Wat is projectadministratie in de bouw? Uitleg en tips

Bij elk bouw-, installatie- of infraproject hoort een stroom aan gegevens: de begroting, uren, materiaal, inkoopfacturen, meerwerk en termijnfacturen. De projectadministratie brengt die gegevens per project samen, zodat je op elk moment weet hoe het project ervoor staat. In dit artikel lees je wat projectadministratie is, uit welke onderdelen het bestaat en hoe je het zo inricht dat je er ook echt op kunt sturen.

Wat is projectadministratie?

Projectadministratie is het per project vastleggen en bijhouden van alle kosten, opbrengsten en afspraken. Waar de boekhouding kijkt naar het bedrijf als geheel, kijkt de projectadministratie naar één project: wat was begroot, wat is er al uitgegeven, wat is gefactureerd en wat moet er nog gebeuren?

In de bouw is dat extra belangrijk, omdat projecten lang lopen, de opdrachtgever in termijnen betaalt en er tijdens het werk vrijwel altijd iets verandert. Zonder goede projectadministratie zie je pas na de oplevering of een project winst of verlies heeft opgeleverd. Dan is het te laat om bij te sturen.

Uit welke onderdelen bestaat projectadministratie?

• Het budget: de calculatie of begroting waarop de opdracht is gebaseerd.
• Uren: de gewerkte uren van eigen mensen en inleenkrachten, per project en het liefst per onderdeel.
• Materiaal en inkoop: bestellingen, leveringen en inkoopfacturen die bij het project horen.
• Materieel: de inzet van machines en gereedschap.
• Onderaanneming: de kosten van onderaannemers en de bijbehorende afspraken.
• Meer- en minderwerk: wijzigingen ten opzichte van de opdracht, apart vastgelegd.
• Facturatie: wat er al gefactureerd is, bijvoorbeeld in termijnen of via een vorderingsstaat.
• Nacalculatie: de vergelijking van werkelijke kosten met het budget.

Waarom goede projectadministratie geld oplevert

Het belangrijkste doel van projectadministratie is niet het bijhouden zelf, maar het bijsturen. Zie je halverwege een project dat de uren voor de ruwbouw al op 90 procent van het budget staan, dan kun je nog ingrijpen: de planning aanpassen, meerwerk bespreken of de inkoop herzien. Lees ook hoe je de marge van dag tot dag bewaakt.

Daarnaast helpt het bij je cashflow. Als je precies weet hoeveel werk er is uitgevoerd en hoeveel er is gefactureerd, laat je geen termijnen liggen. En de nacalculatie van afgeronde projecten maakt je volgende calculatie nauwkeuriger.

Veelvoorkomende problemen

• Gegevens komen te laat binnen: uren op papier die pas aan het eind van de week worden ingevoerd.
• Kosten worden niet aan het project gekoppeld: een inkoopfactuur zonder projectnummer belandt op de algemene kosten.
• Meerwerk wordt niet apart vastgelegd en daardoor niet gefactureerd.
• Alles staat in losse systemen: de begroting in Excel, de uren in een app, de facturen in de boekhouding. Het overzicht maak je met de hand, en dat gebeurt dus te weinig.

Projectadministratie in Excel of in software?

Voor een paar kleine klussen kan een spreadsheet volstaan. Maar zodra er meerdere projecten tegelijk lopen, wordt het lastig om alles actueel te houden. Projectadministratie software koppelt de uren uit de werkbon app, de inkoopfacturen en de facturatie automatisch aan het project, zodat je overzicht altijd actueel is zonder dat iemand het bij elkaar hoeft te zoeken.

Zo werkt projectadministratie in Robaws

In Robaws is het project de plek waar alles samenkomt: offertes, bestellingen, werkbonnen, planning en facturen. Zodra die onder één project hangen, krijg je automatisch een budget en een nacalculatie.

• Budget uit de offerte: maak je het project aan vanuit de goedgekeurde offerte, dan wordt de calculatie het budget. Verrekeningen voor meer- en minderwerk tellen mee in dat budget.
• Kosten komen vanzelf binnen: uren en materiaal van de werkbonnen, inkoopfacturen en interne leveringen worden aan het project gekoppeld.
• Begroot tegenover werkelijk: de nacalculatie toont per kostentype, post of activiteit wat er begroot was, wat er al is uitgegeven en wat er nog resteert, in groen of rood.
• Financieel overzicht: per project zie je de geschatte en gerealiseerde marge, het percentage voltooiing, een prognose en of je voor of achter loopt met factureren.
• Fases en partners: leg uitvoeringsfases vast voor de projectplanning, en noteer de bouwpartners zoals architect en onderaannemers.
• Bestellen vanuit het project: bestellingen die je vanuit het project doet, blijven daaraan gekoppeld.

Meer weten? Lees over projectadministratie software voor de bouw en de nacalculatie in Robaws.

Welk pakket? Projecten zitten in elk Robaws-pakket. De nacalculatie zit in het Pro-pakket. Bekijk de tarieven.

Conclusie

Projectadministratie brengt per project het budget, de uren, inkoop, meerwerk en facturatie samen. Wie dat goed inricht, ziet tijdens het project al waar de marge naartoe gaat en kan op tijd bijsturen. De sleutel is dat alle gegevens automatisch op het project terechtkomen, zonder overtypen.

Bekijk hoe projectadministratie software voor de bouw werkt, of plan een vrijblijvende demo.