Automatische registratie van ritten
GPS registreert elke rit automatisch zodra het voertuig rijdt. Geen handmatig bijhouden, geen vergeten ritten.
Automatische ritregistratie voor bedrijven met bedrijfswagens
FUNCTIONALITEITEN Ritregistratie
Automatische GPS-registratie
Ritregistratie software voor bedrijfswagens en servicebussen
Ritregistratie software van Fleetshaker registreert alle ritten van je bedrijfswagens automatisch via GPS. Je hoeft niets handmatig bij te houden: elke rit wordt vastgelegd met start- en eindlocatie, gereden kilometers, datum, tijd en route. Chauffeurs scheiden zakelijke en privéritten met één tik in de app, zodat je kilometeradministratie altijd sluitend is voor de Belastingdienst.
Veel bedrijven in de bouw, installatie en service werken met bedrijfswagens of servicebussen. De verplichting om ritten te registreren levert in de praktijk vaak problemen op: handmatig bijhouden in Excel, onvolledige administratie of helemaal geen registratie, met naheffingen als gevolg. Met Fleetshaker automatiseer je het volledige proces. Een GPS-tracker in het voertuig registreert elke rit automatisch en alle gegevens zijn direct beschikbaar in het webportaal en de mobiele app.
Doordat Fleetshaker volledig integreert met Robaws ERP software, koppel je ritten aan projecten, werkorders en klanten. Zo weet je niet alleen hoeveel kilometers er worden gereden, maar ook waarvoor, en kun je reiskosten direct doorberekenen.
Gratis uitproberen
Waarom ritregistratie?
Wat is ritregistratie software en waarom heb je het nodig?
Ritregistratie software is een systeem dat alle gereden ritten van je voertuigen automatisch vastlegt via GPS-tracking. In plaats van handmatig notities maken of achteraf Excel-bestanden invullen, wordt elke rit direct geregistreerd zodra het voertuig in beweging komt.
Voor bedrijven met een bedrijfswagen of wagenpark is een sluitende rittenadministratie wettelijk verplicht wanneer voertuigen ook privé worden gebruikt. De Belastingdienst stelt strenge eisen aan deze registratie. Zonder sluitende administratie riskeer je een bijtelling van 22% over de cataloguswaarde van het voertuig, bij elektrische auto’s 17% tot 30.000 euro.
Een goed ritregistratie systeem voorkomt deze kosten en bespaart je tegelijkertijd uren aan administratief werk. Met Fleetshaker worden alle gegevens automatisch opgeslagen en genereer je met een paar klikken rapportages die voldoen aan de eisen van de fiscus.
Herken jij dit?
Waarom ritregistratie bij veel bedrijven misgaat
In de praktijk loopt ritregistratie bij veel bedrijven mis. Monteurs en chauffeurs hebben het druk genoeg met hun werk: ritten bijhouden is iets dat erbij komt en dus vaak wordt vergeten of uitgesteld.
De meest voorkomende fouten die wij tegenkomen:
Handmatig bijhouden in Excel of schrift. Dit kost veel tijd en is foutgevoelig. Achteraf invullen leidt bijna altijd tot onvolledige of onjuiste gegevens. Eén vergeten rit kan al genoeg zijn om je administratie niet-sluitend te maken.
Losse apps zonder koppeling. Sommige bedrijven gebruiken een gratis ritregistratie-app, maar die is niet gekoppeld aan de rest van hun administratie. Ritten worden apart geregistreerd, waardoor je alsnog handmatig moet samenvoegen.
Inconsistente registratie. De ene medewerker houdt het netjes bij, de andere vergeet het regelmatig. Bij een controle door de Belastingdienst is je administratie dan niet sluitend, met naheffingen als gevolg.
Geen onderscheid zakelijk/privé. Zonder duidelijke scheiding tussen zakelijke en privéritten kun je bij de Belastingdienst niet aantonen dat je onder de 500 privékilometers per jaar blijft.
