Beheer projecten van calculatie tot nacalculatie. Volledig inzicht in kosten, opbrengsten, voortgang en onderhanden werk.
Met de projectadministratie software van Robaws houd je grip op kosten, planning en voortgang van elk project. Zonder centraal systeem raakt informatie verspreid over werkbonnen, mailboxen en Excel, en verlies je het zicht op je marge.
Robaws brengt calculatie, planning, werkbonnen, urenregistratie en facturatie samen in één systeem. Zo zie je per project welke kosten zijn gemaakt, wat de voortgang is, waar meer- en minderwerk ontstaat en wat het project oplevert.
Calculatie maken
Je stelt de begroting op met arbeid, materiaal en onderaanneming. Deze calculatie wordt straks het budget van het project.
Offerte versturen
Vanuit de calculatie maak je in een paar klikken een offerte in je eigen huisstijl, die de klant digitaal kan ondertekenen.
Project starten
Na akkoord zet je de offerte om naar een project. Budget, klantgegevens en afspraken gaan automatisch mee.
Werk uitvoeren via werkbon en uren
Monteurs zien hun werk in de app en leggen werkzaamheden, foto's en handtekeningen direct vast op de werkbon.
Uren en materiaal registreren
Gewerkte uren en verbruikt materiaal komen via de werkbon automatisch op het project, zonder overtypen.
Factureren
Je factureert per termijn, op regie of tegen een vaste prijs, rechtstreeks vanuit de projectgegevens.
Inkoop boeken
Bestellingen en inkoopfacturen koppel je aan het project, zodat ook leveranciers en onderaannemers meetellen.
Meer- en minderwerk bijhouden
Wijzigingen tijdens de uitvoering leg je vast en zet je door naar offerte en factuur, zodat er niets blijft liggen.
Nacalculatie uitvoeren
Je vergelijkt begroot met gerealiseerd en ziet per kostensoort waar je marge is gewonnen of verloren.
Alles blijft gekoppeld aan het project. Eén keer invoeren, overal beschikbaar.
Robaws biedt een geïntegreerd platform voor projectadministratie waarmee bouwbedrijven, installateurs en infrabedrijven volledig overzicht over hun projecten houden. Dat zorgt voor efficiënter beheer, minder administratieve rompslomp en meer controle over budgetten en planning. Alle projectgerelateerde gegevens worden op één plek beheerd, van offerte tot facturatie.
Dit voorkomt versnipperde administratie en maakt het eenvoudig om informatie terug te vinden. In plaats van te zoeken in mappen, mailboxen en spreadsheets, open je het project en vind je alles bij elkaar: de calculatie, de gemaakte afspraken, de uitgevoerde werkzaamheden en de financiële stand van zaken. Voor wie nu nog met losse administratie software of Excel werkt, is dat het grootste verschil: één bron in plaats van tien losse bestanden.
In Robaws staat het project centraal in je administratie. Binnen één project leg je alles vast wat met dat werk te maken heeft, zodat iedereen, van projectleider tot administratie, altijd met dezelfde actuele gegevens werkt.
Calculatie en afspraken
De oorspronkelijke begroting, de offerte en de gemaakte afspraken met de klant.
Werkbonnen en uitvoering
Alle werkbonnen met uren, materiaal, foto's en handtekeningen.
Inkoopfacturen en kosten
Alle inkoopfacturen en bestellingen gekoppeld aan het project.
Meer- en minderwerk
Alle wijzigingen tijdens de uitvoering.
Verkoopfacturen en termijnen
Alle verkoopfacturen en de facturatiestatus.
Documenten
Tekeningen, bestekken, vergunningen en certificaten via het documentbeheer.
Communicatie
E-mails via de Outlook-koppeling en projectcommunicatie via Woub.
Contactpersonen en bouwpartners
Opdrachtgever, architect, onderaannemers en leveranciers die bij dit werk horen, met hun gegevens direct bij het project.
Planning en inzet
Wie wanneer op het project staat en welk materieel is ingepland, rechtstreeks uit de planning.
Vergelijk de werkelijke kosten (uren, inkoop, materiaal) direct met de begroting en signaleer afwijkingen op tijd, niet pas bij de nacalculatie.
