Mandagenregister: wat het is, wanneer het verplicht is en hoe Robaws het automatiseert

Als je in de bouw werkt, heb je ermee te maken: het mandagenregister. Het is een wettelijke verplichting voor bouwprojecten boven een bepaalde omvang. Toch weten veel ondernemers niet precies wat het inhoudt, wanneer het verplicht is en hoe ze het moeten bijhouden.

Het gevolg: mandagenregistraties die incompleet zijn, te laat worden aangeleverd of helemaal ontbreken. Bij een controle door de Belastingdienst kan dat leiden tot boetes en aansprakelijkheidsproblemen.

In dit artikel leggen we helder uit wat het mandagenregister is, wanneer je het verplicht moet bijhouden en hoe Robaws de registratie automatiseert — zodat je er geen omkijken meer naar hebt.

Wat is het mandagenregister?

Het mandagenregister is een registratie van alle personen die op een bouwproject werkzaam zijn. Per persoon wordt bijgehouden op welke dagen zij op het project aanwezig zijn geweest. “Mandagen” staat letterlijk voor “man-dagen” — het aantal dagen dat een persoon op de bouwplaats heeft gewerkt.

De registratie is bedoeld om zwart werk en illegale arbeid in de bouwsector tegen te gaan. Door bij te houden wie er wanneer op een project werkt, kan de Belastingdienst controleren of alle ingehuurde arbeidskrachten correct zijn geregistreerd en of er loonbelasting en premies worden afgedragen.

Wanneer is het mandagenregister verplicht?

Het mandagenregister is verplicht voor bouwprojecten waarbij de totale loonsom van het project meer dan € 7.500 bedraagt (of het equivalent in mandagen). Dit geldt voor de hoofdaannemer — die is verantwoordelijk voor de registratie van alle personen die op het project werkzaam zijn, inclusief onderaannemers en ZZP’ers.

De registratie moet voor aanvang van het werk worden gemeld bij de Belastingdienst en gedurende het project worden bijgehouden. Na afloop van het project moet de registratie worden bewaard.

Wat moet er worden geregistreerd?

Per persoon die op het bouwproject werkzaam is, registreer je de naam en het Burgerservicenummer (BSN) of buitenlands fiscaal nummer, de naam van de werkgever (hoofdaannemer, onderaannemer of ZZP), de data waarop de persoon op het project aanwezig was en het project waaraan gewerkt is.

Voor onderaannemers geldt dat zij hun eigen personeelsgegevens aanleveren aan de hoofdaannemer, die verantwoordelijk is voor de totaalregistratie.

Waarom het mandagenregister vaak misgaat

Handmatige registratie. Bij veel bouwbedrijven wordt het mandagenregister bijgehouden in Excel of op papier. De uitvoerder noteert dagelijks wie er op de bouwplaats is. Dat kost tijd, is foutgevoelig en wordt bij drukte vergeten.

Onderaannemers leveren niet aan. De hoofdaannemer is verantwoordelijk, maar de gegevens van onderaannemerspersoneel moeten door de onderaannemer worden aangeleverd. In de praktijk komt dat te laat of incompleet.

Geen koppeling met de projectadministratie. Het mandagenregister staat los van de rest van de administratie. Gegevens moeten handmatig worden overgenomen uit urenregistraties, aanwezigheidslijsten en personeelsdossiers.

Geen automatische melding. De melding aan de Belastingdienst moet handmatig worden gedaan. Bij meerdere projecten tegelijk wordt dat een administratieve last.

Hoe Robaws het mandagenregister automatiseert

In Robaws wordt het mandagenregister automatisch opgebouwd op basis van de gegevens die al in het systeem zitten:

Personeelsgegevens. Alle medewerkers staan geregistreerd in personeelsbeheer met naam, BSN en werkgevergegevens. Bij het aanmaken van een medewerker worden deze gegevens eenmalig vastgelegd.

Urenregistratie per project. Medewerkers registreren hun uren via de werkbon app per project. Robaws weet daardoor precies welke medewerker op welke dag op welk project heeft gewerkt.

Automatische mandagenberekening. Op basis van de urenregistratie berekent Robaws automatisch het aantal mandagen per medewerker per project. Een werkdag telt als één mandag, ongeacht het aantal gewerkte uren die dag.

Onderaannemers registreren. Onderaannemers en hun medewerkers kunnen worden geregistreerd in Robaws. Hun aanwezigheid op projecten wordt bijgehouden zodat het mandagenregister compleet is — inclusief inhuur.

Rapportage en export. Robaws genereert een compleet mandagenregister per project: alle personen, alle data, alle werkgevers. Het rapport is exporteerbaar als PDF of Excel — klaar voor de Belastingdienst.

Wat het je oplevert

Geen handmatige registratie meer. Het mandagenregister wordt automatisch opgebouwd uit gegevens die je team toch al invoert (uren, werkbonnen). Geen extra administratie.

Altijd compleet. Omdat het register is gekoppeld aan de urenregistratie, ontbreken er geen dagen en geen personen. Bij een controle is alles direct beschikbaar.

Minder risico. Boetes voor een ontbrekend of incompleet mandagenregister kunnen oplopen tot duizenden euro’s. Met automatisering minimaliseer je dat risico.

Tijd bespaard. De uitvoerder hoeft geen dagelijkse aanwezigheidslijsten meer bij te houden. De administratie hoeft geen Excel-bestanden meer samen te stellen. Het systeem doet het.

Samengevat

Het mandagenregister is een wettelijke verplichting voor bouwprojecten boven € 7.500 loonsom. Het registreert wie er wanneer op welk project heeft gewerkt. In Robaws wordt het mandagenregister automatisch opgebouwd uit de urenregistratie en personeelsgegevens — zonder extra administratie, altijd compleet en direct exporteerbaar.

Meer weten? Bekijk de personeelsbeheer-pagina of de branchepagina voor bouwbedrijven.

Direct uitproberen? Gratis uitproberen — geen creditcard nodig, geen verplichtingen.