Rent4All over Robaws: “Eindelijk overzicht in onze verhuuradministratie”

Rent4All is een verhuurbedrijf dat dagelijks te maken heeft met de complexiteit van materieelverhuur: welke objecten zijn beschikbaar, welke zijn verhuurd, wanneer komen ze terug, wat moet er worden gefactureerd en welk onderhoud is gepland?

Jolanda van de Zandschulp, verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering bij Rent4All, zocht een systeem dat dit allemaal samenbrengt. Ze vond het in Robaws.

De uitdaging: verhuur beheren zonder centraal systeem

Voor de overstap naar Robaws werkte Rent4All met losse tools: een Excel-bestand voor de verhuurplanning, een apart systeem voor facturatie en handmatige registratie van retouren en onderhoud. Dat leverde de bekende problemen op.

Geen overzicht over beschikbaarheid. Wanneer een klant belde om een machine te huren, moest Jolanda eerst in meerdere bestanden zoeken of het object beschikbaar was. Dat kostte tijd en leidde soms tot dubbele boekingen.

Facturatie liep achter. Verhuurperiodes moesten handmatig worden bijgehouden en omgezet naar facturen. Bij objecten die langer bleven staan dan afgesproken, werd de extra verhuurtijd soms vergeten.

Onderhoud was niet gekoppeld aan de verhuurcyclus. Wanneer een machine terugkwam van verhuur, moest handmatig worden gecontroleerd of er onderhoud nodig was. Soms ging een machine direct weer de deur uit zonder inspectie.

De oplossing: Robaws als centraal verhuursysteem

Met Robaws en de verhuurmodule beheert Rent4All nu het volledige verhuurproces in één systeem.

Beschikbaarheid in één overzicht. Per object ziet Jolanda of het beschikbaar, verhuurd of in onderhoud is. Bij een klantvraag geeft ze binnen seconden antwoord.

Verhuurorders en retourregistratie. Elke verhuur wordt vastgelegd als order: welk object, welke klant, van wanneer tot wanneer, welk tarief. Bij retour wordt het object teruggeboekt en de verhuurperiode afgesloten.

Automatische facturatie. Op basis van de verhuurorder en de werkelijke verhuurperiode genereert Robaws de factuur. Geen handmatige berekeningen meer.

Onderhoud gekoppeld aan verhuurcyclus. Wanneer een object terugkomt, wordt automatisch gecontroleerd of er een onderhoudsbeurt gepland staat. Zo gaat er geen machine de deur uit zonder inspectie.

Wat Jolanda zegt

Jolanda beschrijft de overstap als een keerpunt voor de bedrijfsvoering van Rent4All. Het overzicht dat voorheen ontbrak — welke objecten waar zijn, wat er beschikbaar is, welke facturen openstaan — is nu altijd actueel en beschikbaar.

De combinatie van Robaws als ERP systeem met de verhuurmodule geeft Rent4All grip op het volledige proces: van de eerste klantvraag tot de factuur en het retourmoment.

Over Rent4All

Rent4All is een verhuurbedrijf dat zich richt op de verhuur van machines, materieel en gereedschap aan bedrijven in de bouw, infra en technische sector. Het bedrijf werkt met Robaws voor de volledige bedrijfsvoering inclusief verhuurmodule, facturatie en planning.

Meer weten over Robaws voor verhuurbedrijven? Bekijk de verhuurmodule of de referentiepagina.