Efficiënt beheer van servicecontracten:
Beheer eenvoudig uw servicecontracten en plan terugkerend onderhoud voor verschillende installaties.
Installatiebeheer software voor onderhoud en service
FUNCTIONALITEITEN Installatiebeheer
Voor grip op werkzaamheden en installaties
Alle installaties, onderhoudsbeurten en servicehistorie centraal in Robaws
Installatiebeheer in Robaws is de module waarmee je alle installaties, onderhoudsschema’s en servicecontracten centraal beheert. Van cv-ketels en warmtepompen tot airco’s, zonnepanelen en alarminstallaties — elke installatie krijgt een eigen digitaal dossier met volledige onderhoudshistorie.
In de praktijk werken veel installatie- en servicebedrijven nog met Excel, losse mappen of papieren werkbonnen om bij te houden welke installaties onderhouden moeten worden. Het gevolg: beurten worden vergeten, monteurs missen informatie op locatie en de administratie loopt achter.
Met Robaws installatiebeheer automatiseer je dit proces. Je stelt onderhoudsschema’s in, het systeem genereert automatisch werkorders en monteurs voeren het onderhoud uit via de werkbon app. Alle registraties — uren, materiaal, formulieren, foto’s — stromen realtime terug naar het installatiedossier. Zo heb je altijd een compleet overzicht van wat er is gedaan, wat er gepland staat en wat er nog moet gebeuren.
Demo aanvragen
Onderhoudsbeurten automatisch plannen via onderhoudsschema's
reventief onderhoud draait om timing. Een ketel die te laat wordt onderhouden verliest garantie, een airco die niet tijdig wordt gekeurd voldoet niet meer aan de regelgeving. Met de onderhoudsschema’s in Robaws automatiseer je de planning van al je onderhoudsbeurten.
Per installatie stel je in welk type onderhoud nodig is (jaarlijks CV-onderhoud, halfjaarlijkse aircokeuring, etc.), hoe vaak het moet plaatsvinden en hoeveel dagen van tevoren een werkorder automatisch wordt aangemaakt. Robaws genereert de werkorder, koppelt deze aan de juiste klant en installatie en plaatst de opdracht in de planning. De planner wijst een monteur toe — de rest is al geregeld.
Je kunt meerdere schema’s per installatie instellen. Bijvoorbeeld een jaarlijkse onderhoudsbeurt én een halfjaarlijkse inspectie. Elk schema werkt onafhankelijk en genereert zijn eigen werkorders. Zo werk je proactief, wordt geen enkele beurt vergeten en houd je continu overzicht over alle openstaande verplichtingen.
Uitvoering op locatie via de digitale werkbon app
Zodra een werkorder is aangemaakt en ingepland, verschijnt de opdracht automatisch in de werkbon app van de monteur. Daar ziet hij de klantgegevens, het adres, de installatiedetails, de geplande werkzaamheden en de volledige onderhoudshistorie van de installatie.
Tijdens het servicebezoek registreert de monteur direct in de app:
- Gewerkte uren — automatisch gekoppeld aan de juiste klant en installatie voor urenregistratie en nacalculatie.
- Verbruikt materiaal — onderdelen worden afgeboekt en doorbelast op de werkorder.
- Onderhoudsformulieren — verplichte checklists, meetwaarden en keuringsformulieren worden digitaal ingevuld. De werkbon kan pas worden afgerond als alle verplichte formulieren volledig zijn ingevuld.
- Foto’s en opmerkingen — visuele documentatie van de staat van de installatie en uitgevoerde werkzaamheden.
- Digitale handtekening — de klant tekent de servicebon direct op het scherm voor akkoord.
Alle registraties stromen realtime terug naar Robaws. Het installatiedossier wordt automatisch bijgewerkt, de planner ziet direct dat de opdracht is afgerond en de administratie heeft alle gegevens klaarstaan voor facturatie.
Per installatie een compleet digitaal dossier
De basis van installatiebeheer in Robaws is het installatiedossier. Elke installatie die je beheert, krijgt een eigen fiche waarin je alle relevante gegevens vastlegt: klant, locatie, serienummer, type, merk, inbedrijfstellingsdatum en technische specificaties.