Geen koppeling met projecten. Je weet wel hoeveel kilometers er zijn gereden, maar niet waarvoor. Reiskosten doorberekenen aan klanten of projecten via projectadministratie wordt daardoor onmogelijk.
Met Fleetshaker voorkom je al deze problemen structureel. Ritten worden automatisch geregistreerd, bestuurders categoriseren met één tik en alle gegevens zijn direct gekoppeld aan je bedrijfsadministratie.
Voordelen van ritregistratie software voor bedrijven
Foutloze kilometeradministratie
Alle kilometers worden exact vastgelegd via GPS. Geen schattingen, geen afwijkingen, altijd een sluitende administratie.
Bijtelling voorkomen
Chauffeurs categoriseren ritten met één tik als zakelijk of privé. Altijd Belastingdienst-proof, zonder extra moeite.
Realtime inzicht in je wagenpark
Zie op elk moment waar je voertuigen zijn en wanneer ze rijden. Direct beschikbaar via de app of het webportaal.
Minder administratief werk
Geen Excel, geen urenbriefjes, geen handmatig samenvoegen. Alle gegevens staan automatisch klaar voor rapportage en export.
Belastingdienst-proof
Kilometerregistratie en bijtelling voorkomen
Wanneer medewerkers een bedrijfswagen ook privé mogen gebruiken, is een sluitende kilometerregistratie verplicht om bijtelling te voorkomen. Je moet bij de Belastingdienst kunnen aantonen dat er niet meer dan 500 privékilometers per kalenderjaar worden gereden.
De eisen van de Belastingdienst zijn strikt. Per rit moet worden vastgelegd: de datum, begin- en eindkilometerstand, vertrek- en aankomstadres, de gereden route en of het een zakelijke of privérit betreft. Deze administratie moet minimaal 7 jaar worden bewaard.
Fleetshaker voldoet volledig aan deze eisen. Het systeem registreert alle verplichte gegevens automatisch en bewaart ze veilig in de cloud. Via het webportaal of de app exporteer je met een paar klikken een compleet, sluitend rapport, precies zoals de Belastingdienst het verwacht.
Zo voorkom je niet alleen bijtelling, maar ook discussies, naheffingen en boetes. En je bespaart je medewerkers het dagelijkse gedoe van handmatig ritten bijhouden.
Volledige ritdata, automatisch
Wat registreert Fleetshaker automatisch per rit?
Elke rit die een voertuig maakt wordt door Fleetshaker automatisch vastgelegd. Je hoeft niets handmatig in te voeren: het GPS-systeem in het voertuig doet al het werk. Per rit worden de volgende gegevens geregistreerd:
Start- en stopadres — Exact vertrek- en aankomstadres van elke rit, inclusief straatnaam en huisnummer.
Datum en tijd — Exacte start- en stoptijd van de rit, zodat je altijd kunt aantonen wanneer er gereden is.
Gereden kilometers — De exacte afstand per rit, gebaseerd op GPS-tracking. Geen schattingen, geen afronding.
Gereden route — De volledige route op de kaart, zodat je kunt zien welk traject is gereden.
Begin- en eindstand — De kilometerstand bij vertrek en aankomst, automatisch uitgelezen.
Voertuig en bestuurder — Welk voertuig is gebruikt en welke chauffeur erachter het stuur zat.
Categorie (zakelijk/privé/woon-werk) — De bestuurder categoriseert de rit via de app. Dit is essentieel om bijtelling te voorkomen.
Deze gegevens samen vormen een 100% sluitende rittenadministratie die voldoet aan alle eisen van de Belastingdienst.
App en webportaal
Ritregistratie app en webportaal: altijd en overal inzicht
Met de Fleetshaker app heb je altijd en overal inzicht in je voertuigen en ritten. De app is beschikbaar voor iOS en Android en biedt een overzichtelijk dashboard met realtime locaties, ritten, kilometers en inzetgegevens.
Bestuurders gebruiken de app om ritten te categoriseren als zakelijk, privé of woon-werkverkeer. Dit gebeurt met één tik: geen ingewikkelde formulieren, geen extra stappen. De app werkt ook als het voertuig geen internetverbinding heeft. Zodra de verbinding hersteld is, worden de gegevens automatisch gesynchroniseerd.
