Mandagenregister: wat het is, waarom je het bijhoudt en hoe Robaws het automatiseert

Als je in de bouw werkt, heb je ermee te maken: het mandagenregister. Het is geen algemene wettelijke plicht, maar wel een effectieve manier om je risico op ketenaansprakelijkheid te beperken. Toch weten veel ondernemers niet precies wat het inhoudt, wanneer ze het nodig hebben en hoe ze het moeten bijhouden.

Het gevolg: mandagenregistraties die incompleet zijn, te laat worden aangeleverd of helemaal ontbreken. Bij een controle door de Belastingdienst kan dat leiden tot aansprakelijkstelling voor de loonheffingen van je onderaannemer, soms zelfs tegen het hoogste tarief (anoniementarief).

In dit artikel leggen we helder uit wat het mandagenregister is, wanneer je het nodig hebt en hoe Robaws de registratie automatiseert, zodat je er geen omkijken meer naar hebt.

Wat is het mandagenregister?

Het mandagenregister is een registratie van alle personen die op een bouwproject werkzaam zijn. Per persoon wordt bijgehouden op welke dagen zij op het project aanwezig zijn geweest. “Mandagen” staat letterlijk voor “man-dagen”: het aantal dagen dat een persoon op de bouwplaats heeft gewerkt.

De registratie is bedoeld om zwart werk en illegale arbeid in de bouwsector tegen te gaan. Door bij te houden wie er wanneer op een project werkt, kan de Belastingdienst controleren of alle ingehuurde arbeidskrachten correct zijn geregistreerd en of er loonbelasting en premies worden afgedragen.

Wanneer heb je een mandagenregister nodig?

Het mandagenregister is niet wettelijk verplicht, maar je hebt het nodig zodra je werk uitbesteedt aan onderaannemers. Via de ketenaansprakelijkheid kan de Belastingdienst je als aannemer aansprakelijk stellen voor de loonheffingen van je onderaannemers. Met een goede administratie van wie er wanneer op het werk was, beperk je dat risico. Betaal je via een g-rekening, dan is zo’n manurenadministratie zelfs een voorwaarde om gevrijwaard te zijn.

De gegevens leg je vast op het moment dat de medewerkers aan het werk beginnen en je houdt ze gedurende het project bij. Je hoeft het register niet bij de Belastingdienst te melden; bij een controle gebruikt de Belastingdienst je administratie. Na afloop van het project moet de registratie worden bewaard.

Wat moet er worden geregistreerd?

Per persoon die op het bouwproject werkzaam is, leg je onder meer vast: naam, adres en woonplaats, geboortedatum, burgerservicenummer (BSN), nationaliteit, soort, nummer en geldigheidsduur van het identiteitsbewijs, een specificatie van de gewerkte uren en, als dat van toepassing is, een A1-verklaring of tewerkstellingsvergunning. Leg daarnaast naam, adres en KvK-nummer van de onderaannemer vast.

Voor onderaannemers geldt dat zij hun eigen personeelsgegevens aanleveren aan de hoofdaannemer, die verantwoordelijk is voor de totaalregistratie.

Waarom het mandagenregister vaak misgaat

Handmatige registratie. Bij veel bouwbedrijven wordt het mandagenregister bijgehouden in Excel of op papier. De uitvoerder noteert dagelijks wie er op de bouwplaats is. Dat kost tijd, is foutgevoelig en wordt bij drukte vergeten.

Onderaannemers leveren niet aan. De hoofdaannemer is verantwoordelijk, maar de gegevens van onderaannemerspersoneel moeten door de onderaannemer worden aangeleverd. In de praktijk komt dat te laat of incompleet.

Geen koppeling met de projectadministratie. Het mandagenregister staat los van de rest van de administratie. Gegevens moeten handmatig worden overgenomen uit urenregistraties, aanwezigheidslijsten en personeelsdossiers.

Hoe Robaws het mandagenregister automatiseert

In Robaws wordt het mandagenregister automatisch opgebouwd op basis van de gegevens die al in het systeem zitten:

Personeelsgegevens. Alle medewerkers staan geregistreerd in personeelsbeheer met hun gegevens. Welke werknemergegevens op het mandagenregister komen (bijvoorbeeld naam, functie en nationaliteit), stel je zelf in.

Urenregistratie per project. Medewerkers registreren hun uren via de werkbon app per project. Robaws weet daardoor precies welke medewerker op welke dag op welk project heeft gewerkt.

Automatische mandagenberekening. Op basis van de urenregistratie zet Robaws per project en per week de gewerkte uren per medewerker per dag op het mandagenregister.

Onderaannemers registreren. Onderaannemers en hun medewerkers kunnen worden geregistreerd in Robaws. Hun aanwezigheid op projecten wordt bijgehouden zodat het mandagenregister compleet is, inclusief inhuur.

Rapportage en export. Robaws genereert een compleet mandagenregister per project: alle personen, alle data, alle werkgevers. Het rapport vraag je op als pdf vanuit de werkbonnen, een order of een factuur: klaar voor een controle door de Belastingdienst.

Wat het je oplevert

Geen handmatige registratie meer. Het mandagenregister wordt automatisch opgebouwd uit gegevens die je team toch al invoert (uren, werkbonnen). Geen extra administratie.

Altijd compleet. Omdat het register is gekoppeld aan de urenregistratie, ontbreken er geen dagen en geen personen. Bij een controle is alles direct beschikbaar.

Minder risico. Ontbreekt een goed mandagenregister, dan kan de Belastingdienst je aansprakelijk stellen voor de loonheffingen van je onderaannemer, bij een onvolledige administratie zelfs tegen het hoogste tarief (anoniementarief). Met automatisering minimaliseer je dat risico.

Tijd bespaard. De uitvoerder hoeft geen dagelijkse aanwezigheidslijsten meer bij te houden. De administratie hoeft geen Excel-bestanden meer samen te stellen. Het systeem doet het.

Samengevat

Het mandagenregister is geen algemene wettelijke plicht, maar wel je belangrijkste bewijs om ketenaansprakelijkheid te beperken. Het registreert wie er wanneer op welk project heeft gewerkt. In Robaws wordt het mandagenregister automatisch opgebouwd uit de urenregistratie en personeelsgegevens, zonder extra administratie, altijd compleet en direct exporteerbaar.

Meer weten? Bekijk de personeelsbeheer-pagina of de branchepagina voor bouwbedrijven.

Direct uitproberen? Gratis uitproberen: geen creditcard nodig, geen verplichtingen.