Calculatie in de bouw: zo maak je een begroting die klopt

Een goede calculatie is de basis van elk winstgevend project. Reken je te krap, dan kost elke klus je geld. Reken je te ruim, dan verlies je de opdracht aan een concurrent. Toch maken veel bouw- en installatiebedrijven hun calculatie nog in Excel, met prijzen die al maanden niet zijn bijgewerkt. In dit artikel lees je waaruit een calculatie in de bouw bestaat, hoe je stap voor stap een begroting maakt die klopt en wat een calculatieprogramma daaraan toevoegt.

Wat is een calculatie in de bouw?

Een calculatie (of begroting) is de berekening van wat een project gaat kosten, voordat je eraan begint. Op basis daarvan bepaal je de prijs die je aan de klant offreert. Je hoort daarom vaak de term voorcalculatie. Na afloop vergelijk je de werkelijke kosten met die voorcalculatie: dat is de nacalculatie. Pas als die twee bij elkaar komen, weet je of je calculatie klopte en waar je volgende keer anders moet rekenen.

Een calculatie is iets anders dan een offerte. De calculatie is je interne rekensom, met kostprijzen, normen en marges. De offerte is wat de klant te zien krijgt: de omschrijving van het werk, de prijs en de voorwaarden.

Waaruit bestaat een bouwcalculatie?

Elke calculatie bestaat uit directe kosten en opslagen. De directe kosten zijn de kosten die je rechtstreeks aan het werk kunt toewijzen:

• Arbeid: het aantal uren maal het uurtarief. Het aantal uren reken je uit met normen, bijvoorbeeld het aantal uren per m² of per stuk.
• Materiaal: de hoeveelheid maal de inkoopprijs, met een snij- of breukverlies waar dat nodig is.
• Materieel: de inzet van machines en gereedschap, tegen een intern tarief of de huurprijs.
• Onderaanneming: werk dat je uitbesteedt, op basis van de prijs van je onderaannemer.

Daar komen de opslagen bij: de bouwplaatskosten (keet, hekken, afvalcontainers, kraan), de algemene kosten van je bedrijf (kantoor, auto’s, verzekeringen) en een opslag voor winst en risico. Vergeet ook de kosten na oplevering niet, zoals herstelwerk en garantie: lees daarover meer in ons artikel over staartkosten.

In 6 stappen een calculatie maken die klopt

1. Deel het werk op in posten

Verdeel het project in hoofdstukken en posten, bijvoorbeeld per bouwdeel of per soort werk. Zo houd je overzicht, en kun je later per post vergelijken wat je hebt gerekend en wat het werkelijk kostte.

2. Bepaal de hoeveelheden

Reken uit hoeveel je nodig hebt: meters, vierkante meters, stuks. Werk je met een bestek of een uittrekstaat van de opdrachtgever, neem die hoeveelheden dan over en controleer ze.

3. Reken de uren uit met normen

Gebruik vaste normen per werkzaamheid, gebaseerd op eerdere projecten. Een norm die nooit wordt gecontroleerd raakt verouderd: houd hem daarom bij met de cijfers uit je nacalculatie.

4. Gebruik actuele materiaalprijzen

Materiaalprijzen veranderen voortdurend. Wie met een prijslijst van vorig jaar rekent, levert ongemerkt marge in. Installateurs halen artikelen en prijzen daarom rechtstreeks uit de database van hun groothandels, bijvoorbeeld via 2BA.

5. Tel de opslagen erbij

Bereken de bouwplaatskosten, algemene kosten en winst en risico. Doe dat bij voorkeur met vaste percentages per type project, zodat elke calculator op dezelfde manier rekent.

6. Controleer en vergelijk

Leg de calculatie naast vergelijkbare projecten. Wijkt de prijs per m² of per woning sterk af, zoek dan uit waarom voordat de offerte de deur uitgaat.

Veelgemaakte fouten bij het calculeren

• Verouderde prijzen: materiaal en onderaanneming tegen oude prijzen.
• Geen nacalculatie: normen worden nooit getoetst aan wat een klus werkelijk kostte.
• Vergeten posten: transport, afval, steigers, kleine materialen en reistijd.
• Losse bestanden: elke calculator heeft zijn eigen Excel, met eigen formules en fouten.
• Dubbel werk: de calculatie wordt overgetypt in de offerte, de planning en later de factuur.

Calculeren in Excel of met een calculatieprogramma?

Excel is flexibel en voor een eenvoudige klus prima. Maar zodra je meerdere calculatoren hebt, met actuele prijzen wilt rekenen of je calculatie wilt vergelijken met de werkelijkheid, loop je tegen grenzen aan. Een formule die per ongeluk wordt overschreven valt niemand op, en de koppeling met offerte, inkoop en nacalculatie moet je met de hand maken.

Een calculatieprogramma voor de bouw werkt met vaste artikelen, normen en opslagen. De calculatie wordt de basis voor de offerte en daarna voor het project, zodat je niets hoeft over te typen en na afloop kunt zien of je goed hebt gerekend.

Zo werkt calculeren in Robaws

In het calculatie programma van Robaws maak je een gecalculeerde offerte. Achter elke regel die de klant ziet, zit een onderbouw van kostregels. Elke kostregel heeft een type: materiaal, materieel, arbeid, onderaanneming of indirecte kosten. Zo zie je per regel en voor de hele offerte wat de kostprijs is en wat je verdient.

• Posten: herbruikbare onderbouwen voor werk dat je vaker uitvoert. Met parameters en formules vul je een waarde, zoals het aantal verdiepingen, één keer in en rekent de rest mee.
• Hoofdstukken: deel de calculatie op in hoofdstukken tot acht niveaus diep, bijvoorbeeld per verdieping en daarbinnen per ruimte.
• Marges en indirecte kosten: stel marges in per regel, voor een selectie of voor de hele offerte, en reken indirecte kosten door als percentage per kostentype.
• Varianten en opties: bied alternatieven en meerprijzen aan die niet in het totaal meetellen.
• Bestek of meetstaat inlezen: lees een bestek in RSX-formaat of een meetstaat uit Excel in. Elke rij wordt een regel, die je via het postnummer aan je eigen posten koppelt.
• Actuele prijzen: haal artikelen en prijzen op via 2BA, dat de prijzen elke nacht kan bijwerken, of via de webshopkoppelingen met onder meer Technische Unie, Rexel en Kramp.

Keurt de klant de offerte goed, dan maak je er een project van en wordt de calculatie het budget van dat project. In de nacalculatie zie je per kostentype, post of activiteit hoeveel er begroot was en hoeveel er werkelijk is uitgegeven.

Welk pakket? Calculatie en offertes zitten in elk Robaws-pakket. De nacalculatie zit in het Pro-pakket. Bekijk de tarieven.

Conclusie

Een calculatie die klopt begint bij een vaste opbouw: posten, hoeveelheden, normen, actuele prijzen en opslagen. Het verschil tussen een goede en een slechte calculatie zit vooral in de controle achteraf: wie zijn normen bijstelt met de nacalculatie, rekent elk project nauwkeuriger. Een calculatieprogramma helpt daarbij, omdat calculatie, offerte en nacalculatie in één systeem staan.

Wil je zien hoe dat in de praktijk werkt? Bekijk het calculatie programma voor de bouw of plan een vrijblijvende demo.