Papierloos werken
geen papieren formulieren meer die kwijtraken, onleesbaar zijn of handmatig moeten worden overgetypt. Alles is digitaal, doorzoekbaar en altijd beschikbaar.
Digitale formulieren voor checklists, keuringen en inspecties
FUNCTIONALITEITEN Formulieren app
Papieren formulieren vervangen door digitale checklists en keuringen — direct gekoppeld aan je ERP
Bouw-, installatie- en servicebedrijven werken dagelijks met formulieren. Inspectieformulieren, onderhoudschecklists, keuringsrapporten, opnameformulieren, VCA-werkplekinspecties en weekstaten — op papier kosten ze tijd, raken ze kwijt en moeten ze vaak handmatig worden overgetypt naar het kantoor.
Met de digitale formulieren app van Workshaker vervang je al je papieren formulieren door slimme, digitale versies die medewerkers invullen via de werkbon app op hun smartphone of tablet. Elk formulier wordt automatisch gekoppeld aan het juiste project, de juiste werkorder of de juiste installatie in Robaws. Geen losse papieren meer, geen overtypen, geen zoekwerk achteraf.
Je maakt formulieren zelf aan met de formulier builder — zonder programmeerkennis. Kies welke velden je nodig hebt, stel conditionele vragen in en bepaal welke velden verplicht zijn. Zo werk je volledig papierloos en weet je zeker dat elke registratie compleet en correct is.
Softwareshaker helpt je bij het inrichten van digitale formulieren die passen bij jouw sector en werkprocessen. Van BRL100-keuringen voor installatiebedrijven tot VCA-inspecties voor bouwbedrijven — wij zorgen dat de formulieren aansluiten op jouw werkwijze.
Formulieren maken met de formulier builder — zonder programmeerkennis
Met de formulier builder in Workshaker maak je zelf digitale formulieren die precies passen bij jouw werkprocessen. Je hebt geen technische kennis nodig: de builder werkt met drag-and-drop en biedt een breed scala aan veldtypen om mee te werken.
Beschikbare veldtypen:
- Tekstvelden voor vrije invoer en opmerkingen
- Keuzelijsten en selectievakken voor gestandaardiseerde antwoorden
- Ja/nee-vragen voor snelle controles
- Numerieke velden voor meetwaarden, tellingen en hoeveelheden
- Datumvelden voor planning en registratie
- Fotovelden voor visuele documentatie (verplicht of optioneel)
- Handtekeningvelden voor akkoord en ondertekening
- GPS-locatie voor automatische vastlegging van de werkplek
Conditionele logica — stel vervolgvragen in die alleen verschijnen wanneer aan bepaalde voorwaarden is voldaan. Selecteert een monteur “Storing geconstateerd: ja”? Dan verschijnt automatisch een vervolgvraag met een beschrijving van de storing en een verplicht fotoveld. Zo houd je formulieren kort en relevant.
Secties en groepering — deel formulieren op in logische secties. Een uitgebreid keuringsformulier kan bijvoorbeeld bestaan uit de secties “Algemene gegevens”, “Visuele inspectie”, “Meetwaarden” en “Conclusie”. Dit maakt lange formulieren overzichtelijk en voorkomt dat medewerkers vragen overslaan.
Verplichte velden — bepaal per veld of het verplicht of optioneel is. De werkbon kan pas worden afgerond als alle verplichte velden zijn ingevuld. Zo voorkom je incomplete registraties en waarborg je de kwaliteit van je data.
Formulieren invullen op locatie — ook zonder internetverbinding
Medewerkers vullen digitale formulieren in via de werkbon app op hun smartphone of tablet. Het formulier is onderdeel van de werkbon: naast uren, materiaal en werkzaamheden registreert de monteur ook het bijbehorende formulier — alles in dezelfde app.
