Laat herinneringen, opvolging en terugkerende administratie automatisch lopen, van offerte tot factuur. Minder handwerk, minder fouten en meer tijd voor je projecten.
Veel administratief werk bestaat uit herhaling: offertes nabellen, statussen bijwerken, documenten doorsturen naar de boekhouding en collega’s laten weten dat er iets klaarstaat. Het zijn kleine handelingen, maar opgeteld kosten ze elke week uren, en juist op drukke momenten schieten ze erbij in.
Met de automatiseringsmodule van Robaws leg je zulke vaste stappen één keer vast als regel. Zodra er in Robaws iets verandert, zoals een status of een waarde in een veld, voert het systeem de bijbehorende actie zelf uit: een e-mail versturen, een taak aanmaken of een waarde aanpassen.
Zo werkt iedereen volgens dezelfde afspraken, blijft er minder liggen en houdt je kantoor tijd over voor werk dat echt aandacht nodig heeft.
Demo aanvragenFoutloze data-integratie
Data wordt slechts één keer ingevoerd (in het veld) en stroomt automatisch door naar alle modules.
Verhoogde productiviteit
Administratie bespaart uren per week doordat inboeken en controleren automatisch gebeuren.
Realtime projectmarge
Kosten en opbrengsten worden automatisch gekoppeld voor direct inzicht in de winstgevendheid.
Snellere cashflow
Van afgetekende werkbon tot verzonden factuur, het proces wordt in uren in plaats van dagen afgehandeld.
Een automatisering in Robaws werkt volgens het principe “als dit, dan dat”:
Automatiseringen werken in vrijwel alle onderdelen van Robaws: offertes, projecten, planning, verkoop- en inkoopfacturen, abonnementen, klanten, leveranciers, artikelen, bestellingen, voorraad en medewerkers. Je stelt ze in zonder code te schrijven. In Robaws Starter is 1, in Go zijn 3 en in Pro 5 actieve automations inbegrepen; onbeperkt gebruik kost € 70 per maand. Daarna lopen ze op de achtergrond mee: gebruikers werken zoals ze gewend zijn, en de vaste vervolgstappen gebeuren vanzelf.
Een verstuurde offerte die niemand nabelt, is een gemiste kans. Met automatiseringen zorg je dat elke offerte op tijd wordt opgevolgd, ook als het druk is op kantoor:
Zo blijft opvolging consistent en weet je precies welke offertes nog aandacht nodig hebben. Lees meer over offertes maken en opvolgen in Robaws.
Demo aanvragen
Zonder automatiseringen hangt veel af van geheugen en discipline. Dan ontstaan de bekende problemen:
Met vaste regels in Robaws gebeurt een stap altijd op dezelfde manier en op het juiste moment. Statussen en taken laten zien waar elk dossier staat, dus je hoeft niet zelf na te lopen of alles is gebeurd. Je proces wordt voorspelbaar en controleerbaar, en minder afhankelijk van die ene collega die weet hoe het hoort.
Als afspraken alleen in hoofden, mailtjes of losse lijstjes bestaan, werkt elke afdeling op zijn eigen manier. Leg je die afspraken vast als automatiseringen in Robaws, dan gelden ze voor iedereen:
Zo sluiten verkoop, uitvoering en administratie beter op elkaar aan, en zorgt de software voor rust en voorspelbaarheid in de organisatie.
Demo aanvragen
Automatiseren betekent niet dat je de controle uit handen geeft. Je bepaalt zelf welke stappen Robaws uitvoert en onder welke voorwaarden. Belangrijke beslissingen, zoals een offerte goedkeuren of een inkoopfactuur accorderen, blijven bij je team; Robaws zorgt dat ze op tijd bij de juiste persoon terechtkomen.
Wat je ervoor terugkrijgt:
Een voorbeeld: wordt een offerte online ondertekend, dan kan Robaws automatisch een project aanmaken en de status van de klant aanpassen naar klant, allemaal zonder dat iemand ernaar hoeft om te kijken.
