Installatiebedrijven
klanten vragen online een offerte aan voor een nieuwe cv-ketel, warmtepomp of zonnepanelen-installatie. De aanvraag wordt automatisch een offerte in Robaws, inclusief alle relevante klantgegevens en projectdetails.
Online formulieren koppelen aan Robaws ERP
FUNCTIONALITEITEN Robaws + webformulier
Websiteformulieren automatisch verwerken in je ERP — zonder overtypen, zonder vertraging
Dagelijks ontvangen bouw-, installatie- en servicebedrijven tientallen aanvragen via hun website. Offerte-aanvragen, servicemeldingen, contactformulieren — ze komen binnen via e-mail en worden vervolgens handmatig overgetypt in het ERP-systeem. Dat kost tijd, leidt tot fouten en vertraagt de opvolging richting je klant.
Met de webformulier koppeling van Softwareshaker verbind je elk online formulier op je website direct aan Robaws. Ingevulde formulieren worden automatisch verwerkt als klant, offerte, werkorder of taak — zonder dat iemand iets hoeft over te typen. Zo maak je van elke website-aanvraag direct een actie in je bedrijfssoftware en werk je volledig papierloos.
De koppeling loopt via Connectplatform, het integratieplatform van Softwareshaker. Jij bepaalt per formulier wat er moet gebeuren: wordt een aanvraag een offerte? Een werkorder? Een taak? Het systeem regelt de rest. Bestaande klanten worden automatisch herkend, nieuwe klanten direct aangemaakt. Zo gaat geen enkele lead verloren en reageer jij sneller dan je concurrent.
Van website-aanvraag naar offerte of werkorder — volledig geautomatiseerd
Het grootste voordeel van een online formulier koppelen aan je ERP is dat het volledige proces geautomatiseerd verloopt. Zodra een klant een formulier invult op je website, wordt de aanvraag direct verwerkt in Robaws. Er hoeft niemand meer een e-mail te openen, gegevens over te typen of een Excel-bestand bij te werken.
Concreet werkt dat als volgt:
- Offerte-aanvraag — een klant vraagt online een offerte aan voor bijvoorbeeld zonnepanelen, dakonderhoud of een verbouwing. De aanvraag wordt automatisch omgezet in een offerte in Robaws, zodat je verkoopteam direct kan starten met het offerte opstellen.
- Serviceverzoek — een klant meldt een storing of defect via de website. De melding wordt automatisch een taak of werkorder bij de juiste klant en installatie in Robaws.
- Onderhoudsaanvraag — een onderhoudsverzoek voor bijvoorbeeld airco’s of verwarmingsinstallaties wordt direct verwerkt als werkorder, zonder handmatige invoer.
- Contactformulier — een algemene aanvraag wordt herkend als nieuwe relatie en automatisch toegevoegd als klant in Robaws.
Door deze workflow automatisering bespaar je administratietijd, voorkom je fouten in klantgegevens en zorg je ervoor dat elke aanvraag direct op de juiste plek terechtkomt.
Waarom je websiteformulieren koppelen aan je ERP-systeem?
Handmatige verwerking van klantaanvragen is een van de grootste tijdvreters voor bouw-, installatie- en servicebedrijven. E-mails worden gelezen, gegevens worden overgetypt, en soms raakt een aanvraag simpelweg zoek. Door je online formulieren direct te koppelen aan Robaws elimineer je deze stappen volledig.
Minder fouten in je administratie — gegevens worden één keer ingevoerd door de klant zelf en stromen automatisch door naar het juiste veld in Robaws. Geen typefouten meer in adressen, telefoonnummers of projectomschrijvingen.
Snellere opvolging van leads — aanvragen zijn direct zichtbaar in je ERP-systeem. Je team kan meteen aan de slag met het opstellen van een offerte of het inplannen van een werkorder, in plaats van te wachten tot iemand de e-mail heeft verwerkt.
Altijd actuele klantgegevens — bestaande klanten worden automatisch herkend en gekoppeld. Nieuwe klanten krijgen direct een klantfiche. Zo is je klantenbestand altijd compleet en up-to-date.
Papierloos werken — geen printjes, geen losse e-mails, geen Excel-lijstjes. Alles zit in één systeem. Dat past bij de trend naar digitale formulieren en papierloos werken die steeds meer vakmansbedrijven omarmen.
Hogere conversie — bedrijven die snel reageren op aanvragen winnen meer opdrachten. Met een automatische koppeling reageer je uren — soms zelfs dagen — sneller dan concurrenten die nog handmatig verwerken.
Hoe werkt de webformulier koppeling via Connectplatform?
De koppeling tussen je websiteformulier en Robaws verloopt via Connectplatform, het integratieplatform van Softwareshaker. Het proces is eenvoudig en werkt in vijf stappen:
Stap 1 — Formulier samenstellen. Je stelt het online formulier samen met de velden die je nodig hebt: naam, e-mail, telefoonnummer, projectomschrijving, type aanvraag en eventuele bijlagen. Je kunt kiezen uit tekstvelden, keuzelijsten, ja/nee-vragen en conditionele velden die alleen verschijnen als aan bepaalde voorwaarden is voldaan.
Stap 2 — Formulier plaatsen. Het formulier wordt als iframe op je website geplaatst — op de contactpagina, landingspagina of waar je maar wilt. Het formulier neemt de huisstijl van je website over, zodat het er professioneel en herkenbaar uitziet voor je bezoekers.
Stap 3 — Velden koppelen. Elk formulierveld wordt gekoppeld aan het bijbehorende veld in Robaws. Zo komen gegevens altijd op de juiste plek terecht — van klantnaam tot projectomschrijving.
