Meer- en minderwerk binnen je project: stelposten verrekenen, uren en materiaal opboeken via verrekening of werkorder. Ondertekenen of direct factureren.
Meer- en minderwerk is een van de grootste lekken in de projectmarge. Je hebt een werk gecalculeerd en aangenomen, maar tijdens de uitvoering verandert er van alles. De klant wil iets extra’s, een stelpost valt anders uit, er komt onvoorzien werk bij. Wordt dat niet vastgelegd, dan voer je het wel uit maar factureer je het niet. Dat gaat rechtstreeks ten koste van je winst.
In Robaws is meer- en minderwerk onderdeel van het project. Bij werk dat je via de calculatie hebt aangenomen, leg je tijdens de uitvoering elke wijziging vast, als verrekening (Robaws Pro) of als werkorder. Je verrekent stelposten, boekt extra uren, materiaal en materieel op als meerwerk en factureert het met of zonder ondertekening van de klant. Zo loopt geen enkele wijziging meer langs je marge.
Vraag een demo aanGeheel vrijblijvend, online of op locatie.
Meerwerk is werk dat tijdens een project bijkomt, bovenop wat je in de offerte had afgesproken. Minderwerk is het omgekeerde: werk dat je had begroot, maar dat uiteindelijk niet nodig blijkt. Samen noem je dit meer- en minderwerk.
Beide reken je apart af van de aanneemsom. Meerwerk tel je erbij op, minderwerk trek je ervan af. Wat overblijft is de werkelijke eindafrekening van het project: de aanneemsom, plus het meerwerk, min het minderwerk.
Meer- en minderwerk hoort dus niet bij de uitzonderingen op een project. Zodra je met een vaste aanneemsom werkt en de uitvoering langer duurt dan een paar dagen, komt het bijna altijd voor.
De klant vraagt onderweg om extra werk. De ploeg voert het uit. Maar het wordt niet genoteerd, niet doorgegeven en niet gefactureerd. Pure winst die verdampt.
In de calculatie zat een stelpost, een geschat bedrag voor werk dat nog niet vaststond. Tijdens het project valt het anders uit, maar het verschil wordt niet verrekend. Je eindafrekening klopt niet.
De klant betwist het meerwerk: dat hebben we nooit afgesproken. Wat viel onder de aanneemsom en wat was meerwerk? Zonder vastlegging tijdens het project is dat welles-nietes.
Werk dat is komen te vervallen wordt niet altijd verrekend, soms in jouw nadeel, soms ten onrechte in dat van de klant.
Meer- en minderwerk komt voort uit werk dat je hebt gecalculeerd en aangenomen. De basis ligt in de calculatie en de offerte: daar staat wat er is afgesproken en voor welk bedrag. Zodra het werk is aangenomen en een project is geworden, begint de uitvoering, en daarmee de wijzigingen.
In Robaws leg je die wijzigingen vast binnen het project, naast de oorspronkelijke offerte. Dat gebeurt binnen dezelfde projectadministratie waarin je ook de rest van het project bijhoudt. Zo blijft altijd helder wat er is aangenomen, wat er is bijgekomen als meerwerk en wat er is vervallen als minderwerk.
Meer- en minderwerk is in de bouw vaak niet alleen een boekhoudkundige kwestie, maar ook een contractuele. In veel aannemingsovereenkomsten gelden de UAV 2012. Daarin regelt onder meer paragraaf 36 hoe wijzigingen tijdens de uitvoering met de opdrachtgever worden verrekend, in plaats van dat ze stilzwijgend in de aanneemsom verdwijnen.
Ook de wet stelt eisen: volgens artikel 7:755 van het Burgerlijk Wetboek moet je de opdrachtgever tijdig wijzen op de prijsverhoging die meerwerk met zich meebrengt. Een mondelinge afspraak op de bouwplaats is achteraf lastig te bewijzen. Vastlegging tijdens het project, met datum en omschrijving, is precies wat je nodig hebt.
In Robaws leg je meer- en minderwerk daarom vast op het moment dat het ontstaat, niet achteraf uit je geheugen gereconstrueerd.