Voor wagenparkbeheerders en administratie biedt het webportaal een volledig overzicht van het hele wagenpark. Je ziet per voertuig en per periode alle gereden ritten, kilometers, routes en categorieverdelingen. Rapportages genereer je met een paar klikken en exporteer je als PDF of Excel, direct bruikbaar voor je boekhouder of de Belastingdienst.
Daarnaast ontvang je automatische meldingen bij opvallende situaties: beweging buiten werktijd, het verlaten van een ingesteld gebied (geofencing) of onverwacht hoge snelheden. Zo houd je volledige controle over je wagenpark, zonder dat je er continu naar hoeft te kijken.
Demo aanvragen
Koppeling met Robaws
Ritregistratie gekoppeld aan Robaws: ritten aan projecten en werkorders koppelen
Wat Fleetshaker onderscheidt van standalone ritregistratie-systemen is de volledige integratie met Robaws ERP software. Hierdoor worden ritten niet alleen geregistreerd voor de Belastingdienst, maar ook direct gekoppeld aan je bedrijfsadministratie.
Dit opent mogelijkheden die pure ritregistratie-tools niet bieden. Je koppelt ritten aan projecten en werkorders, zodat je precies weet hoeveel reiskilometers er per klus zijn gemaakt. Reiskosten kun je direct doorberekenen. Aanwezigheidsrapportages per project worden automatisch gegenereerd op basis van voertuiglocaties. En de combinatie van ritten met urenregistratie en werkbonnen geeft je een compleet beeld van de inzet per medewerker.
Voor bedrijven in de bouw, installatie en service betekent dit dat ritregistratie geen losstaande verplichting meer is, maar een geïntegreerd onderdeel van je bedrijfsvoering.
Ontdek de voordelen
Zie alle functies van ritregistratie
PRIJZEN
Wat kost ritregistratie met Fleetshaker?
Fleetshaker GO
€ 300 eenmalig
Inclusief 3-jarig abonnement
Daarna €65 per jaar
INHOUD
- GPS Volgsysteem
- 3-jarig abonnement inbegrepen
- Webportaal
- Mobiele app
- Machinist- en chauffeur registratie
- Draaiuren- en ritregistratie rapport
Meest gekozen
Fleetshaker PRO
€ 400 eenmalig
Inclusief 3-jarig abonnement
Daarna €99 per jaar
INHOUD
- GPS Volgsysteem
- 3-jarig abonnement inbegrepen
- Webportaal
- Mobiele app
- Machinist- en chauffeur registratie
- Draaiuren- en ritregistratie rapport
- Alarmrobot (diverse alarmtriggers)
- Meldkamer
Meest gekozen
Materieel tag
€ 300 eenmalig
Inclusief 3-jarig abonnement
Daarna €65 per jaar
INHOUD
- Materieel tag
- 3-jarig abonnement inbegrepen
- Webportaal
- Mobiele app
- LxBxH: 85, 63, 24mm
- Levensduur: 10.000 posities
- IP68 gecertificeerd
- Alarmrobot
STAP VOOR STAP
Hoe werkt ritregistratie met Fleetshaker?
1
Installatie
Een compact GPS-volgsysteem wordt geïnstalleerd in je bedrijfswagen of servicebus. Dit kan professioneel en onzichtbaar worden ingebouwd.
2
Automatische Registratie
Zodra het voertuig rijdt, registreert het systeem automatisch elke rit: start- en eindlocatie, route, kilometers, datum en tijd. Je hoeft niets te doen.
3
Categorisatie
De bestuurder categoriseert ritten als zakelijk, privé of woon-werkverkeer via de Fleetshaker app. Dit kost letterlijk één tik per rit.
4
Rapportage en export
Via het webportaal of de app genereer je rapportages per voertuig, per bestuurder of per periode. Exporteer als PDF of Excel, direct bruikbaar voor de Belastingdienst, je boekhouder of je eigen administratie.
