Facturen van leveranciers komen binnen in één inbox, worden uitgelezen met OCR, UBL of Peppol en gaan na goedkeuring met één klik naar je boekhouding.
Inkoopfacturen zijn een van de meest tijdrovende administratieve taken. Ze komen binnen via de post, per e-mail als pdf, via een leveranciersportaal of als e-factuur. Iemand moet ze openen, de gegevens overtypen, ze koppelen aan het juiste project, ze laten goedkeuren en ze doorboeken naar de boekhouding. Bij tientallen facturen per week kost dat uren, en elke handmatige stap is een kans op fouten.
In Robaws gaat veel van dit werk vanzelf. Of een factuur nu binnenkomt als pdf, als UBL-bestand of via Peppol: Robaws leest de gegevens in. Jij wijst de regels toe aan het juiste project of de juiste bestelling, laat de factuur goedkeuren en stuurt hem met één klik naar je boekhoudsoftware. Minder overtypen, minder fouten en meer grip op je projectkosten.
Vraag een demo aanGeheel vrijblijvend, online of op locatie.
Elke factuur wordt geopend, gelezen en met de hand ingevoerd: leverancier, factuurnummer, bedrag, btw, datum. Bij vijftig facturen per week is dat een dagtaak, en elke typefout werkt door in je administratie.
De inkoopfactuur voor het materiaal van project X wordt geboekt in de boekhouding, maar niet gekoppeld aan het project. Het gevolg: je projectkosten kloppen niet en je nacalculatie deugt niet.
De factuur wordt geboekt en betaald, maar klopt hij wel? Is het bestelde geleverd en is de prijs conform de afspraak? En wie mag een factuur van € 5.000 goedkeuren? Zonder vaste flow keurt degene goed die hem het eerst ziet, of niemand.
In België is e-facturatie via Peppol tussen bedrijven sinds 1 januari 2026 verplicht. In Nederland wil het kabinet het vanaf 1 juli 2030 verplicht maken. Wie nu al UBL en Peppol verwerkt, loopt voor.
Inkoopfacturen komen in verschillende formaten binnen. Je stuurt ze door naar je Robawsbox, het eigen e-mailadres voor je aankoopfacturen in Robaws. Je kunt ook een pdf- of XML-bestand uploaden, of een foto maken met de Robaws App. Robaws verwerkt ze allemaal.
Robaws leest de tekst uit een pdf of scan met de OCR-technologie van Klippa en herkent de leverancier aan het btw-nummer. Premium OCR herkent ook de factuurregels, hoeveelheden en eenheidsprijzen. Jij controleert en bevestigt. OCR kost € 0,15 (snel) of € 0,70 (premium) per factuur.
Krijg je een factuur of bon op locatie? Maak een foto of kies een bestand in de Robaws App, dan wordt hij met OCR ingelezen.
Een UBL-factuur is geen plaatje maar gestructureerde data: alle factuurgegevens zitten machineleesbaar in het bestand. Robaws leest hem direct in, zonder OCR en met 100% nauwkeurigheid, want er valt niets te herkennen. Via je Robawsbox verwerk je UBL-facturen gratis.
Peppol is het internationale netwerk voor e-facturen. Zet je Peppol-inbox aan, dan komen facturen van leveranciers automatisch binnen, met alle factuurregels. Staat er een project of order in de factuur, dan wordt die meteen gekoppeld.
Factuur komt binnen
Via je Robawsbox (e-mail), via Peppol, als upload of als foto uit de Robaws App. Robaws verzamelt alle inkomende facturen op één plek.
Gegevens worden ingelezen
Bij een pdf of foto herkent OCR de gegevens. Bij UBL of Peppol worden de gestructureerde gegevens direct overgenomen.
Koppelen aan project of bestelling
Je wijst elke factuurregel toe aan een project, order, activiteit of materieel, of laadt de bestelling in (Robaws Pro). Zo belanden de kosten op de juiste plek.
Controleren en goedkeuren
Met de goedkeuringsflow (Robaws Pro) keurt de juiste persoon de factuur goed, zo nodig in meerdere stappen.
Doorboeken naar de boekhouding
Je stuurt de factuur met één klik, of via een automation, als UBL-bestand naar je boekhoudpakket. Klaar voor betaling.
Dit is het verschil tussen een boekhoudpakket en een ERP. In een boekhoudpakket boek je een inkoopfactuur op een grootboekrekening, klaar. In Robaws koppel je de factuur óók aan het project of de werkorder waarvoor de inkoop is gedaan.
Elke factuurregel wijs je toe aan het project waarvoor de inkoop is gedaan. Gaat één factuur over drie projecten, dan verdeel je de regels. Zo is je nacalculatie (Robaws Pro) betrouwbaar.
Werk je in regie? Koppel de inkoopfactuur aan de order, bijvoorbeeld voor een onderaannemer of een gehuurde machine. In de order uitvoering stel je de marge in.
