Beheer installaties, onderhoudscontracten en servicehistorie centraal. Robaws maakt de onderhoudswerkorders automatisch aan; na het inplannen staan ze klaar in de werkbon app.
Installatiebeheer in Robaws is de module waarmee je alle installaties, onderhoudsschema’s en servicecontracten centraal beheert. Van cv-ketels en warmtepompen tot airco’s, zonnepanelen en alarminstallaties: elke installatie krijgt een eigen digitaal dossier met de volledige onderhoudshistorie.
Service en onderhoud zit in Robaws Go en Pro.
Vraag een demo aanGeheel vrijblijvend, online of op locatie.
Veel installatie- en servicebedrijven houden nog met Excel, losse mappen of papieren werkbonnen bij welke installaties onderhoud nodig hebben. Het gevolg: beurten worden vergeten, monteurs missen informatie op locatie en de administratie loopt achter.
Met onderhoudsschema's maakt Robaws de werkorders voor je aan, en monteurs voeren het onderhoud uit via de werkbon app. Uren, materiaal, formulieren en foto's komen terug in het installatiedossier. Zo zie je wat er is gedaan, wat er gepland staat en wat er nog moet gebeuren.
Preventief onderhoud draait om timing. Een ketel die te laat wordt onderhouden kan zijn garantie verliezen, en een airco die niet op tijd wordt gekeurd voldoet niet meer aan de regels. Met de onderhoudsschema’s in Robaws laat je de orders voor al je onderhoudsbeurten op tijd aanmaken.
Per installatie leg je vast welk onderhoud nodig is (bijvoorbeeld jaarlijks cv-onderhoud of een halfjaarlijkse aircokeuring), hoe vaak, en hoeveel dagen vooraf de order wordt aangemaakt. Robaws maakt de order elke nacht aan voor de juiste klant en installatie. De planner plant hem in de dagplanning en wijst een monteur toe.
Met de combinatiestrategie van het template komen beurten van installaties met overeenkomende gegevens samen op één order. En wil je dat de volgende beurt rekent vanaf de echte uitvoeringsdatum, dan zet je dat aan in het template.
Zodra een werkorder is aangemaakt en ingepland, verschijnt de opdracht in de werkbon app van de monteur. Daar ziet hij de klantgegevens, het adres, de installatiedetails, de geplande werkzaamheden en de volledige onderhoudshistorie van de installatie.
Onderdelen die standaard bij de beurt horen, komen uit het onderhoudstemplate op de werkbon zodra de beurt de status gedaan krijgt. Zit de monteur in een kelder of technische ruimte zonder bereik, dan vult hij de werkbon gewoon in; voor het versturen naar Robaws is wel internet nodig.
Workshaker is de werkbon app van Softwareshaker voor Robaws (vanaf Robaws Go). Tijdens het servicebezoek legt de monteur in de app vast:
Gekoppeld aan de juiste klant en installatie, voor de urenregistratie en de nacalculatie.
De monteur zet de gebruikte onderdelen op de werkbon. Zo komen ze op de werkorder en worden ze doorbelast.
Checklists, meetwaarden en keuringsformulieren vul je digitaal in. De werkbon kan pas worden afgerond als alle verplichte formulieren zijn ingevuld.
Beelden van de staat van de installatie en van het uitgevoerde werk, met opmerkingen voor kantoor of de volgende monteur.
De klant tekent de servicebon direct op het scherm voor akkoord.
De registraties komen direct terug in Robaws. De planner ziet dat de opdracht klaar is, en de administratie heeft alles klaarstaan voor de factuur.
De basis van installatiebeheer in Robaws is het installatiedossier. Elke installatie die je beheert, krijgt een eigen fiche met onder meer de klant, naam, merk, serienummer, leverancier, adres en locatie. Gegevens zoals type, bouwjaar of technische specificaties leg je vast in extra velden.
Elke onderhoudsbeurt, reparatie, storingsmelding en elk servicebezoek staat bij de juiste installatie. Foto's, formulieren, meetwaarden en documenten vind je direct terug.
De kaart Overzicht toont alles wat aan de installatie hangt: abonnementen, werkbonnen, bestellingen, aankoopfacturen en stockwijzigingen, ook in een grafiek.
Kantoor plant en factureert vanuit hetzelfde dossier. Op locatie ziet de monteur eerdere storingen, vervangen onderdelen en opmerkingen van collega's.
Zoek in Workshaker op naam of serienummer, of scan de QR-code van de installatie om het dossier te openen. Zo werkt het in de app.