Tijdens de uitvoering komt er werk bij dat niet in de calculatie zat, en vallen geschatte bedragen anders uit. Het meerwerk registreer je op de digitale werkbon, door de monteur op locatie of door de projectleider vanuit kantoor.
Zo leg je elke wijziging vast op het moment dat hij plaatsvindt, met het juiste tarief, en hoeft niemand achteraf te reconstrueren wat er is gebeurd.
In je calculatie zat een stelpost voor nog onbekend werk, bijvoorbeeld € 2.000 voor grondwerk. Kost het in de praktijk € 2.400, dan leg je het verschil van € 400 vast in een verrekening met de klant.
Extra arbeid die niet in de calculatie zat, boek je op als meerwerk, met het bijbehorende uurtarief.
Extra materiaal dat is verbruikt buiten de oorspronkelijke begroting, voeg je toe als meerwerk.
Extra inzet van machines of gereedschap die niet was begroot, boek je op met het juiste tarief.
Hoe je meer- en minderwerk afhandelt, bepaal je zelf, afhankelijk van je afspraken met de klant. Je kiest per situatie wat past: een akkoord vooraf bij grote wijzigingen, of direct factureren bij kleine.
In beide gevallen wordt het meer- en minderwerk vastgelegd bij het project, zodat het traceerbaar is en correct wordt meegenomen in de facturatie.
Je stuurt de verrekening naar de klant, die hem via een link in de e-mail digitaal ondertekent. Zo heb je akkoord voordat je het uitvoert of factureert, zonder discussie achteraf. Ideaal bij grotere wijzigingen of veeleisende opdrachtgevers.
Bij kleinere wijzigingen of vaste klanten factureer je het meer- en minderwerk direct, zonder aparte ondertekening. Sneller, met minder administratieve stappen.
Veel bouwbedrijven werkten meer- en minderwerk voorheen bij met een los formulier of een Excel-sheet naast de projectadministratie. Dat werkt, tot het bestand van hand tot hand gaat en niemand meer zeker weet welke versie de laatste is.
In Robaws registreer je meer- en minderwerk direct in het project zelf.
Een apart meer- en minderwerkformulier is niet meer nodig. Elke wijziging staat bij het project waar hij bij hoort.
Geen Excel-bestand dat apart moet worden bijgewerkt en van hand tot hand gaat. Er is één stand, en die staat in Robaws.
Een wijziging is meteen zichtbaar voor iedereen die met het project werkt. Niemand werkt meer met een oude versie.
De projectleider legt het meerwerk vast, en wie de factuur opmaakt, ziet direct wat er verrekend moet worden.
Robaws biedt twee manieren om meer- en minderwerk vast te leggen. Welke je gebruikt, hangt af van hoe je het project factureert.
Door de juiste route te kiezen, sluit het meer- en minderwerk aan op je facturatiemethode: je vorderingsstaat of je termijnen blijven kloppen, en het meerwerk komt er netjes naast.
Werk je met een vorderingsstaat (Robaws Pro)? Dan bouw je die op uit de oorspronkelijke offertes en voeg je de verrekeningen toe. Zo factureer je het aangenomen werk plus de wijzigingen op basis van de werkelijke voortgang, gangbaar in de infra en GWW.
Factureer je met een financiële planning in termijnen, in percentages of vaste bedragen? Dan leg je het meerwerk vast als aparte werkorder, die je los van de termijnen uitvoert en factureert.
De wijziging staat in een aparte verrekening, zodat de goedgekeurde offerte de contractuele basis van het project blijft.
Net als de offerte telt de verrekening mee in de nacalculatie (Robaws Pro), zodat begrote kosten en het uiteindelijke resultaat blijven aansluiten.
Meer- en minderwerk en staartkosten horen bij dezelfde vraag: klopt de eindafrekening van dit project? Meer- en minderwerk gaat over wijzigingen tijdens de uitvoering. Staartkosten gaan over kosten die pas na de oplevering binnenkomen, zoals een late leveranciersfactuur of een nacalculatie op materiaal.
Reken je het meerwerk goed af, maar mis je de staartkosten, dan klopt je projectresultaat alsnog niet. Beide horen daarom bij dezelfde afsluitende controle van een project: is alles wat is uitgevoerd ook verrekend, en is alles wat nog binnenkomt ook meegenomen.
