Document centralisatie
Alle documenten worden op één centrale plek binnen Robaws opgeslagen en beheerd, zodat bestanden niet verspreid worden bewaard. Hierdoor heeft iedereen met toegang altijd de actuele informatie bij de hand.
Documentbeheer
Documentbeheer software voor digitale documenten en archief
Bewaar certificaten, attesten, tekeningen en contracten bij het juiste project, de klant, het materieel of de medewerker. Altijd de actuele versie bij de hand, ook op locatie.
Voor overzicht en centrale opslag
Altijd toegang tot documenten met digitaal documentbeheer
Documentbeheer software helpt bedrijven om documenten digitaal te beheren. Veel bedrijven werken nog met losse bestanden en mappen, waardoor documenten moeilijk terug te vinden zijn.
Met documentbeheer van Robaws sla je alle documenten centraal op. Je koppelt documenten aan projecten, klanten en materieel.
Hierdoor werk je efficiënter en voorkom je fouten. Alles is direct beschikbaar wanneer je het nodig hebt.
Demo aanvragen
Uitleg
Wat is documentbeheer software?
Documentbeheer software is een systeem waarmee je documenten digitaal opslaat en beheert. Je hebt altijd toegang tot de juiste bestanden en voorkomt dat informatie verloren gaat.
Voor bedrijven betekent dit minder administratie en betere organisatie. Documenten zijn gekoppeld aan projecten en klanten, waardoor alles overzichtelijk blijft.
Eén plek
Documenten centraal opslaan binnen je ERP
In Robaws sla je documenten veilig en overzichtelijk op, zoals:
- Contracten en overeenkomsten
- Offertes en calculaties
- Facturen en pakbonnen
- Certificaten en attesten
- Handleidingen en technische documentatie
Alles staat op één plek, gekoppeld aan de juiste context.
Projecten
Documenten koppelen aan projecten en werkbonnen
Documenten kunnen direct worden gekoppeld aan:
- Projecten
- Werkorders
- Werkbonnen
Hierdoor hebben projectleiders en buitendienst altijd toegang tot de juiste informatie tijdens de uitvoering.
Demo aanvragen
Dossiers
Documentbeheer per klant en installatie
Naast projecten ondersteunt Robaws documentbeheer voor:
- Klantdossiers
- Installaties en objecten
Zo blijft documentatie zoals onderhoudshistorie, keuringen en handleidingen altijd beschikbaar bij het juiste object of klant.
Overzicht
Minder losse opslag, meer grip
Door documenten centraal te beheren in Robaws:
- Verminder je losse mappen en e-mails
- Voorkom je dubbel opgeslagen bestanden
- Is informatie sneller terug te vinden
Dit bespaart tijd en vergroot betrouwbaarheid.
Demo aanvragen
Ontdek de voordelen
Robaws documentbeheer functies
Koppelen aan entiteiten
Documenten kunnen direct worden gekoppeld aan projecten, klanten, werkbonnen, materieel en medewerkers. Hierdoor blijft elk document contextueel verbonden aan het juiste object.
Projectdocumentatie
Projectgerelateerde documenten zoals plannen, tekeningen en veiligheidsdocumenten worden opgeslagen binnen het projectdossier. Deze documenten zijn beschikbaar voor alle betrokken gebruikers.
Werkbon documenten
Documenten zoals foto’s, rapportages en bijlagen kunnen worden gekoppeld aan werkbonnen. Ze blijven onderdeel van de volledige werkbonhistorie.
Klantdossiers
Contracten, overeenkomsten en andere klantdocumenten worden opgeslagen per klant. Dit zorgt voor een compleet en overzichtelijk klantdossier.
Materieeldocumentatie
Handleidingen, keuringsrapporten en onderhoudsdocumenten worden gekoppeld aan materieel. Hierdoor zijn technische en wettelijke documenten altijd direct beschikbaar.
Medewerkerdocumenten
Documenten zoals certificaten, rijbewijzen en opleidingsbewijzen worden vastgelegd per medewerker. Dit ondersteunt inzicht in bevoegdheden en geldigheid.
Documenttoegang via werkbon app
Gekoppelde documenten zijn beschikbaar in de werkbon app voor monteurs op locatie. Zo hebben zij altijd toegang tot relevante informatie tijdens het werk.
In-app aanmaken en uploaden
Documenten en foto’s kunnen direct via de app worden aangemaakt en toegevoegd. Ze worden automatisch gekoppeld aan het juiste project, werkbon of object.
Gestructureerde mappenstructuur
Documenten worden overzichtelijk opgeslagen in mappen binnen Robaws. Dit maakt zoeken en terugvinden van bestanden eenvoudig.
Versiebeheer via ByondFiles
Werk je met veel plannen en revisies? Via de koppeling met ByondFiles krijg je automatisch versiebeheer, gesynchroniseerd met je Robaws-projecten.
CONTACT