De app werkt volledig offline. Monteurs kunnen in kelders, op daken, in tunnels of op afgelegen locaties doorwerken zonder actieve internetverbinding. Zodra er weer verbinding is, worden alle ingevulde gegevens automatisch gesynchroniseerd met Robaws. Niets gaat verloren.
Na het invullen wordt het formulier direct en veilig opgeslagen in het centrale projectarchief. De planner op kantoor ziet direct dat het formulier is ingevuld, de administratie kan het gebruiken voor rapportages en facturatie, en het installatiedossier wordt automatisch bijgewerkt.
Formulieren app functies
Compleet in het Veld
Formulieren gekoppeld aan projecten, werkbonnen en installaties in Robaws
De kracht van digitale formulieren in het Softwareshaker-ecosysteem zit in de koppeling met Robaws. Elk ingevuld formulier wordt automatisch gekoppeld aan het juiste project, de juiste werkorder, de juiste klant en de juiste installatie. Je hoeft niets handmatig te archiveren of toe te wijzen.
Dit betekent concreet:
Per project — alle formulieren die bij een project horen zijn direct terug te vinden in het projectdossier. Of het nu gaat om een opnameformulier bij de start, een tussentijdse inspectie of een opleverrapport — alles zit bij elkaar.
Per werkorder — formulieren die bij een werkorder horen worden automatisch gekoppeld. De monteur vult het formulier in als onderdeel van de werkbon. Na afronding zijn de gegevens direct beschikbaar voor facturatie.
Per installatie — bij service en onderhoud worden keuringsformulieren en meetwaardenregistraties automatisch vastgelegd in het installatiedossier. Zo bouw je per installatie een compleet onderhoudsdossier op met alle historische keuringen en inspecties.
In rapportages — genereer professionele PDF-rapporten vanuit ingevulde formulieren. Stuur ze direct naar de klant als bewijs van uitgevoerde werkzaamheden, keuringen of inspecties.
Demo aanvragen
Voordelen van digitale formulieren voor bouw- en installatiebedrijven
Minder fouten
verplichte velden en conditionele logica zorgen ervoor dat medewerkers niets overslaan. De kwaliteit van je registraties stijgt direct.
Snellere verwerking
ingevulde formulieren zijn direct beschikbaar in Robaws. Geen wachttijd tot de papieren bon op kantoor arriveert.
Altijd compliant
bij audits en inspecties heb je alle formulieren direct beschikbaar. VCA, BRL100, NEN3140, Wkb — alles zit in je systeem.
Betere klantcommunicatie
stuur professionele PDF-rapporten naar klanten als bewijs van uitgevoerd onderhoud, keuringen of inspecties.
Voorbeelden van digitale formulieren per sector
De digitale formulieren module is geschikt voor elk type bouw-, installatie- of servicebedrijf. Hieronder een aantal veelvoorkomende toepassingen:
Installatiebedrijven
- BRL100-keuringsformulieren voor gasinstallaties
- Gasketelwet-checklists voor jaarlijks cv-onderhoud
- STEK-registraties voor koeltechnische installaties
- NEN3140-inspecties voor elektrische installaties
- Inbedrijfstellingsrapporten voor warmtepompen en zonnepanelen
Bouwbedrijven
- VCA-werkplekinspecties (LMRA)
- Opleverrapporten en opnamelijsten
- Toolbox-registraties
- Betonmortelformulieren en wapeningsinspecties
- Wkb-registraties (Wet kwaliteitsborging voor het bouwen)
Servicebedrijven
- Onderhoudschecklists per installatieype
- Storingsrapportages met foto’s en meetwaarden
- Inspectieformulieren voor brandbeveiliging en sprinklers
- Weekstaat formulieren voor uren- en werkregistratie
Dakdekkers
- Dakinspectierapporten
- Garantiecertificaten
- Opnameformulieren voor dakonderhoud
Hoveniers
- Opnameformulieren voor tuinaanleg
- Boomveiligheidscontroles (BVC)
- Onderhoudschecklists per seizoen
Infra en GWW
- Kabeltracé-registraties
- Sleufgraafformulieren
- As-built documentatie
STAP VOOR STAP
Hoe werkt het?