Vanuit de order uitvoering factureer je de gekoppelde werkbonnen en inkoopfacturen in één keer: gewerkte uren, gebruikt materiaal en doorbelaste inkoop, elk met de juiste marge.
Een monteur werkt een dag in regie: 8 uur en € 240 materiaal. Voor de klus huur je een hoogwerker in (inkoopfactuur € 180) met 15% marge. Op de factuur: 8 regie-uren, € 240 materiaal en € 207 voor de hoogwerker.
Niet elke factuur mag zomaar worden betaald. Met de goedkeuringsflow in Robaws Pro bepaal je wie een factuur goedkeurt voordat je hem betaalt. Pas als iedereen in de flow heeft goedgekeurd, maak je het betaalbestand.
Zo betaal je alleen facturen die zijn gecontroleerd en goedgekeurd.
Per stap stel je een minimumbedrag in. Een kleine factuur keurt één persoon goed; boven het bedrag komt er een stap bij, bijvoorbeeld de directie.
Met prioriteiten krijgt de volgende persoon de aanvraag pas als de vorige heeft goedgekeurd. Goedkeuren kan ook onderweg in de Robaws App.
Je koppelt een flow aan een leverancier. Komt de factuur binnen via de Robawsbox, dan kan de flow automatisch starten.
Laad de bestelling in de aankoopfactuur op basis van de bestelde of de ontvangen hoeveelheid. Zo zie je of bestelling, levering en factuur overeenkomen.
Na goedkeuring stuur je de inkoopfactuur met één klik naar je boekhouding, of laat je dat een automation doen. Robaws stuurt de factuur als UBL-bestand, met de pdf en alle gegevens. Robaws koppelt met Exact Online, SnelStart, Twinfield, Minox en Visma Yuki; de Twinfield-koppeling kost € 30 per maand.
Werk je met Twinfield en Basecone? Lees hoe Robaws, Basecone en Twinfield samenwerken.
Zodra de factuur in je boekhoudpakket staat, ziet je accountant hem daar, met de pdf erbij. Geen stapel facturen meer aanleveren aan het eind van het kwartaal.
Met de Ponto-koppeling selecteer je goedgekeurde aankoopfacturen en stuur je ze in één keer naar je bank. Ponto haalt daarnaast elke twee uur je betalingen op in Robaws.
Basecone, Whitevision, TriFact365 en Zenvoices zijn specialisten in het verwerken van facturen: van herkennen en goedkeuren tot doorboeken naar de boekhouding. Robaws biedt die verwerking ook en verbindt de factuur daarnaast rechtstreeks met je project, bestelling, werkbon en nacalculatie.
| Onderdeel | Losse factuurverwerkingstool | Robaws |
|---|---|---|
| Herkennen (OCR, UBL, Peppol) | Ja, afhankelijk van de gekozen tool | OCR met Klippa, plus UBL en Peppol |
| Goedkeuren in meerdere stappen, ook via de app | Ja, afhankelijk van de gekozen tool | Ja, met een minimumbedrag per stap (Pro) |
| Controle tegen bestelling | Afhankelijk van de tool of via een koppeling | Bestelling, levering en factuur in één dossier (Pro) |
| Kosten op project of werkorder | Via een koppeling met je ERP-systeem | Per factuurregel, in hetzelfde systeem |
| Doorbelasten aan de klant met marge | Buiten de tool, in je ERP of boekhouding | Via de order uitvoering |
| Samenwerking met de accountant | Via de tool en de boekhoudkoppeling | Na doorboeken zichtbaar in het boekhoudpakket |
| Aantal systemen | Extra tool naast je ERP of boekhouding | Onderdeel van Robaws, vanaf Starter |
Minder overtypen en fouten
OCR, UBL en Peppol vullen de factuurgegevens in. Je controleert en bevestigt, en voorkomt zo typefouten in bedragen, btw en factuurnummers.
Kloppende projectkosten
Elke factuurregel staat op het juiste project. Zo klopt je nacalculatie.
Geen onjuiste betalingen
Met bestellingen en de goedkeuringsflow (Robaws Pro) controleer je facturen voordat je ze betaalt.
Klaar voor e-facturatie
Met UBL en Peppol ben je voorbereid op de verplichte e-facturatie die eraan komt.
Sneller proces
Een factuur wordt verwerkt zodra hij binnenkomt. Geen stapels facturen die blijven liggen tot iemand tijd heeft.
Aankoopfacturen zitten in elk Robaws-pakket, vanaf Starter. Je verwerkt ze in dezelfde omgeving als je projecten, orders en bestellingen. Zo staat een factuur nooit los van het werk waarvoor de inkoop is gedaan.
De basis heb je dus meteen: facturen ontvangen, uitlezen, toewijzen en doorsturen naar je boekhouding. Met Robaws Pro komen de goedkeuringsflow en bestellingen erbij, zodat je ook controleert voordat je betaalt.
Elk bedrijf met veel inkoop heeft er baat bij, maar waar de tijd in zit verschilt per sector: van onderaannemers in de bouw tot onderdelen in de werkplaats. Zo helpt Robaws:
Hoe meer inkoopfacturen je verwerkt, hoe meer tijd je bespaart.
