Zo stel je de werkbon af op jouw sector en werkproces

Een schilder registreert vierkante meters per ruimte. Een installatiemonteur vult keuringsformulieren in en koppelt meetwaarden aan een installatie. Een betonboorder noteert diameter, diepte en aantal gaten. En een infra-uitvoerder registreert dagproductie in kubieke meters naast materieelinzet.

Toch gebruiken al deze vaklieden dezelfde werkbon app: Workshaker. Het verschil zit in de configuratie. Workshaker is ontworpen om per sector, per bedrijf en zelfs per planningstype een compleet andere werkbon te tonen — zonder dat je een ander systeem nodig hebt.

In dit artikel laten we per sector zien welke velden, formulieren en instellingen bedrijven gebruiken. Zo krijg je een concreet beeld van hoe de werkbon eruitziet voor jouw type werk.

Waarom één werkbon voor iedereen niet werkt

De meeste werkbon-apps zijn gebouwd als generieke oplossing: uren, materiaal, handtekening, klaar. Dat werkt voor eenvoudige klussen, maar schiet tekort zodra je specifieke registratie-eisen hebt.

Een installatiebedrijf dat BRL100-keuringen moet documenteren, kan daar niets mee. Een infrabedrijf dat dagproductie in tonnen grondverzet wil registreren, kan daar niets mee. Een mechanisatiebedrijf dat werkplaatsuren per werkorder per machine wil koppelen aan onderdelen uit het magazijn, kan daar niets mee.

Het alternatief — voor elke sector een andere app — is ook geen oplossing. Dan werk je met meerdere systemen, meerdere logins en geen koppeling met je administratie.

Workshaker lost dit op door de werkbon volledig configureerbaar te maken. Je bepaalt zelf welke velden zichtbaar zijn, welke formulieren worden gekoppeld, welke rollen welke rechten hebben en hoe de werkbon per planningstype eruitziet. Eén app, oneindig veel configuraties.

Per sector: hoe de werkbon eruitziet in de praktijk

Bouwbedrijven

Een bouwbedrijf werkt projectmatig. De werkbon is gekoppeld aan een project en registreert per dag welke medewerkers aanwezig waren, hoeveel werkuren en reisuren er zijn gemaakt, welk materiaal er is verbruikt en of er meerwerk is uitgevoerd.

Typische configuratie:

• Werkuren en reisuren gescheiden registreren
• Productie in meters, vierkante meters of stuks (afhankelijk van het werktype)
• Meerwerk als aparte regel op de werkbon, direct gekoppeld aan een meerwerkorder
• Foto’s van de voortgang en oplevering
• Taken per projectfase die worden afgevinkt

De werkbon vormt de basis voor nacalculatie: begrote uren worden vergeleken met werkelijke uren per project.

Installatiebedrijven

Een installatiebedrijf combineert projectwerk met servicewerk. De werkbon moet beide aankunnen — en daarnaast ook werken met installaties, formulieren en materiaalkoppeling.

Typische configuratie:

• Klantgegevens en eindklant zichtbaar op de werkbon
• Installatie selecteren: welke cv-ketel, warmtepomp of installatie is er onderhouden?
• Digitale formulieren: BRL100-keuring, Gasketelwet-checklist, meetwaardenregistratie
• Materiaal afboeken uit artikelbestand met 2BA-koppeling
• Handtekening van de klant als bewijs van oplevering
• Onderhoudshistorie van de installatie zichtbaar in de app

De monteur ziet bij aankomst precies wat er eerder aan de installatie is gedaan en welke formulieren hij moet invullen.

Service en onderhoud

Een service- en onderhoudsbedrijf werkt met storingen, periodiek onderhoud en servicecontracten. De werkbon is hier het centrale registratiepunt voor elke interventie.

Typische configuratie:

• Storingsmelding als startpunt van de werkbon
• Installatie koppelen met volledige onderhoudshistorie
• Checklists per type onderhoud (keuring, inspectie, groot onderhoud)
• Slimme vragenlijsten: “Is er schade geconstateerd?” → ja → foto verplicht + opvolgactie aanmaken
• Materiaalregistratie met automatische voorraadafboeking
• Opvolgacties: “Onderdeel bijbestellen”, “Offerte maken”, “Technische controle nodig”

Het onderhoudsdossier per installatie wordt automatisch aangevuld met elke afgeronde werkbon.

Infra en GWW

Een infrabedrijf werkt op meerdere projectlocaties tegelijk met wisselende ploegen en zwaar materieel. De werkbon registreert hier niet alleen uren, maar ook dagproductie en materieelgebruik.

Typische configuratie:

• Werkuren per medewerker per activiteit
• Productie in kubieke meters, tonnen, strekkende meters of vierkante meters
• Materieel registreren: welke machine is ingezet, hoeveel uur?
• Veiligheidschecklists en toolboxformulieren
• Weerrapportage (reden voor stilstand)
• Foto’s van de dagelijkse voortgang

De productiegegevens uit de werkbon vormen de basis voor vorderingsstaten en termijnfacturatie.

Betonboring en zagen

Een betonboorbedrijf heeft een unieke werkbon die draait om productieregistratie per gat of zaagsnede.

