Medewerkers vragen verlof aan in de app, de leidinggevende keurt goed en Robaws verwerkt het direct in planning en uren. Eén flow, zonder mailtjes of lijstjes.
Een medewerker wil volgende week vrijdag vrij. Simpel, zou je denken. Maar in de praktijk komt die aanvraag binnen via WhatsApp, mail of mondeling op de bouwplaats, en verdwijnt hij net zo makkelijk weer. Een week later staat de monteur toch ingepland terwijl hij op vakantie is.
Met Workshaker en Robaws vraagt de medewerker verlof aan via de app, keurt de leidinggevende goed in Robaws en komt het verlof vanzelf in de planning en de uren. De verlofmodule zit in Robaws Pro.
Robaws is geen los formuliertje voor vakantiedagen, maar verlof- en verzuimsoftware voor bouw- en installatiebedrijven. Ook een ziekmelding loopt via dezelfde app, zonder apart systeem of telefoontje naar kantoor.
Aanvragen komen overal binnen en niemand weet welk kanaal geldig is. De planner mist er een, de leidinggevende vergeet te reageren en de medewerker weet niet of zijn verlof rond is.
De ene medewerker stuurt een WhatsApp naar de planner, de andere mailt de administratie en een derde zegt het even bij de koffie. Er is geen vast kanaal, dus niemand heeft het hele overzicht.
En dan moet de leidinggevende per aanvraag nog uitzoeken of het past: hoeveel verlof heeft deze medewerker nog, wie is er die week al vrij en wat staat er gepland? Dat staat in drie verschillende bestanden, als het al ergens staat.
Niemand weet hoeveel verlof er nog over is, want het budget staat in een Excel-bestand dat maanden achterloopt. En goedgekeurd verlof komt vaak niet in de planning terecht, zodat de monteur toch op een project staat.
Frustratie, planningsfouten en veel tijd kwijt aan iets dat in twee minuten geregeld zou moeten zijn.
Aanvragen via de app
De medewerker opent Workshaker, kiest het type verlof en de periode en verstuurt de aanvraag. Klaar in 30 seconden.
Goedkeuren in Robaws
De leidinggevende ziet de aanvraag met de berekende uren, het resterende budget en de eerdere aanvragen van de medewerker. Eén klik om te accepteren of af te wijzen.
Automatisch verwerkt
Goedgekeurd verlof komt in de dagplanning en in de uren, en het verlofbudget toont de geboekte en resterende uren.
Voor de medewerker moet het simpel zijn, en dat is het. In de app opent hij het menu Verlofaanvragen, tikt op het plusje en vult zijn aanvraag in: type verlof, begin- en einddatum en de tijden. Een bewijsstuk voegt hij er meteen aan toe. Versturen en klaar.
In dezelfde app ziet hij zijn eerdere aanvragen met de status: ingediend, goedgekeurd of afgewezen. Zodra er is beoordeeld, wordt de status bijgewerkt. Geen belletje of mailtje nodig om te vragen of het rond is.
Het is dezelfde app waarin de medewerker zijn werkbonnen, uren en documenten bijhoudt, dus er komt geen extra app bij. Werk je met Wappy, de werkbon app van Robaws zelf, dan vraagt de medewerker daar zijn verlof aan.
De leidinggevende of HR ziet alle openstaande aanvragen op één plek, in Robaws of in de Robaws App. Per aanvraag is meteen zichtbaar wie aanvraagt, om welke periode het gaat, hoeveel uur het werkelijk is, hoeveel verlofbudget er nog over is en welke aanvragen de medewerker eerder deed. Goedgekeurd verlof van collega’s zie je in de dagplanning, zo voorkom je dat een halve ploeg tegelijk op vakantie gaat.
Accepteren, laten wachten of afwijzen kan met één klik. Waar nodig pas je de afwezigheidscategorie of het aantal uren aan, en vul je de juiste uursoort in.
Dit is het verschil tussen een los formulier en echte verlof- en verzuimsoftware: alles wat je goedkeurt, verwerkt Robaws zelf verder. Een goedgekeurde aanvraag wordt een planningsitem en afwezigheidsuren, zonder dat iemand iets overtypt.