Platform incl. 1 gebruiker
Extra gebruiker € 24 per maand
(jaarlijkse facturering)
Platform incl. 1 gebruiker
Extra gebruiker € 49 per maand
(jaarlijkse facturering)
Platform incl. 1 gebruiker
Extra gebruiker € 89 per maand
(jaarlijkse facturering)
Alle prijzen zijn exclusief btw.
Robaws Inkoopfacturen is een cloudgebaseerde module binnen het Robaws ERP-systeem, speciaal ontworpen voor bedrijven in de bouw-, installatie-, infra- en mechanisatiesector. Deze module stelt je in staat om je inkoopfacturen efficiënt te beheren, van ontvangst tot betaling.
OCR leest een pdf, scan of foto uit en is een betaalde functie. Een UBL-bestand bevat de factuurgegevens al als gestructureerde data, dus er hoeft niets herkend te worden: Robaws neemt ze 100% nauwkeurig over. Stuur je een UBL-factuur naar je Robawsbox, dan verwerkt Robaws die gratis.
Ja. Zodra je Peppol-inbox actief is, komen e-facturen van je leveranciers automatisch binnen bij je aankoopfacturen, met alle factuurregels. Staat er een project of order in de factuur, dan wordt die meteen gekoppeld. Ook je verkoopfacturen verstuur je Peppol-conform, in elk Robaws-pakket.
Ja. Elke factuurregel wijs je apart toe aan een project, een order, een activiteit of materieel. Zo verdeel je één factuur over meerdere projecten en staan de kosten op de juiste plek voor je nacalculatie (Robaws Pro).
Met de goedkeuringsflow (Robaws Pro) koppel je een flow aan een leverancier. Per stap kies je wie goedkeurt en vanaf welk bedrag die stap meedoet; de volgende persoon krijgt de aanvraag pas als de vorige heeft goedgekeurd. De flow start je op de factuur of automatisch via de Robawsbox. Goedkeuren kan ook in de Robaws App. Pas na goedkeuring maak je een betaalbestand.
Je stuurt een aankoopfactuur met één klik naar je boekhoudpakket, of je laat dat een automation doen. Robaws stuurt de factuur als UBL-bestand, met de pdf en alle gegevens. Robaws koppelt onder meer met Exact Online, SnelStart, Twinfield, Minox en Visma Yuki; de Twinfield-koppeling kost € 30 per maand.
Ja, met de Ponto-koppeling. In het overzicht van je aankoopfacturen selecteer je de facturen en stuur je ze naar Ponto, dat de betalingen bij je bank klaarzet. Gebruik je de goedkeuringsflow, dan kan dat pas na goedkeuring.
OCR (optical character recognition) leest de tekst uit een pdf, scan of foto en zet die om in bruikbare gegevens. Robaws herkent de leverancier aan het btw-nummer. Met premium OCR worden ook de factuurregels, hoeveelheden en eenheidsprijzen herkend. Jij controleert de gegevens en bevestigt.
Robaws gebruikt de OCR-technologie van Klippa om de gegevens van inkoopfacturen uit te lezen. Je kiest tussen snelle OCR (€ 0,15 per factuur) en premium OCR (€ 0,70 per factuur), die ook de factuurregels, hoeveelheden en eenheidsprijzen herkent.
Het kabinet wil e-facturatie tussen bedrijven vanaf 1 juli 2030 verplicht maken; de technische uitwerking volgt nog. Robaws is een erkend Peppol-accesspoint: je verstuurt facturen via Peppol rechtstreeks vanuit Robaws, ook met een Nederlands btw-nummer. Je kunt dus nu al elektronisch factureren. Lees het bericht van de Rijksoverheid.
Ja, via de order. Koppel de inkoopfactuur aan de order van de klant. In de order uitvoering pas je de marge, prijs en korting aan en factureer je de gekoppelde werkbonnen en inkoopfacturen in één keer.
Ja, met bestellingen in Robaws Pro. Je laadt de bestelling in de aankoopfactuur op basis van de bestelde of de ontvangen hoeveelheid (3-way matching). Met de instelling om bestellingen te proberen te koppelen, koppelt Robaws de bestelling zelf als artikelen, aantallen en totalen overeenkomen.
Aankoopfacturen zitten in elk Robaws-pakket, vanaf Starter (€ 29 per maand). De goedkeuringsflow en bestellingen zitten in Robaws Pro. OCR is een betaalde functie: snelle OCR kost € 0,15 en premium OCR € 0,70 per factuur. Een UBL-factuur via je Robawsbox verwerk je gratis.
Stop met overtypen, ongekoppelde kosten en ongecontroleerde betalingen. Verwerk je inkoopfacturen via OCR, UBL en Peppol, gekoppeld aan je projecten en met één klik doorgeboekt naar je boekhouding.
Liever direct contact? Bel +31 (0)35 203 1866
