Volgorde per beoordelaar
Wie beoordeelt als eerste, wie daarna.
Robaws Pro
Goedkeuringsflow in Robaws
Laat inkoopfacturen, bestellingen en verlofaanvragen langs de juiste mensen gaan voordat ze worden verwerkt. In Robaws leg je vast wie wat beoordeelt, in welke volgorde en vanaf welk bedrag. En je ziet op elke factuur waar hij staat.
Het probleem
Herken je dit?
Zonder vaste route blijven facturen liggen of gaan ze ongezien door, en achteraf weet niemand meer wie ja zei.
-
Facturen op de verkeerde stapel
Een inkoopfactuur ligt bij de administratie, maar alleen de uitvoerder weet of het werk echt is gedaan.
-
Wie heeft dit goedgekeurd?
Een akkoord staat in een mailtje of is mondeling gegeven. Achteraf weet niemand meer wie ja zei.
-
Alles langs de directeur
Elke factuur, hoe klein ook, moet langs de directie. Die heeft daar geen tijd voor, dus blijven facturen liggen.
-
Verlof zonder overzicht
Een medewerker vraagt vrij en de leidinggevende moet eerst uitzoeken hoeveel dagen hij nog heeft.
Beoordelaars
Bepaal wie een aanvraag beoordeelt
Een goedkeuringsflow bestaat uit stappen met een prioriteit. Per stap kies je de beoordelaars. Zet je Projectleider of Uitvoerder aan, dan beoordeelt de projectleider of de uitvoerder van het project mee, zonder dat je per project namen hoeft in te vullen. Staan er meerdere mensen op één stap, dan moeten ze allemaal akkoord geven voordat de volgende stap aan de beurt is.
Met een minimumbedrag bepaal je dat een stap alleen meedoet vanaf een bepaald bedrag. Zo kijkt de projectleider naar elke factuur van zijn project, maar komt de directie pas in beeld vanaf bijvoorbeeld € 5.000. Kleine facturen lopen sneller, grote facturen krijgen de aandacht die ze nodig hebben.
De flow werkt voor inkoopfacturen en voor bestellingen. Een betaalbestand maak je pas als de factuur is goedgekeurd, en een bestelling mail je pas na akkoord.
Functies in dit onderdeel
Leveranciers
Een eigen flow per soort leverancier
Je maakt zoveel flows als je nodig hebt, bijvoorbeeld Standaard en ZZP.
- Bij elke leverancier kies je welke flow geldt voor zijn inkoopfacturen en bestellingen. Een leverancier zonder eigen flow volgt de standaardregel.
- Een factuur van een zzp’er loopt dan langs andere beoordelaars dan een factuur van een groothandel.
- Zo bepaal je per soort leverancier hoe streng de controle is.
Robawsbox
De aanvraag start vanzelf
Komen je inkoopfacturen binnen via de Robawsbox, dan kan Robaws de goedkeuringsaanvraag automatisch starten. Niemand hoeft eraan te denken om de factuur door te sturen. Andere facturen start je met één klik op de factuur zelf.
Beoordelaars zien hun openstaande aanvragen rechtsboven in Robaws en in de Robaws App. Zet je bij een gebruiker de herinneringsmail voor de goedkeuringsflow aan, dan krijgt hij een mail zolang er aanvragen openstaan. Wil een projectleider een factuur bij de leverancier aankaarten, dan stuurt hij vanuit de aanvraag een mail met een van je e-mailtemplates.
Functies in dit onderdeel
Op de factuur
Op de factuur zie je waar hij staat
Op de inkoopfactuur zie je per beoordelaar de volgorde en de status: geaccepteerd, afgekeurd of nog geen beslissing. Is het nodig, bijvoorbeeld bij afwezigheid, dan pas je de flow op de factuur zelf aan.
Je bepaalt zelf welke status de factuur krijgt als de goedkeuring is aangevraagd, zolang nog niet iedereen besliste, na goedkeuring en na afkeur. Zo zie je in je overzicht van inkoopfacturen direct welke facturen nog wachten.
Status per beoordelaar
Geaccepteerd, afgekeurd of nog geen beslissing.
Eigen factuurstatussen
Bij de aanvraag, tijdens het wachten, na goedkeuring en na afkeur.
Flow aanpassen op de factuur
Een beoordelaar toevoegen of vervangen, bijvoorbeeld bij afwezigheid.
Verlof
Een eigen route voor verlof
Voor verlofaanvragen leg je een aparte flow vast. De beoordelaar ziet bij de aanvraag direct het verlofbudget van de medewerker: het budget, wat er nog resteert en wat al is geboekt, per categorie. Hij hoeft niets op te zoeken.
De beoordelaar kiest accepteren, weigeren of wachtend, en zet er eventueel een opmerking of reden bij. Na goedkeuring staat het verlof in de dagplanning en als afwezigheid in de uurcontrole.
Functies in dit onderdeel
Functies
Wat zit er in de goedkeuringsflow van Robaws?
