Sla e-mails en bijlagen met één klik op in Robaws, bij de juiste klant, het project, de offerte of de werkorder. Zo ziet iedereen de hele communicatie terug.
Met de Outlook Add-in van Softwareshaker sla je een e-mail met één klik op in Robaws, bij de juiste klant, het juiste project, de offerte of de werkorder. De mail komt binnen als notitie, de bijlagen als losse documenten en er wordt automatisch een PDF-kopie van de e-mail bewaard.
De add-in werkt in Outlook Desktop (Windows en macOS) en in Outlook Web. Geen tweede systeem, geen bijlagen downloaden en opnieuw uploaden. Eén klik, opgeslagen, klaar, in minder dan tien seconden.
Alles wat je opslaat is daarna doorzoekbaar in Robaws en zichtbaar voor je collega’s. Ook als jij op vakantie bent.
Een klant mailt een goedkeuring voor meerwerk. Je leest het, beantwoordt het, en twee weken later zoekt een collega die mail. Hij staat in jouw inbox. Jij bent op vakantie. Niemand kan erbij.
In de inbox: werkt precies tot het moment dat iemand anders de mail nodig heeft.
In mappen per klant: werkt tot je 200 projecten en 50.000 mails hebt. En bijlagen blijven verstopt in de mail.
In een gedeelde mailbox: iedereen ziet alles, niemand weet wat al is afgehandeld, en de structuur vervalt binnen twee weken.
Nergens: gelezen, beantwoord, vergeten. Bij een discussie achteraf heb je geen bewijs, bij een audit ontbreekt documentatie en bij een overdracht is de context weg.
Het probleem is niet de mail. Het is de ontkoppeling: je e-mail zit in Outlook, je projectadministratie in Robaws.
Open de mail in Outlook
Klik op Opslaan in Robaws in de werkbalk. Rechts opent een zijpaneel: je verlaat Outlook niet.
Kies waar de mail hoort
Klant, project, offerte of order. Eén klik op het juiste type.
Zoek het juiste dossier
Typ de eerste letters van de klantnaam of het projectnummer. De add-in zoekt live in Robaws en toont nummer, naam, eindklant, adres en status.
Controleer en sla op
Mail als notitie en bijlagen meesturen staan standaard aan. Je ziet een samenvatting en klikt op Opslaan.
Klaar in tien seconden
Je krijgt een bevestiging met de exacte locatie, bijvoorbeeld Project P-2024-0847 → notities, en een snelknop naar Robaws.
Bij elke opgeslagen e-mail maakt Robaws drie dingen aan:
Daardoor vind je een tekening of een ondertekende offerte terug zonder eerst de bijbehorende mail te zoeken.
Alles in één dossier
Werkbonnen, uren, facturen, documenten én e-mails bij hetzelfde project. Geen drie systemen doorzoeken.
Bewijs bij discussie
Beweert de klant dat hij het meerwerk niet goedkeurde? De mail met zijn akkoord zit in het dossier, met datum en PDF.
Overdracht zonder gaten
Een collega neemt het project over en leest zelf de hele communicatie terug. Geen “vraag het maar aan Jan”.
Klaar voor audit
Bij oplevering, certificering of een juridische kwestie heb je een ononderbroken communicatiedossier.
Minder zoektijd
Geen twintig minuten scrollen door je inbox. Je opent het project in Robaws en de mail staat er.
Je hoeft niet elke mail apart te verwerken. Selecteer meerdere mails in je inbox en sla ze in één keer op bij hetzelfde project, dezelfde klant of dezelfde order.
Stroomlijn calculatie, planning en uitvoering om projecten efficiënter te managen.
Meer info
Optimaliseer projectplanning, materiaalbeheer en facturatie met slimme softwareoplossingen.
Meer info
Verbeter coördinatie en kostenbeheersing binnen complexe infrastructuurprojecten.
Meer info
Houd grip op onderhoudsplanning, storingsmeldingen en klantafspraken in één systeem.
Meer infoWerkt in Outlook zoals je het gebruikt. Outlook Desktop op Windows en macOS, en Outlook Web in Microsoft 365. Geen software-installatie: de add-in wordt geladen als Office Add-in.
Geen toegang tot je mailbox. De add-in leest alleen de e-mail die je zelf hebt geopend en waarop je klikt. Geen achtergrondtoegang, geen automatische scanning, geen opslag buiten Robaws.
