retour? De klant wil transport naar de projectlocatie? Voeg de dienst toe aan de bon en de kosten worden automatisch meegefactureerd.
Retourregistratie
Komt de shovel terug van de bouwplaats? Je magazijnmedewerker zet in Robaws de retourdatum bij het artikel. Gebeurt dat niet, dan blijft het materieel gewoon “uitstaand” staan en loopt de facturatie door bij de volgende periode.
Benieuwd hoe een verhuurbon er in de praktijk uitziet? Vraag een demo aan Geheel vrijblijvend, online of op locatie.
Gratis demo aanvragen
Automatisch factureren
Periodieke facturatie: automatisch factureren per maand, week of kwartaal
Een van de grootste voordelen van de verhuurmodule is de periodieke facturatie in Robaws. In plaats van per verhuurbon handmatig een factuur op te stellen, factureer je in bulk per periode.
Je stelt een facturatieperiode in, bijvoorbeeld per maand. Robaws berekent automatisch voor elke openstaande verhuurbon wat er gefactureerd moet worden over de afgelopen periode: de verhuurprijs op basis van het werkelijke aantal verhuurdagen of -weken, eventuele staffelprijzen, extra diensten en losse artikelen.
Concreet werkt dat zo: op 16 april factureer je alle verhuur van 1 april tot en met 15 april. Robaws genereert de facturen automatisch op basis van de openstaande verhuurbonnen. Artikelen die nog uitstaan worden in de volgende periode opnieuw gefactureerd. Zolang ze niet zijn teruggebracht, loopt de verhuur door.
Dit bespaart enorm veel administratietijd en voorkomt dat verhuurperiodes verkeerd worden berekend of dat er artikelen worden vergeten bij de facturatie.
Altijd inzicht in uitstaand materieel: per project, per klant of in totaal
Met de verhuurmodule heb je realtime inzicht in welk materieel er uitstaat, bij welke klant en op welk project. Je bekijkt dit op drie niveaus:
Per project
Bekijk alle verhuurbonnen die aan een specifiek project zijn gekoppeld. Welk materieel is verhuurd, wanneer, voor hoe lang en wat zijn de kosten? Alle facturen die voor dat project zijn gegenereerd zijn direct inzichtelijk.
Per klant
Heeft een klant meerdere projecten? Dan zie je per klant een totaaloverzicht van alle uitstaande verhuur, alle verhuurbonnen en alle facturen.
In het algemeen
Bekijk een totaaloverzicht van alle uitstaande verhuurartikelen. Hoeveel boormachines staan er nog uit? Hoeveel verhuisliften? Hoeveel rijplaten? Zo houd je grip op je volledige verhuurvloot en weet je precies welk materieel beschikbaar is voor nieuwe verhuur.
Dit overzicht is essentieel voor verhuurbedrijven met een groot assortiment. Je voorkomt dat materieel “kwijt” raakt in het systeem en je kunt proactief contact opnemen met klanten wanneer materieel al lang uitstaat.
Tarieven op maat
Flexibele prijzen per klant, project of verhuurbon
Niet elke klant betaalt hetzelfde tarief. Vaste klanten krijgen korting, grote projecten krijgen speciale tarieven en bij langdurige verhuur gelden staffelprijzen. In Excel eindigt dat meestal in een kolom vol uitzonderingen die na een paar maanden niemand meer helemaal snapt. De verhuurmodule in Robaws vervangt dat kluwen door vier heldere niveaus waarop je een tarief kunt afwijken:
Op artikelniveau
De standaard verhuurprijs en staffelprijzen die je instelt bij het verhuurartikel.
Op klantniveau
Pas verhuurtarieven aan per klant. Een vaste klant betaalt bijvoorbeeld structureel €275 per week in plaats van de standaard €300.
Op projectniveau
Stel afwijkende tarieven in per project. Groot project met veel materieel? Dan geldt een projectprijs.
Op verhuurbon niveau
Overschrijf de prijs direct op een individuele verhuurbon. Voor eenmalige uitzonderingen of speciale afspraken.
De standaardprijs geldt altijd als basis. Afwijkingen op klant-, project- of bonniveau overschrijven de standaard. Zo houd je de prijsstructuur beheersbaar maar flexibel.
Wil je zien hoe dit voor jouw prijsafspraken werkt? Vraag een demo aan Geheel vrijblijvend, online of op locatie.