Geen verdampte marge
Elke wijziging leg je vast en factureer je. Geen meerwerk dat je gratis weggeeft.
Onderbouwing richting klant
Met ondertekening heb je akkoord vooraf. Geen discussie achteraf over wat wel en niet was afgesproken.
Kloppende eindafrekening
Aanneemsom plus meerwerk min minderwerk, met verrekende stelposten. Onderbouwd en traceerbaar.
Aansluiting op facturatie
Verrekeningen voor vorderingsstaten, werkorders voor termijnen. De methode past bij hoe je factureert.
Vastlegging op het moment zelf
Meerwerk registreer je op de werkbon op locatie of via de projectleider, niet achteraf gereconstrueerd.
Zodra je projecten calculeert en aanneemt, ontstaat meer- en minderwerk. Hoe dat eruitziet verschilt per sector, maar goed beheer beschermt overal je marge.
In Robaws leg je meerwerk vast binnen het project. Met een verrekening (Robaws Pro) bouw je het meer- of minderwerk op zoals een offerte, met lijnen en posten. Extra uren en materiaal legt de monteur ook vast op de werkbon, en wil je het meerwerk los uitvoeren en factureren, dan maak je er een aparte werkorder van.
Dat bepaal je zelf. Je kunt de klant een verrekening digitaal laten ondertekenen via een link in de e-mail, of hem zonder ondertekening direct factureren. Bij grotere wijzigingen is een akkoord vooraf verstandig: dan voorkom je discussie achteraf.
Nee, het zijn twee verschillende dingen die samen je eindafrekening bepalen. Meer- en minderwerk zijn wijzigingen tijdens de uitvoering, die je met de klant verrekent. Staartkosten zijn kosten die pas na de oplevering binnenkomen, zoals een late leveranciersfactuur. Beide neem je mee in de nacalculatie van het project (Robaws Pro).
Het verschil tussen de stelpost en de werkelijke kosten leg je vast in een verrekening op het project. Zat er in je offerte bijvoorbeeld € 2.000 voor grondwerk en kost het € 2.400, dan verreken je € 400 als meerwerk. Valt het lager uit, dan verreken je het verschil als minderwerk. De oorspronkelijke offerte blijft zo ongewijzigd.
Een verrekening (Robaws Pro) maak je op zoals een offerte en hoort bij het project. Je factureert hem direct, zet hem op een bestaande factuur of neemt hem op in een vorderingsstaat. Een werkorder gebruik je als je het meerwerk los van de termijnen in je financiële planning wilt uitvoeren en factureren. Beide tellen mee in de nacalculatie van het project.
Allebei. Volgens artikel 7:755 van het Burgerlijk Wetboek moet de aannemer de opdrachtgever tijdig wijzen op de prijsverhoging die meerwerk met zich meebrengt. Doet hij dat niet, dan kan hij die verhoging meestal niet in rekening brengen, tenzij de opdrachtgever de noodzaak zelf had moeten begrijpen. Werk je onder de UAV 2012, dan regelt onder meer paragraaf 36 hoe wijzigingen en meer- en minderwerk worden verrekend. Leg wijzigingen daarom vast zodra ze ontstaan.
Voor een verrekening wel. Verrekeningen zitten, net als vorderingsstaten en de nacalculatie, in Robaws Pro. Welk pakket bij jouw manier van werken past, zie je op de pagina met tarieven.
Ja, maar achteraf is hij lastig te bewijzen. Ontstaat er discussie, dan moet je als aannemer kunnen laten zien wat er is afgesproken en dat je de opdrachtgever op tijd hebt gewezen op de prijsverhoging (artikel 7:755 BW). Leg meerwerk daarom direct vast in het project, en laat de klant bij grotere wijzigingen vooraf digitaal akkoord geven.
Stop met meerwerk dat je uitvoert maar niet factureert. Leg elke wijziging vast binnen je project, als verrekening of werkorder, met of zonder ondertekening, en bescherm je marge.
Liever direct contact? Bel +31 (0)35 203 1866