Alle communicatie, documenten, werkbonnen en facturen gebundeld per project. Altijd terug te vinden, ook jaren later.
De basis voor je eindafrekening is altijd compleet en gebaseerd op gecontroleerde, digitale data uit het veld.
Management en projectleiders hebben altijd hetzelfde, actuele inzicht in de voortgang en het resultaat.
Het verschil tussen een winstgevend en een verliesgevend project is vaak de snelheid waarmee je afwijkingen ziet. In de nacalculatie van Robaws Pro vergelijk je de werkelijke kosten doorlopend met de begroting, niet pas als het project klaar is.
In de nacalculatie zie je per project de begrote uren naast de werkelijk geschreven uren, het begrote materiaalverbruik naast het werkelijke verbruik, en de begrote onderaanneming naast de werkelijke inkoop. In het tabblad Financieel zie je daarnaast het begrote en het gerealiseerde resultaat.
Loopt een project uit de pas? Dan zie je dat zodra de werkbonnen en inkoopfacturen binnen zijn, niet pas bij de eindafrekening. Je stuurt bij op uren, rekent meerwerk door of belt de klant voordat de marge is verdampt.
Robaws Pro bevat een uitgebreide nacalculatiefunctie die essentieel is voor het evalueren en optimaliseren van je projecten. Je vergelijkt de geplande kosten en opbrengsten met de daadwerkelijk gerealiseerde cijfers, waardoor je per project inzicht krijgt in efficiëntie, marge en winstgevendheid.
Omdat alle uren, materialen en inkoopfacturen al automatisch aan het project zijn gekoppeld, hoef je voor de nacalculatie niets meer te verzamelen of over te typen. De cijfers staan er al. Dat maakt het verschil met een losse projectadministratie in Excel, waar nacalculatie vaak handwerk is dat achteraf gebeurt, als het al gebeurt. In Robaws zie je je marge ontstaan terwijl het project loopt, zodat je kunt bijsturen voordat het te laat is.
Meer over nacalculatie
Echte ervaringen van vakbedrijven die dagelijks met onze software werken. Ontdek hoe zij processen versnellen, fouten verminderen en meer grip krijgen op hun bedrijfsvoering.
“De grootste verbetering is de rust binnen onze organisatie. Iedereen werkt met dezelfde actuele informatie, waardoor we productiever werken, klanten beter helpen en offertes zo’n 60% sneller maken.”
“Onze administratie-uren zijn gehalveerd, en we hebben nu financieel inzicht op projectniveau.”
“Ik denk dat het over het geheel zo'n 40% sneller werkt, met betere offertes en een snellere koppeling naar de boekhouder.”
“Sneller offertes maken, sneller uren bijhouden en beter inzicht in de marges. Qua offertes zo'n 25% minder tijd.”
“Het overzicht dat voorheen ontbrak (welke objecten waar zijn, wat beschikbaar is, welke facturen openstaan) is nu altijd actueel en beschikbaar.”
“Tijdwinst en minder fouten. Zeker 30% tijdwinst op onze facturatie.”
Niet elk project wordt op dezelfde manier gefactureerd. De projectadministratie van Robaws ondersteunt alle gangbare facturatiemethoden.
Voor infra- en GWW-projecten ondersteunt Robaws ook vorderingsstaten: periodieke overzichten van de uitgevoerde werkzaamheden als basis voor de facturatie. Alle facturen worden automatisch doorgestuurd naar je boekhoudsoftware.
Het project wordt voor een vast bedrag aangenomen. Je factureert het volledige bedrag, eventueel aangevuld met meerwerk.
Bij grotere projecten factureer je in termijnen op basis van voortgang of vooraf afgesproken momenten. Robaws houdt bij welke termijnen al zijn gefactureerd en wat er nog openstaat.
Je factureert op basis van werkelijk bestede uren en materiaal. De werkbonnen leveren alle gegevens aan.
Meer- en minderwerk leg je met een verrekening apart vast onder het project, zodat je goedgekeurde offerte zuiver blijft en je nooit kosten misloopt. Achteraf hoef je dus niet te discussiëren over wat er is afgesproken.