Stappen met prioriteit
Bepaal de volgorde van beoordelen.
Projectleider of uitvoerder
Beoordeelt automatisch mee bij zijn project.
Minimumbedrag per stap
Grote bedragen langs extra beoordelaars.
Flow per leverancier
Bijvoorbeeld een aparte flow voor zzp'ers.
Automatisch via Robawsbox
De aanvraag start zodra de factuur binnenkomt.
Verlof met budget
Beoordelen met het verlofbudget in beeld.
Klantervaringen
Ervaringen van bedrijven zoals dat van jou
4,4
20 reviews
Klanten beoordelen ons op Google
Bekijk alle reviews
→
“De grootste verbetering is de rust binnen onze organisatie. Iedereen werkt met dezelfde actuele informatie, waardoor we productiever werken, klanten beter helpen en offertes zo’n 60% sneller maken.”
Sfeervol Buitenleven
›
“Onze administratie-uren zijn gehalveerd, en we hebben nu financieel inzicht op projectniveau.”
Jenniskens Techniek B.V.
›
“Ik denk dat het over het geheel zo'n 40% sneller werkt, met betere offertes en een snellere koppeling naar de boekhouder.”
Aannemersbedrijf de Boer
›
“Sneller offertes maken, sneller uren bijhouden en beter inzicht in de marges. Qua offertes zo'n 25% minder tijd.”
Preferro BV
›
“Tijdwinst en minder fouten. Zeker 30% tijdwinst op onze facturatie.”
Blokker Daksystemen bv
›
“Robaws sluit veel beter aan op onze manier van werken: meer overzicht, minder fouten en een lagere werkdruk. En als er iets niet goed werkt, wordt het snel opgelost.”
De Jong Elektra & Kluswerken B.V.
›
Voor wie
Voor wie is de goedkeuringsflow?
Een goedkeuringsflow helpt elk bedrijf waar meer mensen inkopen dan er facturen beoordelen: van bouw en installatie tot infra, service en onderhoud.
Veelgestelde vragen
Vragen over de goedkeuringsflow
Kan ik een goedkeuringsstap laten afhangen van het bedrag?
Ja. Per prioriteit stel je een minimumbedrag in. Heeft een factuur een lager bedrag, dan doet die stap niet mee. Zo komt de directie alleen bij grote bedragen in beeld.
Kan ik verschillende flows gebruiken?
Ja. Je maakt zoveel flows als je nodig hebt, bijvoorbeeld Standaard en ZZP, en kiest op de leveranciersfiche welke flow geldt. Een leverancier zonder eigen flow volgt de standaardregel.
Zie ik wie een factuur heeft goedgekeurd?
Ja. Op de inkoopfactuur staat per beoordelaar de volgorde en de status: geaccepteerd, afgekeurd of nog geen beslissing.
Wat gebeurt er bij meerdere gebruikers met dezelfde prioriteit?
Iedere gebruiker op die prioriteit moet goedkeuren. Daarna gaat de aanvraag verder naar de volgende prioriteit.
Kan ik een aanvraag laten wachten?
Ja. Naast accepteren en weigeren kun je een aanvraag in wacht plaatsen, bijvoorbeeld als je eerst iets bij de leverancier wilt navragen.
Kan de projectleider automatisch beoordelen?
Ja. Zet in een prioriteit Projectleider of Uitvoerder aan. Robaws legt de aanvraag dan bij de projectleider of uitvoerder van het project dat aan de factuur of bestelling hangt. Is er geen project gekoppeld, dan slaat Robaws die persoon over.
Start de goedkeuring automatisch?
Voor inkoopfacturen die via de Robawsbox binnenkomen kan Robaws de goedkeuringsaanvraag automatisch starten. Dat zet je aan in de instellingen van de aankoopfacturen. Andere facturen start je met één klik op de factuur zelf.
Werkt de goedkeuringsflow ook voor verlof?
Ja. Voor verlofaanvragen leg je een eigen flow vast. De beoordelaar ziet bij de aanvraag het verlofbudget van de medewerker: het budget, wat er nog resteert en wat al is geboekt.
Kan ik goedkeuringsaanvragen in de Robaws App behandelen?
Ja. In de Robaws App open je de aanvraag, neem je een beslissing en voeg je een opmerking toe. Dat geldt voor bestellingen, inkoopfacturen en verlofaanvragen.
In welk pakket zit de goedkeuringsflow?
De goedkeuringsflow zit in Robaws Pro. Ook de module verlofaanvragen hoort bij Pro. Welk pakket bij je bedrijf past, bespreken we graag in een demo.
Demo
Klaar om je goedkeuringen te regelen?
Laat facturen, bestellingen en verlof langs de juiste mensen gaan, met een vaste volgorde en een duidelijk besluit. Wil je zien hoe dat werkt in jouw organisatie? Vraag een demo aan.
Vraag een demo aan
Neem contact op
Geheel vrijblijvend, online of op locatie.
Liever direct contact? Bel +31 (0)35 203 1866