Je hoeft na de goedkeuring dus niets meer over te zetten. Het verlof komt als planningsitem in de dagplanning, in de kleur van de afwezigheidscategorie, en de uren komen in de uurcontrole bij de werkbonnen. De uursoort die je bij de goedkeuring invult, bepaalt hoe de uren in je loonadministratie terechtkomen.
Collectief verlof en feestdagen, zoals het bouwverlof, leg je één keer vast als verlofperiode. Die dagen krijgen een eigen kleur in de dag- en projectplanning, zodat de planner meteen ziet dat er niets ingepland hoort te worden.
Goedgekeurd verlof staat meteen in de dagplanning, in de kleur van de afwezigheidscategorie. Geen dubbele boekingen.
De verlofuren komen in de uurcontrole bij de werkbonnen. Wijken de aangevraagde uren af van het rooster, dan staat er een correctieregel bij.
Per uursoort zie je hoeveel uren er geboekt zijn en hoeveel er nog over zijn, in de app en bij de goedkeuring.
In de dagplanning zie je per dag en per week wie er vrij of ziek is, zodat je planning klopt met de bezetting.
Op de werknemersfiche staan het uurrooster en het verlofbudget van de medewerker bij elkaar.
Op elke uursoort vul je de code van je loonadministratie in, bijvoorbeeld voor de koppeling met SCAB.
Zo gebruik je de planning en urenregistratie van Robaws niet als losse systemen naast je verlofbeheer, maar als onderdeel van dezelfde omgeving.
De meest voorkomende fout bij verlof is de urenberekening. Iemand vraagt vrij van 8:00 tot 17:00, maar werkt volgens zijn rooster van 7:00 tot 16:00 met pauze. Hoeveel uur boek je dan af?
Robaws lost dat op met het uurrooster. Per medewerker leg je vast wanneer de werkdag begint, wanneer de pauze is en hoe laat hij eindigt. Op basis van dat rooster stelt Robaws bij elke aanvraag de juiste verlofuren voor, in de app en op kantoor.
Bij de goedkeuring kan de ploegleider of HR het aantal uren nog aanpassen. Daarbij zie je meteen het verlofbudget per uursoort: hoeveel uren er al geboekt zijn en hoeveel er nog over zijn. Zo boek je nooit te veel of te weinig af, ook niet bij parttimers.
Robaws rekent de uren uit op basis van het uurrooster van de medewerker, inclusief pauzes. Niet wat hij invult, maar wat zijn rooster voorschrijft. Pas je de uren handmatig aan, dan rekent Robaws geen pauze meer mee.
Arjan vraagt verlof aan van maandag 8:00 tot dinsdag 17:00. Zijn rooster is maandag 7:00-16:00 (8 uur) en dinsdag 7:00-15:00 (7 uur). Robaws boekt 15 verlofuren af, niet de 18 die hij zelf invulde. Ook parttime roosters kloppen zo.
Niet elke organisatie werkt hetzelfde. Daarom stel je de goedkeuringsflow voor verlofaanvragen zelf in: de ploegleider keurt zijn eigen team goed, de projectleider de uitvoerders en HR bewaakt het budget.
Bij grotere organisaties zet je een flow met meerdere stappen op, bijvoorbeeld eerst de ploegleider en daarna HR. De volgende stap krijgt de aanvraag pas als de vorige heeft goedgekeurd.
Met de gebruikersrechten bepaal je wie de module gebruikt en wat hij ziet: alle aanvragen, die van zijn team of alleen zijn eigen. Zo ziet de ploegleider zijn team en HR iedereen.
“De grootste verbetering is de rust binnen onze organisatie. Iedereen werkt met dezelfde actuele informatie, waardoor we productiever werken, klanten beter helpen en offertes zo’n 60% sneller maken.”
“Onze administratie-uren zijn gehalveerd, en we hebben nu financieel inzicht op projectniveau.”
“Ik denk dat het over het geheel zo'n 40% sneller werkt, met betere offertes en een snellere koppeling naar de boekhouder.”