Typische configuratie:

• Aantal gaten registreren
• Per gat: diameter, diepte en materiaalsoort
• Zaagsneden: lengte en diepte
• Productie automatisch gekoppeld aan facturatie (prijs per gat/meter)
• Reisuren gescheiden van productie-uren
• Foto’s van het resultaat

De werkbon is hier direct de basis voor de factuur: aantal gaten × tarief per diameter = factuurbedrag. Geen handmatige berekening meer.

Mechanisatie

Een mechanisatiebedrijf werkt met werkplaatsorders en buitendienstwerk. De werkbon is gekoppeld aan machines (installaties) en draait om onderdelen, taken en uren.

Typische configuratie:

• Werkorder selecteren vanuit de planning
• Machine (installatie) koppelen met serienummer, type en onderhoudshistorie
• Onderdelen afboeken uit magazijn — voorraad wordt automatisch bijgewerkt
• Kramp-artikelen direct opzoeken en toevoegen
• Taken per werkorder afvinken (olie verversen, filters wisselen, testrit maken)
• Start/stop timer voor nauwkeurige werkplaatsregistratie

Dakdekkers en schildersbedrijven

Dakdekkers en schildersbedrijven werken vaak met ploegen op één locatie. De werkbon registreert productie in oppervlaktematen.

Typische configuratie:

• Productie in vierkante meters per werkdag
• Materiaalverbruik per project
• Ploegregistratie: de ploegleider vult de werkbon in voor het hele team
• Foto’s van voor, tijdens en na het werk
• Weerrapportage bij buitenwerk

Rollenbeheer: wie ziet wat?

Niet elke medewerker hoeft dezelfde informatie te zien. In Workshaker stel je per rol in welke rechten iemand heeft:

Monteurs zien hun eigen planning, vullen werkbonnen in, registreren uren en materiaal. Ze zien geen prijzen, geen marges en geen klanthistorie.

Ploegleiders mogen werkbonnen beheren voor hun hele team, collega’s registreren op dezelfde werkbon en taken toewijzen.

Projectleiders zien de voortgang van alle werkbonnen op hun projecten, kunnen werkbonnen goedkeuren en hebben inzicht in uren versus begroting.

Kantoor/administratie ziet alle werkbonnen, controleert en factureert. Heeft volledige toegang tot klant-, project- en financiële gegevens.

Dit rollenbeheer voorkomt dat gevoelige informatie op het scherm van een monteur verschijnt, terwijl de projectleider wél het volledige plaatje ziet.

Slimme formulieren en opvolgacties

Een van de krachtigste functies van Workshaker is het werken met slimme vragenlijsten. Je stelt vragen in die afhankelijk van het antwoord automatisch acties triggeren.

Voorbeeld 1: “Heb je puin gestort?” → Ja → Artikel “puincontainer” wordt automatisch toegevoegd aan de werkbon. Foto is verplicht.

Voorbeeld 2: “Is er schade geconstateerd?” → Ja → Opvolgactie “offerte maken” wordt aangemaakt. Foto en omschrijving zijn verplicht.

Voorbeeld 3: “Is de installatie gekeurd?” → Ja → Keuringsformulier wordt verplicht ingevuld. Meetwaarden worden opgeslagen bij de installatie.

Deze formulieren worden per werkbonsjabloon geconfigureerd. Zo krijgt een onderhoudswerkbon andere vragen dan een nieuwbouwwerkbon — automatisch, zonder dat de monteur erover hoeft na te denken.

Eén app, meerdere werkbonsjablonen

De kern van de sectorafstemming zit in werkbonsjablonen. In Workshaker maak je meerdere sjablonen aan — elk afgestemd op een type werk:

• Sjabloon “Projectwerk” — uren, productie, materiaal, foto’s
• Sjabloon “Servicebeurt” — installatie, formulier, materiaal, handtekening
• Sjabloon “Storingsmelding” — storingsomschrijving, materiaal, foto’s, opvolgactie
• Sjabloon “Werkplaats” — machine, onderdelen, taken, start/stop timer
• Sjabloon “Keuring” — keuringsformulier, meetwaarden, certificaat

Wanneer de planner een werkorder inplant op het Robaws planbord, wordt automatisch het juiste werkbonsjabloon gekoppeld. De monteur opent de app en ziet precies de velden die bij dit type werk horen.

Alles stroomt door naar Robaws

Ongeacht het sjabloon of de sector: alle geregistreerde gegevens stromen automatisch terug naar Robaws. Uren worden gekoppeld aan projecten voor nacalculatie. Materialen worden afgeboekt van de voorraad. Formulieren worden opgeslagen in het klant- of installatiedossier. En de werkbon vormt de basis voor de factuur.

Eén systeem voor alle sectoren, alle werkbontypen en alle medewerkers. Configureerbaar tot in detail, maar altijd met dezelfde onderliggende structuur.

Zelf aan de slag

Workshaker is beschikbaar vanaf € 9,50 per gebruiker per maand. Softwareshaker helpt je bij het inrichten van werkbonsjablonen, formulieren en rollenbeheer — afgestemd op jouw sector en werkproces.

Meer weten over de Workshaker werkbon app? Bekijk alle mogelijkheden op de Workshaker-pagina of probeer het gratis uit.

Geen creditcard nodig. Geen verplichtingen.