Installaties zoeken, scannen en registreren: zo werkt het in de app

Een servicemonteur staat bij de klant. Voor hem een cv-ketel die onderhouden moet worden. Welke ketel is het precies? Wanneer is hij voor het laatst onderhouden? Welke meetwaarden zijn er vorige keer geregistreerd? En welk keuringsformulier hoort erbij?

Bij veel bedrijven is het antwoord: bellen naar kantoor. Of zoeken in een ordner. Of hopen dat de vorige monteur goede notities heeft gemaakt.

In Workshaker hoeft de monteur alleen maar de installatie op te zoeken — of beter nog: de QR-code te scannen. In één seconde heeft hij het volledige installatiedossier op zijn scherm. Klaar om te werken.

Drie manieren om een installatie te vinden

1. Zoeken op naam, serienummer of type

De monteur opent de werkbon in Workshaker en zoekt de installatie op. Hij typt de eerste letters van het serienummer, de merknaam of het installatietype. Workshaker toont direct de matches uit het installatiebestand in Robaws.

Bij klanten met meerdere installaties (bijvoorbeeld een utiliteitsgebouw met vijf cv-ketels) ziet de monteur alle installaties op dat adres en selecteert de juiste.

2. QR-code scannen

De snelste methode: een QR-code op de installatie. De monteur opent de scanner in de app, richt zijn telefoon op de sticker en de installatie wordt automatisch geladen — inclusief het volledige dossier.

QR-codes worden bij de eerste installatie of het eerste onderhoud op de installatie geplakt. Elke volgende monteur die langskomt, scant en is direct gekoppeld aan de juiste installatie.

3. Via de werkorder

Als de planner de werkorder al heeft gekoppeld aan een installatie via het Robaws planbord, hoeft de monteur helemaal niets te zoeken. Hij opent de werkbon en de installatie staat er al bij — inclusief de geplande werkzaamheden en het juiste keuringsformulier.

Wat de monteur ziet na het selecteren van een installatie

Zodra de installatie is geselecteerd, toont Workshaker het volledige dossier:

Basisgegevens — merk, type, serienummer, bouwjaar, locatie binnen het pand.

Onderhoudshistorie — alle eerdere werkbonnen gekoppeld aan deze installatie. Per bezoek: datum, uitgevoerde werkzaamheden, gebruikte onderdelen en de monteur die het heeft uitgevoerd.

Eerdere meetwaarden — gasdruk, waterdruk, rendement, rookgastemperatuur. De monteur ziet de waarden van vorige keer en kan trends herkennen.

Gekoppeld formulier — het juiste keuringsformulier wordt automatisch geladen. BRL100, Gasketelwet, F-gassen — afhankelijk van het installatietype.

Foto’s — eerdere foto’s van de installatie, inclusief typeplaat en eventuele bijzonderheden.

Registreren: onderhoud vastleggen in de werkbon

Na het bekijken van het dossier gaat de monteur aan het werk. Zijn registratie wordt automatisch gekoppeld aan de installatie:

Hij vult het keuringsformulier in met actuele meetwaarden. Hij registreert gebruikte onderdelen — deze worden automatisch afgeboekt van de voorraad. Hij maakt foto’s van de installatie en eventuele gebreken. Hij noteert bijzonderheden of opvolgacties. En hij laat de klant tekenen voor akkoord.

Na het verzenden van de werkbon is het installatiedossier automatisch bijgewerkt. De volgende monteur die langskomt, ziet precies wat er vandaag is gedaan.

Waarom dit ertoe doet

Voor de monteur: Geen bellen naar kantoor, geen zoeken in ordners. Alle informatie bij de hand. Sneller werken, minder fouten.

Voor de klant: Professionele service. De monteur kent de installatie, ziet de historie en weet wat er moet gebeuren. Dat geeft vertrouwen.

Voor kantoor: Compleet installatiedossier dat automatisch wordt bijgehouden. Geen handmatige administratie, geen ontbrekende keuringen.

Voor compliance: Elke keuring is gedocumenteerd met meetwaarden, foto’s, handtekening en tijdstempel. Bij audits of certificeringen is alles direct beschikbaar.

Meer weten over installatiebeheer? Bekijk de installatiebeheer-pagina of de Workshaker werkbon app.

Direct uitproberen? Gratis uitproberen — geen creditcard nodig, geen verplichtingen.