“Sneller offertes maken, sneller uren bijhouden en beter inzicht in de marges. Qua offertes zo'n 25% minder tijd.”
“Tijdwinst en minder fouten. Zeker 30% tijdwinst op onze facturatie.”
“Robaws sluit veel beter aan op onze manier van werken: meer overzicht, minder fouten en een lagere werkdruk. En als er iets niet goed werkt, wordt het snel opgelost.”
Verlofsoftware heb je pas iets aan als de instellingen kloppen voor jouw bedrijf. Daarom bepaal jij de categorieën, de koppeling met uursoorten en het budget per medewerker.
Afwezigheidscategorieën
Vakantie, ADV, bijzonder verlof, ziekte of onbetaald verlof. Jij bepaalt, en elke categorie krijgt een eigen kleur in de planning.
Uursoorten
Koppel elke categorie aan de juiste uursoort voor je loonverwerking.
Verlofbudget per medewerker
Zet per jaar en per uursoort het budget in uren. Robaws houdt de geboekte en resterende uren bij.
Uurroosters
Per medewerker een eigen rooster, als basis voor een correcte berekening van de verlofuren.
Bewijsstukken
Medewerkers voegen een document toe aan hun aanvraag, direct zichtbaar bij de goedkeuring.
Via de Workshaker app. Hij kiest het type verlof, de periode en eventueel de tijden, en verstuurt de aanvraag. Dat kost ongeveer 30 seconden. HR of de administratie kan ook een aanvraag voor een medewerker invoeren in Robaws of de Robaws App.
Ja. Een goedgekeurde aanvraag komt als planningsitem in de dagplanning en als afwezigheidsuren in de uurcontrole. In het verlofbudget zie je daarna de geboekte en resterende uren.
Ja. Bij de aanvraag kan de medewerker een document uploaden, bijvoorbeeld een bewijs voor bijzonder verlof.
Ja. Robaws rekent de uren uit op basis van het uurrooster van de medewerker, inclusief pauzes, en niet op basis van wat hij zelf invult. Pas je de uren handmatig aan, dan rekent Robaws geen pauze meer mee.
Ja. Elk personeelslid heeft een eigen uurrooster, dus parttime uren en afwijkende werkdagen worden automatisch meegerekend.
Verlofaanvragen zit in Robaws Pro. Je medewerkers vragen hun verlof aan via Workshaker, vanaf € 9,50 per gebruiker per maand. Vraag een demo aan voor een voorstel dat past bij jouw bedrijf.
Zodra de leidinggevende de aanvraag beoordeelt, verandert de status in de app naar goedgekeurd of afgewezen. Een telefoontje of mailtje is niet nodig.
Ja. Je maakt zelf afwezigheidscategorieën aan, zoals vakantie, ADV, bijzonder verlof, ziekte of onbetaald verlof, en koppelt elke categorie aan de juiste uursoort.
Dat bepaal je zelf met de goedkeuringsflow in Robaws, bijvoorbeeld eerst de ploegleider en daarna HR. Met de gebruikersrechten bepaal je wie welke aanvragen ziet: alle, die van zijn team of alleen zijn eigen. Goedkeuren gebeurt in Robaws of in de Robaws App.
Ja. Op de werknemersfiche zet je per jaar en per uursoort het verlofbudget in uren. Robaws toont daarna de geboekte en resterende uren, in de app en bij de goedkeuring.
Ja, voor de registratie. Naast vakantie en bijzonder verlof maak je ook ziekte aan als afwezigheidscategorie. Een ziekmelding loopt via dezelfde app en komt net als verlof in de dagplanning en de uren terecht. De verzuimbegeleiding zelf regel je met je arbodienst.
Ja. Je geeft het budget elk jaar opnieuw in op de werknemersfiche, per uursoort. Je kunt beginnen met een leeg budget, of het budget van vorig jaar of van een collega kopiëren.
Benieuwd hoe verlof- en verzuimsoftware van Robaws er in jouw bedrijf uitziet? In een korte demo laten we zien hoe aanvragen, goedkeuren en plannen in één flow samenkomen.
Liever direct contact? Bel +31 (0)35 203 1866
