Plan containers, maak verhuurbonnen en registreer retouren in Robaws. De periodieke facturatie loopt daarna automatisch, gekoppeld aan project en boekhouding.
Containerverhuur is een logistieke puzzel. Containers gaan de deur uit in wisselende aantallen, staan bij klanten op bouwplaatsen, worden gewisseld, verplaatst of opgehaald, en moeten correct worden gefactureerd op basis van de werkelijke standtijd. Ondertussen belt de volgende klant met een aanvraag: “Heb je morgen drie puincontainers beschikbaar?”
Bij veel containerverhuurbedrijven wordt dit beheerd via Excel, losse verhuurbonnen of een apart systeem dat niet gekoppeld is aan de planning en boekhouding. Het gevolg: containers die te lang staan zonder facturatie, retouren die niet worden geregistreerd, voorraad die niet klopt en een facturatieproces dat dagen kost in plaats van minuten.
Met de verhuurmodule in Robaws Pro beheer je je volledige containerverhuur vanuit je ERP systeem. Verhuurbonnen, retourregistratie, periodieke facturatie en voorraadoverzicht: alles in één systeem, gekoppeld aan je klanten, projecten en boekhouding.
Containers die te lang staan zonder facturatie. Een klant heeft al zes weken een container staan. Maar in de drukte is het niet bijgehouden. Bij de maandafsluiting wordt het gemist, of pas weken later ontdekt. Dat is honderden euro’s aan gemiste omzet per container.
Retouren die niet worden geregistreerd. De chauffeur haalt een container op, maar de retour wordt niet doorgegeven aan de administratie. De container is fysiek terug op het depot, maar administratief staat hij nog als verhuurd. De klant wordt doorgefactureerd.
Geen overzicht over beschikbare voorraad. Een klant belt: “Heb je morgen twee puincontainers?” Je weet het niet zeker. Je moet in Excel zoeken, de chauffeur bellen en hopen dat de informatie klopt.
Wissels en verplaatsingen bijhouden is een ramp. Container wisselen op de bouwplaats (volle eruit, lege erin) is dagelijkse kost. Maar elke wissel moet administratief worden verwerkt: welke container gaat weg, welke komt, wat is de standtijd, wat wordt er gefactureerd?
Facturatie kost een halve dag per maand. Je moet per klant, per container, per periode de standtijd berekenen, eventuele staffelprijzen toepassen, transport meenemen en het hele verhaal kloppen. In Excel is dat een dagtaak.
Geen koppeling met de boekhouding. Facturen worden handmatig aangemaakt en apart geboekt. Dubbele invoer, foutgevoelig en tijdrovend.
Met de Robaws verhuurmodule beheer je het volledige containerverhuurproces in één systeem:
Verhuurbon aanmaken. Per verhuur maak je een bon aan met het project (de klant wordt automatisch uit het project overgenomen), het type container, het aantal, de startdatum en het afgesproken tarief. De verhuurbon is het centrale document waarop alles wordt geregistreerd.
Staffelprijzen automatisch berekend. Stel prijsstaffels in per containertype. Bijvoorbeeld: week 1-2 = € 75 per container per week, week 3-4 = € 65, daarna € 55. Robaws berekent automatisch het juiste tarief op basis van de werkelijke standtijd.
Retour registreren. Zodra een container wordt opgehaald, registreer je de retour met een inkomende verhuurbon (datum en aantal IN). De standtijd wordt automatisch berekend. Containers die nog uitstaan, blijven zichtbaar als “uitstaand.”
Wissels registreren. Bij een containerwissel (volle eruit, lege erin) registreer je de retour van de volle container en de uitgifte van de lege op dezelfde verhuurbon. De standtijd per container wordt apart berekend.
Extra diensten meefactureren. Transport, plaatsing, ophaal, schoonmaak of stortkosten: registreer ze als extra dienst op de verhuurbon. Ze worden automatisch meegefactureerd.
Periodieke facturatie. Eén keer per maand (of per week/kwartaal) factureer je alle uitstaande verhuur in bulk. Robaws berekent automatisch per verhuurbon wat er gefactureerd moet worden: standtijd × tarief + staffels + extra diensten. Facturen worden direct doorgestuurd naar je boekhoudsoftware.
Stap 1: Container aanmaken als verhuurartikel
Je maakt elk type container aan als verhuurartikel in Robaws. Per type stel je de verhuurperiode in (dag of week), de verhuurprijs, de kostprijs en eventuele staffelprijzen.