De verrekening (Robaws Pro) telt mee in het budget van je nacalculatie en factureer je meteen, op een nieuwe of een bestaande factuur. Zo blijft het projectresultaat tot in detail inzichtelijk, en voorkom je een welles-nietesgesprek met de opdrachtgever achteraf.
Projecten worden centraal aangemaakt met vaste gegevens zoals klant, adres, status en looptijd. Elk project vormt het administratieve kader voor planning, kosten, opbrengsten en voortgang.
Projecten worden ingedeeld in statussen zoals open, lopend, afgerond of gefactureerd. Deze statussen bepalen de zichtbaarheid en opvolging binnen de projectadministratie.
Projecten kunnen worden opgesplitst in meerdere fases met een eigen structuur. Elke fase wordt afzonderlijk opgevolgd binnen planning, kosten en voortgang.
Per project leg je een budget vast op basis van de oorspronkelijke calculatie. Dit budget is de referentie voor nacalculatie en voortgangsbewaking.
Werkelijke kosten en opbrengsten worden automatisch afgezet tegen de begroting, met inzicht in marge, afwijkingen en resultaat per project.
Goedgekeurde offertes worden direct aan een project gekoppeld en vormen de financiële en inhoudelijke basis van het project.
Werkbonnen worden aan projecten gekoppeld voor uren-, materiaal- en voortgangsregistratie. Alles wordt automatisch aan het project toegerekend.
Gewerkte uren worden per project geregistreerd en gebruikt voor nacalculatie en facturatie.
Gebruikte materialen worden per project geboekt en beïnvloeden direct de kostprijs en het projectresultaat.
Inkoopfacturen worden direct aan een project gekoppeld en automatisch in de projectadministratie verwerkt.
Projecten worden ingepland op basis van tijd, medewerkers en werkzaamheden, direct gekoppeld aan de projectadministratie.
Dashboards tonen de actuele status van lopende en afgeronde projecten, met financiële en operationele gegevens.
Per project is een realtime totaaloverzicht beschikbaar van kosten, opbrengsten en resultaat.
Projecten kunnen werken met meerdere facturatietermijnen, elk administratief gekoppeld aan het project.
Documenten worden direct aan projecten gekoppeld en zijn centraal beschikbaar binnen de projectadministratie.
In één overzicht zie je alle lopende projecten met de gemaakte kosten, wat al gefactureerd is en wat nog openstaat. Zo bepaal je de stand van het onderhanden werk zonder losse berekeningen.
Op basis van de voortgang en de kosten tot nu toe zie je vooraf waar een project financieel op uitkomt, zodat je bijstuurt voordat het werk is afgerond.
Materiaal en materieel dat je naar het project levert, registreer je met een levernota op het project, zodat leveringen meteen op de juiste plek terechtkomen en je ze kunt factureren.
Excel is flexibel maar foutgevoelig en niet realtime. Exact Online is sterk in boekhouding, maar minder afgestemd op de buitendienst en de werkbon op de bouwplaats. Robaws is gebouwd vanuit het werk zelf en koppelt naadloos met je boekhouding, ook met Exact Online.
| Functie / kenmerk | Robaws | Exact Online | Excel |
|---|---|---|---|
| Centrale projectadministratie (offerte → factuur) | Ja, alles in één project | Ja, met losse modules | Handmatig, losse bestanden |
| Calculatie gekoppeld aan project | Ja, ingebouwd | Beperkt / via koppeling | Handmatig |
| Digitale werkbon-app voor de buitendienst | Ja, native app | Beperkt / via integratie | Nee |
| Uren & materiaal direct op project | Automatisch via werkbon | Via urenregistratie-module | Handmatig overtypen |
| Realtime budgetbewaking | Ja, tijdens het project | Grotendeels achteraf | Nee, momentopname |
| Meer- en minderwerk koppelen | Ja, herleidbaar per wijziging | Beperkt | Handmatig bijhouden |
| Nacalculatie | Automatisch, data staat klaar | Mogelijk, meer inrichting | Handwerk achteraf |
| Foutgevoeligheid | Laag (één invoer) | Gemiddeld | Hoog (dubbele invoer) |
| Boekhoudkoppeling | Ja (Exact, Snelstart, Twinfield, Minox, Visma Yuki) | Boekhouding zit in pakket | Geen |
| Gericht op bouw/installatie/infra buitendienst | Ja, kernfocus | Breed ERP, minder veldgericht | Niet specifiek |
| Schaalbaar van zzp tot groot bedrijf | Ja | Ja | Beperkt |
De projectadministratie van Robaws is afgestemd op de manier van werken in de bouw en techniek. Of je nu installatiewerk uitvoert, op de bouwplaats werkt, in de infra en GWW actief bent of in een gespecialiseerde sector: de projectadministratie sluit aan op jouw projecten, fases en facturatietermijnen.