In dit dossier bouw je automatisch een volledige historie op. Elke onderhoudsbeurt, reparatie, storingsmelding en elk servicebezoek wordt vastgelegd bij de juiste installatie. Je ziet in één oogopslag welke beurten zijn uitgevoerd, welke gepland staan en welke nog moeten worden ingepland. Foto’s, keuringsrapporten, meetwaarden en documenten zijn direct terug te vinden.
Dit dossier is de basis voor alles: onderhoudsplanning, werkordergeneratie, uitvoering via de werkbon app en uiteindelijk facturatie. Monteurs openen de werkbon app op locatie en zien direct de volledige historie van de installatie waar ze aan werken — inclusief eerdere storingen, vervangen onderdelen en openstaande opmerkingen van collega’s.
Servicecontracten en onderhoudsabonnementen vastleggen per klant
Veel bedrijven werken met servicecontracten of onderhoudsabonnementen. De klant betaalt een vast bedrag en krijgt daar periodiek onderhoud, een responstijd bij storingen en soms onderdelen voor terug. In Robaws leg je servicecontracten vast per klant of per installatie.
Je definieert welke installaties onder het contract vallen, wat de afgesproken voorwaarden zijn en wanneer het contract verloopt. Onderhoudsschema’s worden automatisch gekoppeld aan het contract. Zo worden de juiste beurten op het juiste moment gegenereerd — volledig in lijn met de contractafspraken.
Doordat contracten, installaties en onderhoudsbeurten aan elkaar zijn gekoppeld, heb je altijd inzicht in welke klanten recht hebben op welke services. Dit voorkomt discussies achteraf en zorgt ervoor dat je nakomt wat je hebt afgesproken — en daar ook correct voor factureert.
Ongeplande storingen en reparaties verwerken
Naast gepland onderhoud handel je met installatiebeheer in Robaws ook ongeplande storingen en ad-hoc serviceverzoeken af. Een monteur maakt handmatig een werkorder aan, koppelt deze aan de juiste klant en installatie en plant de opdracht in. De monteur ontvangt de opdracht in zijn werkbon app en ziet direct de volledige installatiehistorie.
Na uitvoering registreert de monteur of de storing is verholpen, of er vervolgactie nodig is en of er onderdelen besteld moeten worden. Alle gegevens worden automatisch vastgelegd in het installatiedossier. Zo bouw je per installatie een compleet overzicht op van zowel gepland onderhoud als ongeplande reparaties.
Installatiebeheer voor elk type installatie
De installatiebeheer module is geschikt voor elk type installatie dat periodiek onderhoud nodig heeft:
CV-ketels en verwarmingssystemen — plan jaarlijks onderhoud automatisch, registreer meetwaarden en voldoe aan de vereisten van de Gasketelwet met verplichte keuringsformulieren.
Warmtepompen en koelsystemen — beheer onderhoudsschema’s voor zowel de warmtepomp als de koeling. Leg per beurt meetwaarden en koudemiddelgegevens vast.
Zonnepanelen en energiesystemen — plan periodieke inspecties en registreer opbrengstmetingen en visuele inspecties in het installatiedossier.
Airconditioning en klimaatinstallaties — automatiseer halfjaarlijkse of jaarlijkse keuringen. Vul verplichte formulieren digitaal in via de werkbon app.
Alarminstallaties en beveiligingssystemen — plan wettelijk verplichte inspecties en bouw per installatie een keuringsdossier op.
Brandbeveiliging en sprinklerinstallaties — registreer brandblussers, sprinklers en brandmeldinstallaties per pand. Stel keuringstermijnen in en genereer automatisch werkorders.
Liften, industriële machines en technische installaties — beheer draaiuren, onderhoudsintervallen en reparatiehistorie per machine of lift.
Voordelen van installatiebeheer
Verbeterde communicatie en samenwerking:
Dankzij realtime statusupdates kunnen teamleden effectief samenwerken en de voortgang van onderhoudsbeurten nauwlettend volgen.
Nauwkeurige documentatie
Met de mogelijkheid om per onderhoudsbeurt rapporten en bijlagen toe te voegen, zorgt u voor een volledige en nauwkeurige documentatie van al het uitgevoerde onderhoud.
Direct factureren na een onderhoudsbeurt — inclusief rapport
Een van de grootste voordelen van installatiebeheer in Robaws is de directe koppeling met facturatie. Zodra de monteur de werkbon afrondt in de app, zijn alle gegevens beschikbaar: uren, materiaal, formulieren en de handtekening van de klant. De administratie maakt met één klik een factuur aan.
