Documentbeheer software voor digitale documenten en archief

FUNCTIONALITEITEN Documentbeheer

Voor overzicht en centrale opslag

Altijd toegang tot documenten met digitaal documentbeheer

Documentbeheer software helpt bedrijven om documenten digitaal te beheren. Veel bedrijven werken nog met losse bestanden en mappen, waardoor documenten moeilijk terug te vinden zijn.

Met documentbeheer van Robaws sla je alle documenten centraal op. Je koppelt documenten aan projecten, klanten en materieel.

Hierdoor werk je efficiënter en voorkom je fouten. Alles is direct beschikbaar wanneer je het nodig hebt.

Demo aanvragen

Documenten centraal opgeslagen in Robaws ERP

Wat is documentbeheer software?

Documentbeheer software is een systeem waarmee je documenten digitaal opslaat en beheert. Je hebt altijd toegang tot de juiste bestanden en voorkomt dat informatie verloren gaat.

Voor bedrijven betekent dit minder administratie en betere organisatie. Documenten zijn gekoppeld aan projecten en klanten, waardoor alles overzichtelijk blijft.

Documenten centraal opslaan binnen je ERP

In Robaws sla je documenten veilig en overzichtelijk op, zoals:

Contracten en overeenkomsten
Offertes en calculaties
Facturen en pakbonnen
Certificaten en attesten
Handleidingen en technische documentatie

Alles staat op één plek, gekoppeld aan de juiste context.

Documenten koppelen aan projecten en werkbonnen

Documenten kunnen direct worden gekoppeld aan:

Projecten
Werkorders
Werkbonnen

Hierdoor hebben projectleiders en buitendienst altijd toegang tot de juiste informatie tijdens de uitvoering.

Demo aanvragen

Documentbeheer per klant en installatie

Naast projecten ondersteunt Robaws documentbeheer voor:

Klantdossiers
Installaties en objecten

Zo blijft documentatie zoals onderhoudshistorie, keuringen en handleidingen altijd beschikbaar bij het juiste object of klant.

Minder losse opslag, meer grip

Door documenten centraal te beheren in Robaws:

Verminder je losse mappen en e-mails
Voorkom je dubbel opgeslagen bestanden
Is informatie sneller terug te vinden

Dit bespaart tijd en vergroot betrouwbaarheid.

Demo aanvragen

Ontdek de voordelen

Robaws documentbeheer functies

Document centralisatie

Alle documenten worden op één centrale plek binnen Robaws opgeslagen en beheerd, zodat bestanden niet verspreid worden bewaard. Hierdoor heeft iedereen met toegang altijd de actuele informatie bij de hand.

Koppelen aan entiteiten

Documenten kunnen direct worden gekoppeld aan projecten, klanten, werkbonnen, materieel en medewerkers. Hierdoor blijft elk document contextueel verbonden aan het juiste object.

Projectdocumentatie

Projectgerelateerde documenten zoals plannen, tekeningen en veiligheidsdocumenten worden opgeslagen binnen het projectdossier. Deze documenten zijn beschikbaar voor alle betrokken gebruikers.

Werkbon documenten

Documenten zoals foto’s, rapportages en bijlagen kunnen worden gekoppeld aan werkbonnen. Ze blijven onderdeel van de volledige werkbonhistorie.

Klantdossiers

Contracten, overeenkomsten en andere klantdocumenten worden opgeslagen per klant. Dit zorgt voor een compleet en overzichtelijk klantdossier.

Materieeldocumentatie

Handleidingen, keuringsrapporten en onderhoudsdocumenten worden gekoppeld aan materieel. Hierdoor zijn technische en wettelijke documenten altijd direct beschikbaar.

Medewerkerdocumenten

Documenten zoals certificaten, rijbewijzen en opleidingsbewijzen worden vastgelegd per medewerker. Dit ondersteunt inzicht in bevoegdheden en geldigheid.

Documenttoegang via werkbon app

Gekoppelde documenten zijn beschikbaar in de werkbon app voor monteurs op locatie. Zo hebben zij altijd toegang tot relevante informatie tijdens het werk.

In-app aanmaken en uploaden

Documenten en foto’s kunnen direct via de app worden aangemaakt en toegevoegd. Ze worden automatisch gekoppeld aan het juiste project, werkbon of object.

Gestructureerde mappenstructuur

Documenten worden overzichtelijk opgeslagen in mappen binnen Robaws. Dit maakt zoeken en terugvinden van bestanden eenvoudig.

Versiebeheer van documenten

Wijzigingen aan documenten worden vastgelegd via versiebeheer. Eerdere versies blijven beschikbaar voor raadpleging of herstel.

CONTACT

Ontdek hoe documentbeheer werkt in Robaws

Neem contact op