Stap 2: Verhuurbon aanmaken per project
Zodra een klant een container nodig heeft, maak je een verhuurbon aan. Je koppelt de bon aan de klant en het project in Robaws. Je voegt het type container toe, het aantal en de startdatum. De verhuurprijs wordt automatisch berekend.
Stap 3: Transport en extra diensten registreren
De containers moeten naar de projectlocatie. Je voegt transport toe als extra dienst op de verhuurbon. Na retour moeten de containers worden schoongemaakt? Voeg de schoonmaakdienst toe. Elke dienst heeft een eigen verkoop- en kostprijs.
Stap 4: Retour registreren
Wanneer containers terugkomen, registreer je het aantal en de datum. Komen er 30 van de 50 terug? Dan staan er nog 20 open. Die 20 worden doorberekend in de volgende facturatieperiode.
Stap 5: Periodiek factureren
Op het einde van de maand factureer je alle openstaande verhuurbonnen in één keer. Robaws berekent automatisch de verhuurprijs per bon op basis van het werkelijke aantal verhuurdagen, de staffelprijzen, de extra diensten en de losse artikelen. Facturen worden automatisch doorgestuurd naar je boekhouding.
Met de verhuurmodule heb je realtime inzicht in je volledige containervoorraad:
Per containertype. Hoeveel puincontainers, afvalcontainers, opslagcontainers en grondcontainers staan er uit? Dat volg je via de uitgaande en inkomende verhuurbonnen.
Per project. Per project zie je via de verhuurbonnen hoeveel containers er zijn uitgegaan en teruggekomen.
Signalering bij overschreden retourdatum. Met tags in het overzicht van de verhuurbonnen laat je verhuurbonnen opvallen die aan een zelf ingestelde voorwaarde voldoen. Zo kun je proactief contact opnemen met de klant, in plaats van achteraf te ontdekken dat een container al maanden te lang staat.
Met de Robaws verhuurmodule beheer je het volledige containerverhuurproces in één systeem:
Verhuurbon aanmaken. Per verhuur maak je een bon aan met het project (de klant wordt automatisch uit het project overgenomen), het type container, het aantal, de startdatum en het afgesproken tarief. De verhuurbon is het centrale document waarop alles wordt geregistreerd.
Staffelprijzen automatisch berekend. Stel prijsstaffels in per containertype. Bijvoorbeeld: week 1-2 = € 75 per container per week, week 3-4 = € 65, daarna € 55. Robaws berekent automatisch het juiste tarief op basis van de werkelijke standtijd.
Retour registreren. Zodra een container wordt opgehaald, registreer je de retour met een inkomende verhuurbon (datum en aantal IN). De standtijd wordt automatisch berekend. Containers die nog uitstaan, blijven zichtbaar als “uitstaand.”
Wissels registreren. Bij een containerwissel (volle eruit, lege erin) registreer je de retour van de volle container en de uitgifte van de lege op dezelfde verhuurbon. De standtijd per container wordt apart berekend.
Extra diensten meefactureren. Transport, plaatsing, ophaal, schoonmaak of stortkosten: registreer ze als extra dienst op de verhuurbon. Ze worden automatisch meegefactureerd.
Periodieke facturatie. Eén keer per maand (of per week/kwartaal) factureer je alle uitstaande verhuur in bulk. Robaws berekent automatisch per verhuurbon wat er gefactureerd moet worden: standtijd × tarief + staffels + extra diensten. Facturen worden direct doorgestuurd naar je boekhoudsoftware.
Facturen uit de verhuurmodule worden automatisch doorgestuurd naar je boekhoudsoftware via de standaard Robaws-koppelingen:
Per verhuurartikel en per extra dienst stel je de juiste grootboekrekening in. Zo wordt elke factuur correct geboekt, zonder handmatige tussenkomst. Je boekhouder of accountant ziet de facturen automatisch verschijnen.
De verhuurmodule werkt voor alle typen containers en verhuursituaties:
Puincontainers en afvalcontainers. De meest voorkomende verhuur: containers plaatsen bij klanten voor puin, bouw- en sloopafval. Met wisselcycli (vol → leeg) en standtijd-facturatie.
Opslagcontainers. Containers voor tijdelijke opslag op bouwplaatsen of bij klanten. Langere verhuurperiodes, periodieke facturatie.