Veel bedrijven werken met servicecontracten of onderhoudsabonnementen. De klant betaalt een vast bedrag en krijgt daarvoor periodiek onderhoud, een responstijd bij storingen en soms onderdelen. In Robaws leg je zo’n contract vast als abonnement, per klant of per installatie (vanaf Robaws Go).
Je koppelt de installaties aan het abonnement en legt op elke installatie het onderhoudsschema vast. Zo worden de juiste beurten op het juiste moment aangemaakt, in lijn met de contractafspraken.
Met de onderhoud-facturatiestrategie van het abonnement bepaal je of uren en materiaal van een beurt worden gefactureerd. Zit het onderhoud in het contract, dan kies je 'niet factureren'; het abonnement factureert de afgesproken prijs.
Naast gepland onderhoud handel je met installatiebeheer in Robaws ook ongeplande storingen en serviceverzoeken af. Je maakt een werkorder aan, koppelt die aan de juiste klant en installatie en plant de opdracht in. De monteur ontvangt hem in de werkbon app en ziet direct de installatiehistorie.
Na uitvoering legt de monteur vast of de storing is verholpen, of er een vervolgactie nodig is en of er onderdelen besteld moeten worden. Zo bouw je per installatie een overzicht op van gepland onderhoud én reparaties.
Een klant meldt een storing via een formulier op je website. Met de webformulier-koppeling van Softwareshaker komt de melding als werkorder in Robaws binnen.
De module is geschikt voor elk type installatie dat periodiek onderhoud nodig heeft, bij service- en onderhoudsbedrijven en installatiebedrijven. Per type stel je het eigen schema en de eigen formulieren in:
Binnenkort leg je in Workshaker ook koudemiddelen en lekdichtheidscontroles vast voor het F-gassenlogboek.
Een groot voordeel van installatiebeheer in Robaws is de directe koppeling met facturatie. Zodra de monteur de werkbon afrondt in de app, staan alle gegevens klaar: uren, materiaal, formulieren en de handtekening van de klant. De administratie maakt met één klik een factuur.
Bij de factuur stuur je de ingevulde formulieren mee als pdf: het keuringsformulier met meetwaarden en foto's, samen met de digitale servicebon. Voor je klant een bewijs van uitgevoerd onderhoud, voor jou een professionele afhandeling.
Omdat elke werkorder aan een installatie en klant hangt, zie je per installatie welke beurten en reparaties er zijn geweest en wat ze hebben gekost. Zo beoordeel je of een servicecontract rendabel is.
Registreer alle installaties met naam, merk, serienummer, leverancier, locatie en klant, aangevuld met extra velden. Bouw per installatie een dossier op met onderhoud, reparaties en servicebezoeken.
Leg servicecontracten en onderhoudsabonnementen vast per klant of installatie, met de installaties die eronder vallen en de afgesproken voorwaarden.
Stel per installatie de frequentie in en hoeveel dagen vooraf de onderhoudsorder wordt aangemaakt.
Herbruikbare templates met de taken, onderdelen en instructies van standaard onderhoudsbeurten, voor een consistente uitvoering.
Robaws maakt de onderhoudsorders elke nacht aan op basis van de schema's. Jij plant de aangemaakte orders alleen nog in.
Maak werkorders aan voor storingen, reparaties en serviceverzoeken, direct gekoppeld aan de juiste klant en installatie.
Volg elke onderhoudsbeurt via statussen die je zelf benoemt, in vier categorieën: nog uit te voeren, actief, gedaan en niet gedaan.
Vanuit de werkorder werkt de monteur op een digitale werkbon: uren, materiaal, formulieren en handtekening.
Zie welke installaties aan de beurt zijn en in welke status. Met 'onderhouden aanmaken' maak je beurten ook handmatig aan.
Per beurt maak je een intern rapport met opmerkingen, meetwaarden, foto's en documenten. Je vindt het later terug in het installatiedossier.
Koppel checklists, keuringsformulieren en meetwaardentabellen aan beurten. De werkbon kan pas worden afgerond als alle verplichte formulieren zijn ingevuld.
Uren en materiaal van de werkbon zet je met één klik op de factuur, met de ingevulde formulieren als pdf erbij.
Er zijn diverse field service management oplossingen op de markt. Wat Robaws onderscheidt, is dat service en onderhoud geen losse module is, maar deel van het ERP-systeem: installatiebeheer, onderhoudsplanning, werkbonnen, urenregistratie, materiaal en facturatie zitten in één systeem.
Eén systeem voor kantoor én buitendienst
De planner maakt werkorders aan in Robaws, de monteur voert ze uit via de werkbon app. Geen dubbele invoer, geen nabellen, geen papieren bonnen die kwijtraken.