Stap 4 — Actie instellen. Per formulier bepaal je wat er moet gebeuren in Robaws: wordt de aanvraag een offerte, een werkorder, een taak of alleen een klantkaart? Jij bepaalt de workflow, het systeem voert hem uit.
Stap 5 — Automatisch verwerken. Zodra een bezoeker het formulier invult, vangt Connectplatform de gegevens op en stuurt ze door naar Robaws. Klantherkenning, aanmaak en verwerking verlopen volledig automatisch.
Demo aanvragen
Meer conversie uit je website door snellere opvolging
Snelheid is alles bij het opvolgen van aanvragen. Onderzoek toont keer op keer aan dat bedrijven die binnen een uur reageren op een lead, een significant hogere kans hebben om de opdracht te winnen. Toch reageren veel bouw- en installatiebedrijven pas na een dag — of later.
Met een automatische koppeling tussen je online formulieren en Robaws worden aanvragen direct zichtbaar voor je team. Geen wachttijd, geen handmatige verwerking. De offerte kan al worden opgesteld terwijl de concurrent nog zijn inbox aan het doorspitten is.
Dit zorgt ervoor dat je minder leads verliest, klanten sneller een reactie krijgen, en je conversie van websitebezoekers naar opdrachten stijgt. Voor bedrijven die investeren in hun website en online vindbaarheid is deze koppeling daarmee een directe versterking van hun verkoopproces.
Robaws met webformulier functies
Toepassingen van online formulieren per sector
Dakdekkers
een woningeigenaar meldt een lekkage via de website. De melding wordt direct omgezet in een werkorder bij de juiste klant, zodat de planner de monteur kan inplannen.
Servicebedrijven
een klant meldt een storing aan een installatie. Via het online formulier komt de melding direct als servicemelding in Robaws terecht, gekoppeld aan de juiste klant en het juiste onderhoudscontract.
Bouwbedrijven
een opdrachtgever dient via het bestelformulier op de website een aanvraag in voor een verbouwing. De gegevens stromen automatisch naar Robaws als offerte-aanvraag.
Hoveniers
een klant vraagt online een offerte aan voor tuinaanleg. Alle gegevens — oppervlakte, wensen, contactgegevens — worden direct verwerkt in Robaws zonder handmatige invoer.
Voordelen van online formulieren koppelen aan je ERP-systeem
Het koppelen van je websiteformulieren aan Robaws levert concrete voordelen op voor bouw- en installatiebedrijven:
Tijdsbesparing — geen handmatige invoer meer. Gegevens stromen automatisch van je website naar je ERP-systeem.
Foutreductie — klantgegevens worden één keer ingevoerd en automatisch verwerkt. Geen typefouten, geen dubbele invoer.
Directe verwerking — aanvragen worden realtime verwerkt in Robaws. Je team kan direct aan de slag.
Snellere opvolging — reageer binnen minuten in plaats van uren of dagen. Dat levert meer opdrachten op.
Betere klantervaring — klanten merken dat je snel en professioneel reageert. Dat versterkt het vertrouwen en vergroot de kans op een opdracht.
Hogere conversie — meer aanvragen worden omgezet in opdrachten doordat je sneller schakelt dan concurrenten.
Schoon klantenbestand — bestaande klanten worden automatisch herkend, nieuwe klanten direct aangemaakt. Geen dubbelingen, altijd actueel.
PRIJZEN
Webformulier koppeling
Robaws + Webformulier
€ 325
*Prijs is per jaar voor het eerste formulier en exclusief eventuele implementatiekosten. Elke extra formulier is € 120.
INHOUD
- Webformulier in uw huisstijl
- Google tracking proof
- Zelf samen te stellen
- Gekoppeld aan Robaws
Wil je de webformulier koppeling proberen? Laat het ons weten!
Neem contact opVeelgestelde vragen over websiteformulieren
Wat als de klant al in Robaws staat?
Dan koppelt de integratie de aanvraag automatisch aan de bestaande klant.
Kan ik meerdere formulieren koppelen?
Ja, je kunt meerdere formulieren instellen en per formulier bepalen of het een taak, order of offerte wordt.
Wat als het een nieuwe klant is?
Er wordt automatisch een nieuw klantprofiel (klantfiche) aangemaakt.
Werkt dit ook met mijn huidige website?
Ja, de koppeling werkt met vrijwel alle CMS-systemen en maatwerkwebsites.
Is installatie ingewikkeld?
Nee, de koppeling is zo ontwikkeld dat implementatie snel en eenvoudig verloopt.
Wat is een webformulier koppeling met Robaws?
Een webformulier koppeling is een integratie tussen de online formulieren op je website en je ERP-systeem. In plaats van aanvragen handmatig te verwerken, stuurt de koppeling elk ingevuld formulier automatisch door naar Robaws. Daar wordt de aanvraag direct omgezet in bruikbare data: een klantkaart, een offerte, een werkorder of een taak.
De koppeling werkt via Connectplatform en is compatibel met vrijwel elk CMS — of je nu werkt met WordPress, Joomla, een maatwerkwebsite of een andere oplossing. Het formulier wordt als iframe op je website geplaatst in je eigen huisstijl. Je hoeft geen technische kennis te hebben om het formulier te beheren.
Zodra een bezoeker het formulier invult, controleert het systeem automatisch of de klant al bestaat in Robaws. Wordt het e-mailadres of telefoonnummer herkend? Dan koppelt de aanvraag aan de bestaande klantfiche. Is het een nieuwe klant? Dan maakt Robaws automatisch een nieuw klantprofiel aan. Zo voorkom je dubbelingen en houd je je klantenbestand altijd schoon en up-to-date.