Factureren in de bouw: regie, termijnen en meerwerk zonder dubbel werk

Factureren klinkt eenvoudig, maar in de bouw komen er veel soorten facturen langs: regiewerk, termijnen, meerwerk, onderhoudscontracten en creditnota’s. Elke factuur die te laat de deur uitgaat, kost je cashflow, en elk vergeten uur of vergeten meerwerk is omzet die je laat liggen. In dit artikel lees je welke factuurtypen er in de bouw zijn, waar je op moet letten en hoe je factureert zonder dubbel werk.

De factuurtypen in de bouw

Regiewerk

Bij regiewerk factureer je de werkelijk bestede uren en het gebruikte materiaal. De basis is de werkbon: hoe sneller die compleet en goedgekeurd is, hoe sneller je kunt factureren.

Aanneming in termijnen

Bij een aanneemsom spreek je vooraf termijnen af, bijvoorbeeld een percentage bij de start, bij het gereedkomen van de ruwbouw en bij de oplevering. Bij grotere werken factureer je op basis van de voortgang, vastgelegd in een vorderingsstaat.

Meer- en minderwerk

Wijzigingen tijdens het werk factureer je apart van de aanneemsom. Leg ze daarom direct vast als meer- of minderwerk, anders worden ze bij de eindafrekening vergeten.

Onderhoud en abonnementen

Onderhoudscontracten en servicecontracten factureer je periodiek, bijvoorbeeld per maand of per jaar. Dat wil je niet elke keer met de hand doen.

Creditnota’s

Een creditnota corrigeert een eerdere factuur, bijvoorbeeld bij een fout of minderwerk achteraf.

Waar let je op bij factureren in de bouw?

• Btw verlegd: werk je als onderaannemer voor een andere aannemer, dan geldt voor bouwwerkzaamheden vaak de verleggingsregeling. Je factureert dan zonder btw, met de vermelding “btw verlegd”.
• G-rekening: bij ketenaansprakelijkheid stort de opdrachtgever een deel van het factuurbedrag op je G-rekening. Lees meer over de G-rekening en ketenaansprakelijkheid.
• Volledige gegevens: een factuur moet onder meer je KvK- en btw-nummer, een uniek factuurnummer, de datum, een omschrijving van het werk en het btw-bedrag bevatten.
• Bijlagen: stuur bij regiewerk de werkbonnen mee en bij termijnen de vorderingsstaat. Dat voorkomt vragen en vertraging bij de betaling.
• E-facturatie: in België is e-facturatie via Peppol tussen bedrijven sinds 1 januari 2026 verplicht. In Nederland is dat nog niet zo, maar veel overheidsopdrachtgevers vragen al om e-facturen.

Sneller factureren: zo voorkom je dubbel werk

De meeste tijd gaat verloren met overtypen: uren van papieren werkbonnen, regels uit de offerte, termijnen uit een Excel-schema. Elke keer dat gegevens met de hand worden overgenomen, kost dat tijd en ontstaan er fouten. Een facturatieprogramma dat gekoppeld is aan je offertes, projecten en werkbonnen maakt de factuur op basis van wat er al is vastgelegd. Lees ook hoe digitalisering van werkbon tot factuur je cashflow versnelt.

Daarna moet de factuur ook nog in de boekhouding komen. Met een koppeling met je boekhoudpakket, zoals Exact Online, SnelStart of Twinfield, hoef je ook daar niets over te typen.

Zo factureer je in Robaws

In het facturatieprogramma van Robaws maak je de factuur vanuit het document dat je wilt factureren: de offerte, het project, de vordering, de order of de werkbon.

• Termijnen en voorschotten: leg in de financiële planning termijnen vast als percentage of vast bedrag. De slotfactuur trekt de eerdere termijnen automatisch af.
• Vorderingsstaten: factureer de vordering per termijn, cumulatief of per periode, met de vorderingsstaat als bijlage.
• Regie: factureer één of meer werkbonnen, met per werkbon de details, opgeteld, of één regel per werkbon.
• Meer- en minderwerk: factureer een verrekening apart of zet hem op een bestaande factuur.
• Abonnementen: onderhouds- en servicecontracten worden automatisch gefactureerd op een vaste frequentie.
• G-rekening: Robaws rekent per factuur het G-rekeningdeel uit en zet het op de factuur.
• Peppol: Robaws is een erkend Peppol-accesspoint, zodat je e-facturen kunt versturen en ontvangen.
• Naar de boekhouding: facturen stuur je door naar je boekhoudpakket; met een automation gebeurt dat zodra je de factuur naar de klant verstuurt. De betaalstatus komt terug in Robaws.

Betalingsherinneringen richt je in met eigen statussen en sjablonen, of je laat ze automatisch versturen met een automation.

Welk pakket? Facturatie en Peppol zitten in elk Robaws-pakket. Abonnementen zitten vanaf het Go-pakket; vorderingsstaten en verrekeningen in het Pro-pakket. Bekijk de tarieven.

Conclusie

In de bouw factureer je regiewerk, termijnen, meerwerk en onderhoud, elk met hun eigen regels. Hoe minder je daarvoor hoeft over te typen, hoe sneller en foutlozer je factureert. De basis is een facturatieprogramma dat aansluit op je offertes, projecten, werkbonnen en boekhouding.

Bekijk het facturatieprogramma voor bouw, infra en installatie of plan een vrijblijvende demo.