Achtergrond van het project
Door de groei van Sfeervol Buitenleven werden steeds meer afdelingen, medewerkers en processen bij projecten betrokken. Verkoop, administratie, tekenkamer, werkvoorbereiding, productie en montage moesten dagelijks informatie met elkaar uitwisselen.
De verschillende processen waren echter verspreid over meerdere systemen en losse documenten. Hierdoor ontstond steeds meer behoefte aan één centrale werkwijze waarin iedereen met dezelfde actuele informatie kon werken.
Het doel was om meer overzicht en structuur binnen de organisatie te creëren, dubbel werk te verminderen en medewerkers efficiënter met elkaar te laten samenwerken.
Uitdagingen vóór Robaws
Voordat we met Robaws werkten, waren onze processen verspreid over verschillende systemen. Hierdoor was veel onderlinge afstemming nodig en ontstonden regelmatig dubbele werkzaamheden en extra controles.
Daarnaast was er onvoldoende centraal overzicht. Informatie was niet altijd direct beschikbaar of actueel, waardoor medewerkers regelmatig moesten controleren of zij met de juiste gegevens werkten.
We maakten onder andere gebruik van Unit4, Excel, een planbord, losse formulieren en verschillende checklists. Informatie was hierdoor verspreid over meerdere systemen en documenten.
De behoefte aan verandering speelde binnen de volledige organisatie: van verkoop en administratie tot de tekenkamer, werkvoorbereiding, productie en montage. Er was vooral behoefte aan één centrale omgeving waarin alle afdelingen met dezelfde informatie konden werken.
Robaws via Softwareshaker
Na een aantal weken voorbereiding zijn we met het volledige team overgestapt op Robaws en de Workshaker-app. De implementatie was een intensieve fase waarin we veel tijd hebben geïnvesteerd om onze processen goed in te richten.
In het eerste jaar hebben we Robaws steeds verder afgestemd op onze organisatie en manier van werken. Na enkele maanden begonnen de verbeteringen duidelijk zichtbaar te worden.
Doordat processen centraal werden ingericht en medewerkers leerden werken vanuit dezelfde omgeving, ontstond steeds meer structuur binnen de organisatie. Het belangrijkste resultaat hiervan is rust: medewerkers weten waar informatie staat en kunnen erop vertrouwen dat deze informatie actueel is.
Resultaten na implementatie
De grootste verbetering sinds de overstap naar Robaws is de rust binnen onze organisatie. Medewerkers kunnen productiever werken doordat alle relevante informatie centraal beschikbaar is en iedereen met dezelfde gegevens werkt.
Klanten kunnen hierdoor ook gemakkelijker door verschillende medewerkers worden geholpen. Offertes worden uniform opgebouwd en zijn voor zowel collega's als klanten beter te begrijpen. Vooral bij maatwerkoplossingen levert dit een groot voordeel op.
- Offertes worden ongeveer 60% sneller gemaakt.
- De organisatie werkt naar schatting ongeveer 20% efficiënter.
- Projectinformatie is centraal en voor iedere betrokken medewerker beschikbaar.
- Er is minder onderling overleg nodig om informatie te controleren of door te geven.
- Klanten kunnen sneller en consistenter worden geholpen.
Ook de Workshaker-app speelt hierin een belangrijke rol. Werkvoorbereiders, productie- en montagemedewerkers beschikken over dezelfde bestanden en projectinformatie.
Daarnaast wordt de nacalculatie automatisch actueel gehouden zonder extra handmatige werkzaamheden. Ook projectopnames worden via de app verwerkt en komen direct in Robaws terecht bij de werkvoorbereiders. Hierdoor zijn minder overdrachtsmomenten nodig en kan sneller worden doorgewerkt.
Toekomstperspectief
Met Robaws hebben we een centrale basis gecreëerd waarop we onze organisatie verder kunnen laten groeien. Doordat informatie op één plek wordt opgeslagen en processen voor alle afdelingen duidelijk zijn ingericht, kunnen we efficiënter samenwerken zonder dat hiervoor steeds meer intern overleg nodig is.
Voor ons is vooral belangrijk dat medewerkers erop kunnen vertrouwen dat informatie duidelijk en actueel is. Hierdoor kunnen zij zelfstandig hun werkzaamheden uitvoeren en kunnen we onze klanten sneller en beter bedienen.
We zouden Robaws dan ook zeker aanraden aan kleine tot middelgrote bedrijven die meer structuur, overzicht en rust binnen hun organisatie willen creëren.