Er bestaat geen standaardset automatiseringen die voor elk bedrijf werkt. Een installatiebedrijf met onderhoudscontracten heeft andere vaste stappen dan een aannemer met grote projecten. Daarom richten we automatiseringen in op basis van:
Softwareshaker brengt samen met jou in kaart wat zinvol is om te automatiseren en wat beter handwerk kan blijven. We helpen bij het inrichten, testen de automatiseringen samen met je team en passen ze aan als je werkwijze verandert. Lees meer over onze Robaws support en implementatie.
Demo aanvragen
Met vaste processen werken
Doorlopen je offertes, projecten of facturen steeds dezelfde stappen? Dan zijn die stappen goed te automatiseren.
Veel herhaling in administratie hebben
Opvolging, statussen en e-mails die elke week terugkomen, kan Robaws van je overnemen.
Fouten willen verminderen
Een vaste regel voert een stap altijd op dezelfde manier uit, zonder dat iets wordt vergeten of overgeslagen.
Grip willen houden zonder extra werkdruk
Taken en statussen laten zien waar elk dossier staat, zonder dat iemand alles handmatig hoeft bij te houden.
Automatiseringen starten op basis van vooraf ingestelde triggers zoals statuswijzigingen of veldenwaarden. Zo hoeft een gebruiker niet handmatig te controleren of een actie uitgevoerd moet worden.
Robaws kan automatisch de status van een record bijwerken zodra aan de ingestelde voorwaarden wordt voldaan. Dit voorkomt handmatige aanpassingen van projecten, facturen of klanten.
Je kunt workflows configureren die automatisch betalingsherinneringen versturen zodra een factuur de vervaldatum heeft gepasseerd. Dit bespaart tijd op debiteurenbeheer en verkleint het risico op gemiste betalingen.
Automatiseringen kunnen e-mails triggeren op basis van specifieke gebeurtenissen zoals een goedgekeurde offerte of een gewijzigde projectstatus. Deze e-mails worden automatisch verstuurd zonder dat een gebruiker deze moet opstellen.
Nieuwe taken of planningitems kunnen automatisch gegenereerd worden in Robaws wanneer een vorige stap is voltooid. Dit zorgt dat opvolgtaken niet vergeten worden en dat de workflow vloeiender verloopt.
Een enkele automation flow kan meerdere opeenvolgende acties bevatten, zoals statusupdates, e-mailverzending en taakcreatie. Dit maakt het mogelijk om complete procesketens zonder menselijke tussenkomst af te handelen.
De configuratie van automatiseringen gebeurt via een grafische workflow-uitbreiding zonder dat je code hoeft te schrijven. Zo kun je processen automatiseren zonder technische kennis van programmeertalen.
Wanneer een bepaald record, zoals een offerte of factuur, een gewenste status bereikt heeft, kan Robaws dit record automatisch vergrendelen. Hierdoor worden onbedoelde wijzigingen na goedkeuring voorkomen.
Eén keer invoeren
Medewerkers voeren data (uren, materialen) één keer in via de mobiele app.
Verwerking
Robaws valideert, koppelt en boekt de data automatisch naar de juiste projectdossiers.
Workflow start
Goedkeuringsworkflows (bijv. inkoopfacturen) worden automatisch gestart.
Direct inzicht
KPI's en rapportages worden realtime bijgewerkt, zonder handmatige actie.
Een inkoopfactuur van € 1.200 komt binnen via e-mail. De OCR leest de factuur in (betaald per factuur) en herkent de leverancier op basis van het btw-nummer; jij wijst de factuurlijnen toe aan het juiste project.
Daarna stuurt Robaws de factuur ter digitale goedkeuring naar de projectleider. Na goedkeuring wordt de factuur verwerkt en is de kostenpost direct zichtbaar op de projectmarge.
Het hele proces duurde 3 minuten, zonder dat de administratie één regel handmatig heeft overgetypt. Lees meer over inkoopfacturen verwerken in Robaws.
In een persoonlijke demo laten we zien welke stappen in jouw proces Robaws automatisch kan uitvoeren, van offerte-opvolging tot het doorsturen van facturen. Je krijgt direct advies over wat zinvol is om te automatiseren.
Liever direct contact? Bel +31 (0)35 203 1866