Gratis demo aanvragen
Volledig geïntegreerd in je Robaws ERP: geen los verhuursysteem
Het grootste verschil tussen de verhuurmodule in Robaws en een losstaand verhuursysteem is de integratie. De verhuurmodule is geen apart pakket dat je ernaast draait: het is onderdeel van je ERP-systeem. Dat betekent:
Koppeling met projectadministratie
Verhuurkosten worden automatisch toegerekend aan het juiste project. Zo zie je in je nacalculatie niet alleen de kosten voor arbeid en materiaal, maar ook de verhuurkosten en -opbrengsten.
Koppeling met klantbeheer
Alle verhuurbonnen, facturen en uitstaand materieel zijn zichtbaar op de klantkaart in klantbeheer in Robaws.
Koppeling met facturatie
Periodieke verhuurfacturen worden opgebouwd vanuit de verhuurbonnen en automatisch doorgestuurd naar je boekhouding via de standaard boekhoudkoppelingen, waaronder Exact Online, SnelStart, Twinfield, Visma Yuki en Minox.
Koppeling met grootboekrekeningen
Verhuurinkomsten en -kosten worden automatisch geboekt op de juiste grootboekrekening.
Koppeling met materieelbeheer
Combineer de verhuurmodule met het materieelbeheer in Robaws voor een compleet overzicht van je hele vloot: eigen gebruik én verhuur.
Geen dubbele invoer, geen losse exports, geen handmatige reconciliatie tussen systemen.
Voor iedere verhuursituatie
Voor welke bedrijven is deze verhuursoftware geschikt?
De verhuurmodule is gebouwd voor bedrijven die onbemand materieel verhuren, als hoofdactiviteit of als aanvulling op projectwerk. Voorbeelden:
Materieelverhuurbedrijven
Bedrijven die een breed assortiment aan bouwmaterieel en machines verhuren: kranen, shovels, minigravers, hoogwerkers, aggregaten, bouwliften, steigers en klein gereedschap.
Bouw- en infrabedrijven met eigen verhuur
Bedrijven die naast hun eigen projectwerk ook materieel verhuren aan derden. Rijplaten, containers, hekwerk, verkeersborden en signalering.
Mechanisatiebedrijven
Bedrijven met een machinepark dat deels wordt ingezet op eigen projecten en deels wordt verhuurd. Tractoren, dumpers, shovels en grondbewerkingsmachines.
Installatietechniek
Bedrijven die tijdelijk materieel uitlenen of verhuren aan projecten: verhuisliften, lasapparatuur, meetinstrumenten en testapparatuur.
Evenementen en logistiek
Bedrijven die mobiele units, podiumelementen, hekwerk of tijdelijke voorzieningen verhuren voor evenementen en bouwplaatsen.
Alles wat je nodig hebt
Alle functies van de verhuurmodule in Robaws
Ontdek Robaws in de praktijk
Vraag een demo aan
Zie in een demo hoe de verhuurmodule voor jouw bedrijf werkt. Vraag een demo aan Geheel vrijblijvend, je zit nergens aan vast.
Gratis demo aanvragenVeelgestelde vragen
Veelgestelde vragen over verhuursoftware in Robaws
Wat is verhuursoftware?
Verhuursoftware is software waarmee je het volledige verhuurproces van materieel beheert, van verhuurartikel tot facturatie. De verhuurmodule in Robaws regelt dit voor je vanuit één ERP-systeem, inclusief verhuurbonnen, staffelprijzen en periodieke facturatie.
Hoe werkt de verhuurmodule in Robaws?
Je maakt verhuurartikelen aan met een tarief per dag of week. Elke verhuur registreer je op een verhuurbon, gekoppeld aan een klant en eventueel een project. Bij retour registreer je de retourdatum en Robaws factureert automatisch per maand, week of kwartaal.
Kan ik de verhuurmodule combineren met eigen materieelgebruik?
Ja. De verhuurmodule werkt samen met het materieelbeheer in Robaws, zodat je in één overzicht ziet welk materieel je zelf inzet op projecten en welk materieel verhuurd is aan derden.
Wat kost verhuursoftware in Robaws?
De verhuurmodule maakt deel uit van Robaws ERP. Voor een actueel overzicht van de pakketten en prijzen bekijk je de tarievenpagina van Softwareshaker.
Wat is het verschil tussen verhuursoftware en een los verhuursysteem?
Een los verhuursysteem staat naast je andere software en vraagt vaak dubbele invoer. De verhuurmodule in Robaws is volledig geïntegreerd met je projectadministratie, klantbeheer, facturatie en boekhouding, dus je werkt in één systeem.