1
Formulier Selecteren
De medewerker kiest het benodigde formulier (bijv. Veiligheidscheck of Schadeformulier) direct in de mobiele app.
2
Data Invoeren op Locatie
Het formulier wordt ingevuld met tekst, selectievakken, en aangevuld met foto's en GPS-locatie.
3
Ondertekening
De klant of toezichthouder tekent direct digitaal op het scherm voor akkoord.
4
Automatisch Archief
Het complete formulier wordt direct gearchiveerd onder het juiste project en is direct beschikbaar voor de administratie en de klant.
Verschil tussen digitale formulieren en webformulieren
Softwareshaker biedt twee typen formulieren die elk een ander doel dienen:
Digitale formulieren (deze pagina) zijn interne formulieren die jouw medewerkers invullen via de werkbon app op locatie. Denk aan checklists, keuringen, inspecties en registraties. Ze worden gekoppeld aan projecten, werkorders en installaties in Robaws.
Webformulieren zijn externe formulieren die op je website staan en door klanten worden ingevuld. Denk aan offerte-aanvragen, storingsmeldingen en contactformulieren. Ze worden via Connectplatform automatisch verwerkt in Robaws als taak, werkorder of klant.
Beide typen formulieren maken onderdeel uit van het Softwareshaker-ecosysteem en helpen je bedrijf om papierloos te werken. Het verschil zit in wie het formulier invult (medewerker vs. klant) en waar het formulier staat (werkbon app vs. website).
Demo aanvragen
FAQ
Veelgestelde vragen
Wat is een digitaal formulier?
Een digitaal formulier is een vervanger voor papieren formulieren. Het voordeel van een digitaal formulier is dat je het op een computer, smartphone of tablet kan invullen en dat de verzamelde data wordt opgeslagen in de cloud. De data uit een digitaal formulier kan je ook makkelijk delen met andere computersystemen, zo verhoog je de datakwaliteit.
Kan ik zelf een formulier maken?
Ja je kunt eenvoudig zelf een formulier maken. Het formulier is onderdeel van de werkbon waarop je ook uren en materialen kunt registeren.
Wat als ik het formulier heb ingevuld?
Wanneer het formulier is ingevuld ontvang je een werkbon en PDF van het formulier binnen Robaws.
Hoe download ik de formulieren app?
Je kan de digitale Formulieren app van Incontrol downloaden in de App Stores. Deze app vind je in de App Store door te zoeken op ‘Incontrol Formulieren’. De app is beschikbaar voor onder meer Android en iOS.
Hoe kan ik een demo aanvragen of contact opnemen voor meer informatie?
U kunt een gratis demo aanvragen via onze website. Ga naar de betreffende productpagina en klik op de knop “Demo aanvragen”.
Wat zijn digitale formulieren en waarom gebruik je ze?
Digitale formulieren zijn elektronische versies van de papieren formulieren, checklists en registratieformulieren die je dagelijks gebruikt. In plaats van pen en papier vult een medewerker het formulier in op een smartphone of tablet via de werkbon app. De ingevulde gegevens worden automatisch opgeslagen in de cloud en gekoppeld aan het juiste project, de juiste klant of de juiste installatie in Robaws.
Het verschil met papieren formulieren is fundamenteel. Bij papier moet iemand het formulier na afloop inscannen, overtypen of in een map archiveren. Bij digitale formulieren is dat verleden tijd: de data staat direct in je ERP-systeem, is doorzoekbaar, deelbaar en bruikbaar voor rapportages en facturatie.
Voor bedrijven in de bouw, installatie en service betekent dit concreet: minder administratie, minder fouten, betere compliance en altijd direct inzicht in wat er op locatie is vastgelegd. Online formulieren maken en invullen wordt zo onderdeel van je dagelijkse workflow — niet een administratieve last achteraf.