PDF-generatie op de server. De omzetting van e-mail naar PDF gebeurt op het Connectplatform, niet in je browser of Outlook-client. Consistent resultaat, onafhankelijk van je lokale instellingen.
Slimme defaults. De add-in onthoudt je laatste selectie. Sla je drie mails achter elkaar op bij hetzelfde project, dan hoef je niet elke keer opnieuw te zoeken.
Onderdeel van het Connectplatform. Dezelfde authenticatie, dezelfde betrouwbaarheid en hetzelfde beheerplatform als je andere koppelingen: geen los systeem erbij.
Print barcodelabels voor je artikelen direct vanuit Robaws naar je Zebra-printer, met eigen templates, zonder losse labelsoftware.
Aanvragen uit het formulier op je website komen direct in Robaws binnen, bijvoorbeeld als werkorder. Een koppeling van Softwareshaker via Connectplatform.
Synchroniseer projecten, werkorders en taken tussen Robaws en Woub via Connectplatform. Elke offerte- of werkorderregel wordt direct een taak in Woub.
Met onze koppeling tussen Robaws en WooCommerce worden webshoporders, klanten en artikelen automatisch gesynchroniseerd met je Robaws administratie.
Koppel Robaws met Vplan en plan direct op basis van je calculatie. Geen dubbel werk, meer grip op capaciteit en planning.
Artikelen uit Wijlhuizen automatisch synchroniseren naar Robaws. Actuele prijzen en artikeldata. Via Connectplatform.
Prijs is per bedrijf
Inclusief 2 gebruikers
Extra gebruiker: € 50 per jaar
Alle prijzen zijn exclusief btw.
“De grootste verbetering is de rust binnen onze organisatie. Iedereen werkt met dezelfde actuele informatie, waardoor we productiever werken, klanten beter helpen en offertes zo’n 60% sneller maken.”
“Onze administratie-uren zijn gehalveerd, en we hebben nu financieel inzicht op projectniveau.”
“Ik denk dat het over het geheel zo'n 40% sneller werkt, met betere offertes en een snellere koppeling naar de boekhouder.”
“Sneller offertes maken, sneller uren bijhouden en beter inzicht in de marges. Qua offertes zo'n 25% minder tijd.”
“Het overzicht dat voorheen ontbrak (welke objecten waar zijn, wat beschikbaar is, welke facturen openstaan) is nu altijd actueel en beschikbaar.”
“Tijdwinst en minder fouten. Zeker 30% tijdwinst op onze facturatie.”
Ja. De add-in werkt in Outlook Desktop op Windows en macOS, en in Outlook Web via Microsoft 365. Het is een Office Add-in, dus je installeert geen aparte software.
Bij het dossier dat je zelf kiest: een klant, een project, een offerte of een order/werkbon. De mail komt daar als notitie te staan, met een PDF-kopie als bijlage. De bijlagen uit de mail worden apart in het documentbeheer geplaatst.
Ja. Elke bijlage wordt als afzonderlijk document geüpload met de originele bestandsnaam, gekoppeld aan dezelfde klant of hetzelfde project.
€ 150 per jaar per bedrijf, inclusief 2 gebruikers. Een extra gebruiker kost € 50 per jaar.
Nee. De add-in leest alleen de e-mail die je zelf hebt geopend en waarop je klikt om op te slaan. Er is geen achtergrondtoegang, geen automatische scanning en geen opslag buiten Robaws.
Ja. Met bulk-selectie selecteer je meerdere mails in je inbox en sla je ze in één handeling op bij hetzelfde project, dezelfde klant of dezelfde order.
Minder dan tien seconden: mail openen, type en dossier kiezen, opslaan. Sla je meerdere mails bij hetzelfde project op, dan onthoudt de add-in je vorige keuze.
De add-in wordt uitgerold als Office Add-in en de gebruiker logt in via het Connectplatform. In veel organisaties keurt de Microsoft 365-beheerder de add-in eenmalig goed; daarna kan iedereen ermee werken.
Stop met zoeken in je inbox. Sla e-mails op bij het juiste project, de juiste klant en de juiste order, met één klik vanuit Outlook. Vraag een demo aan of laat de koppeling direct inrichten.