Gekoppeld aan de planning
Onderhoudsorders plan je met een paar klikken in op het planbord, op basis van beschikbaarheid, planningsgroepen en teams.
Direct factureren na uitvoering
Uren en materiaal zet je met één klik op de factuur, met de ingevulde formulieren als pdf. Sneller factureren betekent sneller betaald.
Koppeling met je boekhouding
Robaws koppelt met onder meer Exact Online, SnelStart, Twinfield (€ 30 per maand), Visma Yuki en Minox. Je zet facturen met één klik door, of laat een automation het doen.
Schaalbaar en modulair
Begin met de basis en breid uit als je bedrijf groeit, van installatiebeheer en werkbonnen tot projectadministratie en calculatie.
Met de installatiemodule van Robaws kun je al je documenten met betrekking tot installaties op één plek beheren. Of het nu gaat om service, onderhoud of garantie, je bouwt een volledig dossier op, waardoor je altijd goed voorbereid bent.
Via het onderhoudsschema van een installatie bepaal je hoe vaak er onderhoud moet plaatsvinden. Per schema stel je eenvoudig in hoeveel dagen van tevoren er automatisch een order wordt aangemaakt, zodat je het onderhoud tijdig kunt inplannen.
Dat bepaal je zelf met het aantal dagen op voorhand in het template. Robaws controleert dit elke nacht en maakt de order aan zodra de volgende beurt binnen die termijn valt. Je kunt beurten ook handmatig laten aanmaken met de knop ‘onderhouden aanmaken’.
Ja, met de combinatiestrategie van het template: nooit, altijd, of alleen bij hetzelfde template. Beurten komen alleen samen op één order als de installaties overeenkomende gegevens hebben.
Koppel de installatie aan het abonnement en kies bij de onderhoud-facturatiestrategie van het abonnement ‘niet factureren’ voor de uren, het materiaal of beide. Dat geldt voor de werkbonnen van orders uit die installatie, als uitvoeringsgebaseerd factureren aanstaat (instellingen > orders). Het abonnement zelf factureert de afgesproken onderhoudsprijs.
Onderdelen die standaard bij een beurt horen, zet je in het onderhoudstemplate. Krijgt de beurt de status gedaan, dan komen die regels op de werkbon. Extra onderdelen zet de monteur er in de werkbon app zelf bij, uit je artikelbestand.
Installatiebeheer in Robaws is de basis voor gestructureerd service- en onderhoudswerk. Elke installatie — van cv-ketel en warmtepomp tot airco, zonnepanelen of alarminstallatie — krijgt een eigen digitaal dossier. In dat dossier leg je alle relevante gegevens vast: klant, naam, merk, serienummer, leverancier en locatie, aangevuld met extra velden voor bijvoorbeeld type, bouwjaar of technische specificaties.
Per installatie bouw je automatisch een complete onderhoudshistorie op. Je ziet in één oogopslag welke onderhoudsbeurten zijn uitgevoerd, welke gepland staan en welke nog moeten worden ingepland. Reparaties, storingen en servicebezoeken worden allemaal vastgelegd bij de juiste installatie, zodat je altijd een volledig overzicht hebt van wat er is gedaan.
Dit dossier vormt het fundament voor alles wat volgt: onderhoudsplanning, werkordergeneratie, field service uitvoering en uiteindelijk facturatie. Doordat alle informatie centraal staat, hoef je nooit meer te zoeken in losse systemen, mappen of e-mails. Je monteur opent de werkbon app en ziet direct de volledige historie van de installatie waar hij aan werkt.
Ja. Je maakt een onderhoudsbeurt-template aan met de frequentie, het aantal dagen dat de order vooraf moet worden aangemaakt en het ordertemplate. Dat schema koppel je aan de installatie; daarna maakt Robaws de onderhoudsorders zelf aan. Service en onderhoud zit in Robaws Go en Pro.
Nee. Robaws maakt de order aan, maar je plant hem zelf in de dagplanning in en wijst een monteur toe. Daarna staat de opdracht klaar in de werkbon app.
Ja. Zet in het template ‘synchroniseer volgende uitvoering met daadwerkelijke voltooiing’ aan. Dan rekent Robaws de volgende beurt vanaf de datum waarop de beurt echt is uitgevoerd, zodra die de status gedaan krijgt.
Nee. Onderhoudsbeurten en rapporten zijn in Robaws alleen voor intern gebruik. De ingevulde formulieren van een beurt, zoals een keuringsformulier met meetwaarden, kun je wel als bijlage naar de klant mailen, bijvoorbeeld bij de factuur.
Neem contact met ons op om installatiebeheer in Robaws samen door te nemen.
Liever direct contact? Bel +31 (0)35 203 1866