Begroting input
De goedgekeurde offerte wordt automatisch de basis van de projectbegroting in Robaws.
Data-invoer
Uren, inkoopfacturen en gebruikte materialen worden automatisch aan de unieke projectcode gekoppeld.
Monitoring
Het systeem vergelijkt continu de geregistreerde kosten met het beschikbare budget.
Rapportage
Direct inzicht in afwijkingen en marges, als basis voor het tijdig nemen van corrigerende maatregelen.
Projectadministratie is het centraal vastleggen en beheren van alle administratieve en financiële gegevens van een project, van calculatie en offerte tot uren, materiaal, inkoop en facturatie.
Met de projectadministratie software van Robaws beheer je dit van offerte tot facturatie in één systeem, met realtime inzicht in planning, kosten, facturatie en nacalculatie.
Ja. Veel bedrijven stappen over van een projectadministratie in Excel naar Robaws. Het grote verschil is dat je niet meer dubbel invoert: uren, materiaal en kosten landen automatisch op het juiste project. Ons team helpt bij de implementatie en het inrichten van je projecten.
Robaws vergelijkt geplande kosten en opbrengsten met de daadwerkelijk gemaakte kosten. Zo zie je direct of een project binnen budget blijft en kun je tijdig bijsturen.
Ja. Met de mobiele werkbon-app registreren medewerkers op locatie uren, materialen en werkstatussen. Die data wordt direct aan het project gekoppeld, voor een actuele en foutloze projectadministratie.
Robaws kent twee manieren om werk te organiseren: projecten en werkorders.
Een project gebruik je voor langlopend werk met meerdere fasen, een calculatie met posten en nacalculatie: een renovatie, een nieuwbouwinstallatie, een infraproject. Met budgetbewaking, termijnfacturatie en meer- en minderwerk.
Een werkorder gebruik je voor kortlopende klussen: een servicebeurt, een reparatie of een regiedag. Snel aan te maken, snel te factureren.
Projectmanagement gaat over het organiseren en aansturen van het werk: planning, mensen, materieel en de communicatie met de klant. Projectadministratie gaat over de cijfers en documenten achter datzelfde werk: begroting, uren, inkoop, facturen en nacalculatie. In Robaws zitten beide in één omgeving, zodat een wijziging in de planning of op de werkbon direct terugkomt in de administratie.
Exact Online is in de kern een boekhoudpakket met projectmodules. Robaws is gebouwd rondom het uitvoerende project: calculatie, werkbon, uren en nacalculatie vormen de kern, en je koppelt vervolgens met je boekhouding, inclusief Exact Online. Voor bouw-, installatie- en infrabedrijven met buitendienst sluit Robaws daardoor beter aan op de dagelijkse praktijk.
Alle projectgegevens op één plek, realtime budgetbewaking via voor- en nacalculatie, snelle facturatie doordat uren en materialen direct omgezet worden, en overzichtelijke dashboards voor prestaties en winstgevendheid.
Ja. Robaws is schaalbaar en geschikt van zzp en kleine aannemers tot grote bouwbedrijven. Dankzij de modulaire opbouw stem je de software af op je eigen behoeften.
Je kunt Robaws gratis uitproberen of een vrijblijvende demo aanvragen. Ons team helpt met implementatie en training voor een soepele start.
Ja. Een groter werk verdeel je in uitvoeringsfases met een eigen start- en einddatum in de projectplanning, en in de nacalculatie volg je budget en kosten per activiteit, post of offerte. Je beoordeelt de voortgang en de marge per onderdeel en ziet op projectniveau het totaal. Dat is handig bij werken die je in delen oplevert of factureert.
Liever direct contact? Bel +31 (0)35 203 1866
