Artikelbeheer software voor voorraad, inkoop en calculatie

FUNCTIONALITEITEN Artikelbeheer

Voor verkoop, inkoop en administratie

Altijd inzicht in artikelen en prijzen met artikelbeheer software

Artikelbeheer software helpt bedrijven om grip te houden op materialen, producten en prijsinformatie. Veel bedrijven werken nog met losse Excel-bestanden of handmatige lijsten, waardoor artikelen dubbel worden aangemaakt en prijzen niet kloppen. Dit leidt tot fouten in calculaties, verkeerde marges en onnodig tijdverlies bij bestellingen.

Met de artikelbeheer software van Robaws beheer je alle artikelen centraal in één systeem. Je koppelt meerdere leveranciers aan één artikel en kiest automatisch de juiste inkoopprijs. Hierdoor werk je altijd met actuele gegevens en voorkom je fouten in offertes en projecten.

Door artikelbeheer te koppelen aan voorraad, werkbonnen en facturatie ontstaat één geïntegreerd proces. Dit zorgt voor minder administratie, betere marges en volledige controle over je materiaalgebruik.

Demo aanvragen

verzicht van artikelbeheer voor calculatie en kostencontrole

Wat is artikelbeheer software?

Artikelbeheer software is een systeem waarmee je alle artikelen, materialen en prijsinformatie centraal beheert. In plaats van losse bestanden werk je met één database waarin alles wordt opgeslagen en automatisch wordt bijgewerkt.

Voor bedrijven in de bouw en techniek betekent dit dat je altijd werkt met actuele prijzen en juiste artikelinformatie. Artikelen kunnen gekoppeld worden aan meerdere leveranciers, waardoor je flexibel bent in je inkoop en altijd de beste prijs kunt selecteren.

Daarnaast vormt artikelbeheer de basis voor andere processen zoals calculatie, voorraadbeheer en facturatie. Door deze koppelingen voorkom je fouten en werk je efficiënter in je volledige bedrijfsproces.

Artikelen centraal vastleggen

In Robaws leg je artikelen centraal vast met onder andere:

Artikelomschrijving
Eenheid (stuk, meter, uur, m², etc.)
Inkoopprijs en verkoopprijs
Artikeltype (materiaal, uur, productie)
Voorraadinstelling (optioneel)

Deze gegevens worden hergebruikt in alle onderdelen van het systeem.

Centraal vastgelegde artikelgegevens in artikelbeheer

Artikelen gebruiken in calculatie en offertes

Artikelen vormen de bouwstenen van:

Calculaties
Offertes
Werkorders
Werkbonnen

Door artikelen centraal te beheren:

Zijn prijzen consistent
Worden fouten voorkomen
Sluiten calculatie en uitvoering beter op elkaar aan

Demo aanvragen

Artikelbeheer in combinatie met groothandelskoppelingen

Artikelbeheer in Robaws kan worden uitgebreid met koppelingen met groothandels, zoals:

2BA (technische groothandels)
Kramp (mechanisatie en techniek)

Hierdoor kun je:

Artikelen sneller aanmaken
Actuele inkoopprijzen gebruiken
Handmatig onderhoud beperken

Artikelbeheer met groothandelskoppelingen

Minder fouten, meer overzicht

Openstaande posten en betalingsstatus inzichtelijk

Door artikelbeheer centraal in Robaws te organiseren:

Voorkom je dubbele artikelbestanden
Werk je met consistente prijzen
Is administratie beter controleerbaar

Dit bespaart tijd en verhoogt betrouwbaarheid.

Demo aanvragen

Centraal overzicht voor artikelbeheer en administratiecontrole

Voor welke bedrijven is artikelbeheer in Robaws geschikt? Bedrijven die:

Werken met materialen en onderdelen

Calculeren op basis van artikelen

Inzicht willen in kosten en verbruik

Minder afhankelijk willen zijn van losse prijslijsten

Robaws artikelbeheer functies

Artikelbestand

Een centrale database waarin je alle artikelen en materialen opslaat met hun kenmerken zoals naam, artikelnummer en omschrijving. Dit vormt de basis voor gebruik van deze artikelen in calculaties, werkbonnen en facturen.

Artikel aanmaken

Je kunt nieuwe artikelen direct aanmaken in het systeem, zowel handmatig als via importfuncties (bijvoorbeeld uit een factuur). Dit versnelt de registratie van nieuwe producten zonder extra administratieve stappen.

Artikeltypen

Support voor verschillende types artikelen zoals werkuren, verbruiksmaterialen en productieposten, zodat elk item correct wordt verwerkt in calculaties en registratie. Hierdoor worden bijvoorbeeld werktijd en materiaalverbruik afzonderlijk gemeten.

Voorraadbeheer per artikel

Robaws houdt automatisch de voorraad bij van elk artikel op basis van inkoop, verbruik en retouren, zodat je realtime inzicht hebt in voorraadstanden. Voorraadmutaties worden geregistreerd bij ontvangst van goederen, werkbonverbruik of boekingen via inkoopfacturen.

Voorraadmeldingen (bijbestellen)

Je kunt minimum- en gewenste voorraadniveaus instellen en artikelen automatisch identificeren die moeten worden bijbesteld zodra de voorraad onder drempels daalt. Dit ondersteunt het proactief aansturen van voorraadbeheer.

Artikelzichtbaarheid in Werkbon App

Per artikel kun je instellen of het wel of niet zichtbaar moet zijn in de digitale werkbon app van monteurs. Hierdoor zien monteurs alleen relevante artikelen tijdens de uitvoering.

Koppeling aan leveranciers

Artikelen kunnen gekoppeld worden aan één of meerdere leveranciers zodat inkoopinformatie zoals prijzen en levertijden beheerd worden per bron. Dit maakt het eenvoudiger om inkoopbeslissingen te nemen op basis van actuele gegevens.

Inkoop- en verkoopprijsstrategie

Robaws laat je per artikel bepalen hoe de verkoopprijs wordt berekend (bijv. vaste verkoopprijs of marge boven inkoopprijs). Dit biedt controle over winstbijdragen, ook bij fluctuerende inkoopprijzen.

Calculatieposten met eenheden

Artikelen worden ingezet als calculatieposten waarbij het systeem automatisch berekent hoeveel materiaal nodig is op basis van ingestelde eenheden (zoals m² of meter). Dit ondersteunt nauwkeurige calculaties en projectbegrotingen.

Voorraadlocaties en stocklocaties

Je kunt voorraad beheren op meerdere locaties of stocklocaties aanmaken, zodat je precies weet waar welk artikel zich bevindt. Dit is handig voor bijvoorbeeld magazijnen, voertuigen of projectlocaties.

Stockwijziging en voorraadverplaatsing

Voorraadmutaties zoals overboekingen tussen locaties kunnen handmatig worden geregistreerd, zodat voorraadniveaus altijd accuraat zijn. Dit ondersteunt correct voorraadbeheer bij interne verplaatsingen.

Minimum / Gewenste voorraadinstelling

Je kunt per artikel minimum- en gewenste voorraadwaarden instellen om sneller te zien wanneer artikelen aangevuld moeten worden. Dit voorkomt tekorten en optimaliseert voorraadniveaus.

Ontdek hoe artikelbeheer werkt in Robaws

Neem contact op