Bij de factuur stuur je een compleet onderhoudsrapport mee als PDF-bijlage: het ingevulde keuringsformulier, meetwaarden, foto’s en de digitale servicebon. Dit is voor je klant een bewijs van uitgevoerd onderhoud en voor jou een professionele uitstraling die leidt tot snellere betaling.
Doordat uren en materiaal direct worden vastgelegd bij de juiste installatie en het juiste contract, heb je bovendien altijd realtime inzicht in de kosten per installatie, per klant en per servicecontract. Zo kun je bepalen of je contracten rendabel zijn.
Alle functies van installatiebeheer in Robaws
Waarom kiezen voor installatiebeheer in Robaws?
Er zijn diverse field service management oplossingen op de markt. Wat Robaws onderscheidt is dat service en onderhoud geen losstaande module is, maar volledig is geïntegreerd in het ERP-systeem. Installatiebeheer, onderhoudsplanning, werkbonnen, urenregistratie, materiaalverbruik, facturatie en boekhouding — alles zit in één systeem.
Eén systeem voor kantoor én buitendienst — de planner maakt werkorders aan in Robaws, de monteur voert ze uit via de werkbon app. Geen dubbele invoer, geen nabellen, geen papieren bonnen die kwijtraken.
Volledige koppeling met planning en capaciteitsplanning — werkorders voor onderhoud verschijnen direct op het digitale planbord. Je plant monteurs in op basis van beschikbaarheid, regio en vaardigheden.
Directe facturatie na uitvoering — uren en materiaal stromen automatisch door naar de factuur. Stuur het onderhoudsrapport mee als PDF. Snellere facturatie betekent snellere betaling.
Koppeling met boekhoudsoftware — Robaws koppelt standaard met Exact Online, SnelStart, Twinfield, Visma Yuki en Minox. Facturen worden automatisch doorgestuurd naar je boekhouding.
Schaalbaar en modulair — begin met de basis en breid uit wanneer je bedrijf groeit. Van installatiebeheer en werkbonnen tot volledige projectadministratie en calculatie.
Ontdek hoe service en onderhoud overzichtelijk worden met Robaws
Neem contact met ons op om installatiebeheer in Robaws samen door te nemen.
Neem contact opVeelgestelde vragen over installatiebeheer
Hoe helpt deze module bij het beheren van installaties?
Met de installatiemodule van Robaws kunt u al uw documenten met betrekking tot installaties op één plek beheren. Of het nu gaat om service, onderhoud of garantie, u bouwt een volledig dossier op, waardoor u altijd goed voorbereid bent.
Hoe werkt de planning van onderhoud in Robaws?
Via de functie ‘onderhoudsbeurten’ kunt u bepalen wanneer er onderhoud moet plaatsvinden. Per onderhoudsbeurt stelt u eenvoudig in hoeveel dagen van tevoren er een order moet worden aangemaakt, zodat het onderhoud tijdig kan worden ingepland.
Wat is installatiebeheer in Robaws?
Installatiebeheer in Robaws is de basis voor gestructureerd service- en onderhoudswerk. Elke installatie — van cv-ketel en warmtepomp tot airco, zonnepanelen of alarminstallatie — krijgt een eigen digitaal dossier. In dat dossier leg je alle relevante gegevens vast: klant, locatie, serienummer, type, merk, inbedrijfstellingsdatum en technische specificaties.
Per installatie bouw je automatisch een complete onderhoudshistorie op. Je ziet in één oogopslag welke onderhoudsbeurten zijn uitgevoerd, welke gepland staan en welke nog moeten worden ingepland. Reparaties, storingen en servicebezoeken worden allemaal vastgelegd bij de juiste installatie, zodat je altijd een volledig overzicht hebt van wat er is gedaan.
Dit dossier vormt het fundament voor alles wat volgt: onderhoudsplanning, werkordergeneratie, field service uitvoering en uiteindelijk facturatie. Doordat alle informatie centraal staat, hoef je nooit meer te zoeken in losse systemen, mappen of e-mails. Je monteur opent de werkbon app en ziet direct de volledige historie van de installatie waar hij aan werkt.