Grondcontainers. Containers voor grondtransport en -opslag bij infra- en grondverzetprojecten.
Kantoor- en woonunits. Tijdelijke units voor bouwplaatskantoren, schaftruimtes of sanitair. Vaak langlopende verhuur met maandfacturatie.
Speciale containers. Koelcontainers, tankcontainers of andere gespecialiseerde units. Met eigen tariefstructuren en extra diensten.
Per containertype stel je een eigen verhuurartikel in met het juiste tarief, de juiste staffelprijzen en de relevante extra diensten.
Niet elke klant betaalt hetzelfde tarief. Vaste klanten krijgen korting, grote projecten krijgen speciale tarieven en bij langdurige verhuur gelden staffelprijzen. De verhuurmodule in Robaws ondersteunt deze flexibiliteit op meerdere niveaus:
Op artikelniveau: de standaard verhuurprijs en staffelprijzen die je instelt bij het verhuurartikel.
Op klantniveau: pas verhuurtarieven aan per klant. Een vaste klant betaalt bijvoorbeeld structureel €275 per week in plaats van de standaard €300.
Op projectniveau: stel afwijkende tarieven in per project. Groot project met veel materieel? Dan geldt een projectprijs.
Op verhuurbonniveau: overschrijf de prijs direct op een individuele verhuurbon. Voor eenmalige uitzonderingen of speciale afspraken.
De standaardprijs geldt altijd als basis. Afwijkingen op klant-, project- of bonniveau overschrijven de standaard. Zo houd je de prijsstructuur beheersbaar maar flexibel.
Veel containerverhuurbedrijven doen meer dan alleen verhuur. Ze zijn ook actief in transport, grondverzet, infra of bouw. De kracht van Robaws is dat de verhuurmodule volledig is geïntegreerd in het ERP-systeem. Dat betekent:
Projectadministratie: verhuurkosten en -opbrengsten worden automatisch toegerekend aan het juiste project. In je nacalculatie zie je niet alleen arbeid en materiaal, maar ook verhuur.
Klantbeheer: alle verhuurbonnen, facturen en uitstaand materieel zijn zichtbaar op de klantkaart.
Facturatie en boekhouding: verhuurfacturen worden automatisch opgebouwd en doorgestuurd naar Exact Online, SnelStart, Twinfield, Visma Yuki of Minox.
Materieelbeheer: combineer verhuur met het materieelbeheer in Robaws. Registreer onderhoud, reparaties en locatie van je containers.
Track & trace: combineer met Fleetshaker voor GPS-tracking van je transportvoertuigen en eventueel je containers zelf (via draadloze trackers).
Planning: plan transport van containers vanuit het digitale planbord. Wijs chauffeurs en materieel toe per opdracht.
Zo beheer je je containerverhuur niet in een los systeem, maar als integraal onderdeel van je bedrijfsvoering.
maak artikelen aan met het type "verhuur". Stel verhuurperiode (dag/week), verhuurprijs en kostprijs in.
tijdsuitzonderingen instellen per verhuurartikel. Verschillende prijzen op basis van de verhuurperiode (bijv. eerste 2 weken, 2-4 weken, daarna).
koppel instelbare extra diensten aan verhuurartikelen: transport, schoonmaak, reparatie. Met eigen verkoop- en kostprijs.
koppel verhuurartikelen en extra diensten aan de juiste grootboekrekening voor correcte boekhouding.
registreer elke verhuurtransactie. Koppel aan klant en project. Voeg verhuurartikelen, losse artikelen en extra diensten toe.
registreer wanneer materieel wordt teruggebracht. Niet-teruggebracht materieel blijft zichtbaar als uitstaand.
voeg verbruiksmaterialen en accessoires toe die mee worden gefactureerd.
factureer per maand, week of kwartaal. Automatische berekening van verhuurprijzen, staffels, extra diensten en losse artikelen.
pas tarieven aan op klant-, project- of bonniveau. Standaardprijzen, kortingen en speciale afspraken.
per project, per klant of totaal. Zie welk materieel nog uitstaat en voor hoelang.
inzicht in verhuuromzet en kosten per artikel, klant of project.
volledig geïntegreerd met projectadministratie, klantbeheer, facturatie, boekhouding en materieelbeheer.
Ontdek hoe de Robaws verhuurmodule jouw containerbedrijf helpt om voorraad te beheren, correct te factureren en grip te krijgen op je hele vloot. Plan een demo of start direct met een gratis proefaccount.
