Materieelbeheer in de bouw: zo houd je grip op machines en gereedschap

Machines, voertuigen en gereedschap zijn voor een bouw-, infra- of installatiebedrijf een flinke investering. Toch weten veel bedrijven niet precies wat ze hebben, waar het staat, wanneer het gekeurd moet worden en wat het een project kost. Gereedschap raakt kwijt, een keuring wordt vergeten of een machine staat stil terwijl er elders een wordt gehuurd. Goed materieelbeheer voorkomt dat. In dit artikel lees je wat materieelbeheer is, wat je moet vastleggen en hoe je het organiseert.

Wat is materieelbeheer?

Materieelbeheer is het bijhouden van al je machines, voertuigen en gereedschap: wat je hebt, waar het is, wie het gebruikt, in welke staat het is en wat het kost. Gaat het om kleiner handgereedschap, dan wordt ook wel van gereedschapbeheer gesproken. Het doel is steeds hetzelfde: je materieel optimaal inzetten, op tijd onderhouden en de kosten eerlijk toerekenen aan de projecten waar het wordt gebruikt.

Wat leg je vast per machine of gereedschap?

• Basisgegevens: omschrijving, merk, type, serienummer, aanschafdatum en aanschafwaarde.
• Locatie en gebruiker: op welk project of bij welke medewerker het materieel nu is.
• Status: beschikbaar, in gebruik, in reparatie of afgeschreven.
• Onderhoud en keuringen: wanneer het laatste onderhoud was en wanneer de volgende keuring moet.
• Kosten: het interne tarief per uur of per dag, plus onderhouds- en reparatiekosten.
• Documenten: handleidingen, keuringsrapporten en certificaten.

Onderhoud en keuringen niet meer vergeten

Veel materieel moet periodiek worden gekeurd. Elektrisch gereedschap wordt meestal gekeurd volgens NEN 3140, en hijs- en hefmiddelen moeten in de regel jaarlijks worden gekeurd. Een gemiste keuring is niet alleen een veiligheidsrisico: bij een ongeval of een claim wil een verzekeraar of de Arbeidsinspectie aantoonbare keuringen zien. Leg daarom per machine vast wanneer onderhoud en keuring nodig zijn en bewaar de keuringsbewijzen bij het object, zodat je niet afhankelijk bent van iemands geheugen.

Kosten van materieel doorbelasten aan projecten

Materieel kost geld, ook als het eigendom is: afschrijving, onderhoud, brandstof en verzekering. Wie die kosten niet aan projecten toerekent, ziet in de nacalculatie een te rooskleurig resultaat. Werk daarom met een intern tarief per uur of per dag en registreer de inzet per project. Dan zie je per project wat het materieel kostte, en per machine of hij genoeg oplevert.

Plannen en terugvinden

Materieelbeheer en materieelplanning horen bij elkaar. Als je ziet welke machine waar is ingepland en wanneer hij vrij komt, zie je dubbele boekingen op tijd en voorkom je onnodige huur. Voor klein materieel dat makkelijk zoekraakt of wordt gestolen, helpt een GPS-tag: dan zie je ook waar het werkelijk staat. Lees ook hoe je voorkomt dat klein materieel kwijtraakt.

Materieelbeheer in Excel: waar het misgaat

Veel bedrijven beginnen met een Excel-lijst. Dat werkt zolang één persoon hem bijhoudt. Maar een lijst weet niet waar een machine nu staat, bewaart geen keuringsbewijzen bij het object en is niet gekoppeld aan je planning en projecten. Na een paar maanden klopt hij niet meer, en dan vertrouwt niemand er nog op.

Zo werkt materieelbeheer in Robaws

In Robaws krijgt elke machine, elk voertuig en elk stuk gereedschap een eigen materieelfiche met de volledige historie.

• Vastleggen: naam, merk, serienummer, leverancier, de huidige locatie en de status.
• Wie heeft het: per object zie je bij welke medewerker, onderaannemer of op welk project het is, en in de historie aan wie het is meegegeven.
• Keuringen: keurings- en onderhoudsbewijzen bewaar je digitaal bij het object, met een vervaldatum.
• QR-code scannen: geef materieel een QR- of barcode. Scant een medewerker die in de app, dan vindt hij direct het juiste object.
• Machine-uren: medewerkers registreren draaiuren op de werkbon of in de app. Die uren komen als kosten in de nacalculatie van het project.
• Inplannen: plan materieel in de dagplanning. Op de fiche zie je wanneer het is uitgeleend en teruggebracht, en welke werkbonnen, bestellingen en inkoopfacturen erbij horen.
• Verhuur: verhuur je materieel aan derden, dan registreer je dat met verhuurbonnen. Lees meer over verhuursoftware.

Wil je ook weten waar je materieel werkelijk staat, dan combineer je Robaws met GPS-tracking. Bekijk de materieel tag van Fleetshaker of lees meer over materieelbeheer in Robaws.

Welk pakket? De materieelmodule zit vanaf het Go-pakket, verhuur met verhuurbonnen in het Pro-pakket. Machine-uren registreren in de app kan met de app-licentie Wappy Standaard of Wappy Teams. Bekijk de tarieven.

Conclusie

Goed materieelbeheer betekent: weten wat je hebt, waar het is, wanneer het onderhoud nodig heeft en wat het per project kost. Leg je materieel vast in een systeem dat gekoppeld is aan je planning, projecten en nacalculatie, en je haalt meer uit elke machine.

Lees meer over materieelbeheer en gereedschapbeheer software of plan een vrijblijvende demo.