5
Koppeling met Robaws
Koppel ritten aan projecten en werkorders in Robaws. Zo weet je per klus hoeveel kilometers er zijn gereden en kun je reiskosten direct doorberekenen aan de klant.
Het complete platform
Meer dan ritregistratie: onderdeel van het Fleetshaker platform
Ritregistratie is slechts één onderdeel van het Fleetshaker platform. Afhankelijk van je behoeften kun je het systeem uitbreiden met aanvullende functionaliteiten voor volledig wagenparkbeheer:
Track & trace — Volg je voertuigen en materieel realtime op de kaart. Weet altijd waar je bussen, machines en aanhangers zich bevinden.
Draaiurenregistratie — Registreer draaiuren van machines en materieel automatisch. Essentieel voor onderhoudspanning en kostentoewijzing.
Diefstalbeveiliging — Ontvang alarmmeldingen per SMS of telefoon bij ongeoorloofde bewegingen. Stel geofences in en word direct gewaarschuwd.
Tachograaf download — Lees tachograafgegevens op afstand uit voor naleving van rij- en rusttijden. Essentieel voor bedrijven met vrachtwagens.
Zonebeheer — Maak zones aan en genereer aanwezigheidsrapportages: hoe lang stond een voertuig op welke locatie?
Alle functionaliteiten werken samen in één platform en zijn gekoppeld aan Robaws. Zo heb je niet alleen grip op ritten, maar op je volledige wagenpark en materieel.
FAQ
Veelgestelde vragen over ritregistratie
Hoe lang moet ik mijn ritregistratie bewaren?
Minimaal 7 jaar, volgens de eisen van de Belastingdienst.
Hoe werkt GPS-ritregistratie?
Een GPS-kastje in de auto registreert automatisch alle ritten, inclusief start- en eindlocatie, tijdstip en gereden kilometers. Deze gegevens worden opgeslagen in een webportaal of mobiele app.
Hoe werkt ritregistratie in Fleetshaker?
Fleetshaker registreert automatisch alle ritten van je voertuigen en machines, inclusief kilometers, routes en bezochte locaties.
Is GPS-ritregistratie betrouwbaar?
Ja, moderne GPS-systemen zijn zeer nauwkeurig en registreren automatisch alle ritten zonder handmatige invoer.
Kan ik mijn ritregistratie beheren via een mobiele app?
Ja, bij ons heb je een app waarmee je ritten in real-time kunt bekijken, aanpassen en exporteren.
Waarom is ritregistratie belangrijk?
Het helpt bij belastingaangifte, kilometervergoeding, wagenparkbeheer en het voorkomen van naheffingen van de Belastingdienst.
Wat is ritregistratie?
Ritregistratie is het bijhouden van alle gereden ritten van een voertuig, inclusief begin- en eindlocatie, datum, afstand en reden van de rit.
Wat kost een ritregistratiesysteem?
Ons abonnement is 65 euro per jaar, per voertuig
Hoe moet ik mijn ritten registreren?
Je kunt dit handmatig doen in een logboek, in Excel, of automatisch met een ritregistratiesysteem.
Welke gegevens moeten in een ritregistratie staan?
- Datum van de rit
- Begin- en eindkilometerstand
- Adres van vertrek en aankomst
- Reden van de rit (zakelijk of privé)
Zijn automatische ritregistratiesystemen toegestaan door de Belastingdienst?
Ja, als ze voldoen aan de eisen voor sluitende ritregistratie.
Is jullie systeem fiscaal goedgekeurd?
Ja, onze ritregistratie voldoet aan de eisen van de Belastingdienst voor het bijhouden van een sluitende kilometeradministratie.
CONTACT
Klaar om je ritregistratie te automatiseren?
Ontdek hoe Fleetshaker jouw bedrijf helpt om tijd te besparen, bijtelling te voorkomen en volledige grip te krijgen op je wagenpark. Plan een vrijblijvende demo en zie het zelf.
Gratis uitproberen