Nieuw in Robaws: de verhuurmodule voor materieelverhuur

Bedrijven die materieel verhuren — of dat nu hun kernactiviteit is of een aanvulling op projectwerk — hadden tot nu toe een probleem met Robaws. Het ERP systeem was uitstekend voor projectadministratie, planning, werkbonnen en facturatie, maar voor verhuur moest je een apart systeem gebruiken. Of Excel. Of papieren bonnen.

Dat is voorbij. Robaws heeft nu een volwaardige verhuurmodule waarmee je het complete verhuurproces beheert vanuit hetzelfde systeem als je projecten, klanten en boekhouding. Verhuurbonnen, staffelprijzen, retourregistratie, periodieke facturatie — alles geïntegreerd.

In dit artikel laten we zien wat de verhuurmodule kan, hoe hij werkt en voor welke bedrijven hij is bedoeld.

Wat was het probleem?

Verhuurbedrijven en bouwbedrijven met een verhuurtak hadden tot nu toe twee opties: Robaws gebruiken voor alles behalve verhuur (en de verhuuradministratie in Excel of een apart systeem doen), of een standalone verhuursysteem gebruiken en accepteren dat het niet gekoppeld is aan je projecten en boekhouding.

Beide opties leidden tot dezelfde problemen. Dubbele invoer: klanten die in twee systemen staan, facturen die apart worden opgesteld. Geen overzicht: materieel dat in Excel als beschikbaar staat maar in de werkelijkheid al drie weken bij een klant staat. Facturatie die achterloopt: verhuurperiodes die verkeerd worden berekend omdat het handwerk is.

De verhuurmodule lost dit op door verhuur als volwaardig onderdeel van Robaws in te bouwen. Geen apart systeem, geen koppeling, geen dubbele invoer.

Wat de verhuurmodule kan

Verhuurartikelen met flexibele tarieven

Je maakt artikelen aan met het type “verhuur”. Per artikel stel je in of je verhuurt per dag of per week, wat de verhuurprijs en kostprijs zijn en welke staffelprijzen gelden op basis van de verhuurperiode (bijvoorbeeld: week 1-2 = € 350/week, week 3-4 = € 325/week, daarna € 300/week). Robaws berekent automatisch de juiste prijs op basis van de werkelijke verhuurperiode.

Verhuurbonnen per klant en project

De verhuurbon is het centrale document. Per bon registreer je welke klant en welk project, welke verhuurartikelen (met aantallen, startdatum, verwachte retourdatum), losse artikelen (verbruiksmaterialen, accessoires) en extra diensten (transport, schoonmaak, reparatie). Alles wordt gekoppeld aan het CRM en de projectadministratie.

Retourregistratie

Zodra materieel wordt teruggebracht, registreer je de retourdatum per artikel. Artikelen die nog niet retour zijn, blijven als “uitstaand” zichtbaar en worden doorberekend bij de volgende facturatieperiode. Overschreden retourdata worden automatisch gesignaleerd.

Periodieke facturatie

Dit is het grootste voordeel. In plaats van per bon handmatig een factuur op te stellen, factureer je in bulk per periode (week, maand of kwartaal). Robaws berekent automatisch per openstaande bon wat er gefactureerd moet worden — inclusief staffelprijzen, extra diensten en losse artikelen. Facturen worden direct doorgestuurd naar je boekhoudsoftware.

Overzicht uitstaand materieel

Een realtime overzicht van alle uitstaande verhuurartikelen: per klant, per project of in totaal. Hoeveel platen staan er uit? Welke machines zijn binnenkort retour? Welke objecten zijn al over de verwachte datum heen?

Voor wie is de verhuurmodule bedoeld?

Verhuurbedrijven — Bedrijven waarvan verhuur de kernactiviteit is. Machines, voertuigen, gereedschap, containers en rijplaten.

Bouwbedrijven met interne verhuur — Bouwbedrijven en infrabedrijven die eigen materieel intern doorbelasten aan projecten. De verhuurmodule registreert de inzet en berekent de doorbelasting.

Mechanisatiebedrijven — Mechanisatiebedrijven die naast verkoop en werkplaatswerk ook machines verhuren.

Grondverzetbedrijven — Bedrijven die machines verhuren aan aannemers en onderaannemers. Vaak gecombineerd met Fleetshaker voor GPS-tracking van verhuurd materieel.

Combinatie met Fleetshaker: weten waar je verhuurde materieel staat

Administratief weten welk materieel uitstaat is stap één. Fysiek weten waar het staat is stap twee. Met Fleetshaker track & trace volg je verhuurd materieel realtime via GPS. Met draaiurenregistratie weet je hoeveel uur een verhuurde machine heeft gedraaid — essentieel als je factureert op basis van draaiuren. En met de materieel tag volg je ook objecten zonder stroomvoorziening: containers, aanhangers en klein materieel.

Fleetshaker integreert met Robaws. Locatiegegevens en draaiuren worden automatisch gekoppeld aan de verhuurbon. Zo heb je in één systeem zowel de administratieve als de fysieke realiteit van je verhuurfait.

Beschikbaarheid en prijzen

De verhuurmodule is beschikbaar in Robaws Go (€ 59/maand) en Robaws Pro (€ 119/maand). Je hoeft geen apart systeem aan te schaffen — de verhuurmodule is een geïntegreerd onderdeel van Robaws.

Meer weten? Bekijk alle details op de verhuurmodule-pagina of de rijplatenverhuur-pagina.