Voorraad automatisch afboeken via de werkbon van Workshaker

Monteurs registreren materialen op de werkbon. Maar wat gebeurt er daarna? Bij veel bedrijven moet de administratie de gebruikte materialen handmatig afboeken in het voorraadsysteem. Dat kost tijd, levert fouten op en zorgt ervoor dat voorraadstanden nooit helemaal kloppen.

Vanaf nu hoeft dat niet meer. Met de koppeling tussen Workshaker en Robaws wordt de voorraad in Robaws automatisch bijgewerkt zodra een monteur materialen registreert op een werkbon. Geen handmatige mutaties, geen dubbele invoer — de werkbon is het startpunt en de voorraad volgt automatisch.

In dit artikel leggen we uit hoe het werkt, hoe je het instelt en welke voordelen het oplevert.

Hoe werkt automatisch voorraad afboeken?

Het principe is eenvoudig: wanneer een monteur een werkbon invult in de Workshaker app en daarbij materialen registreert, wordt bij het verzenden van de werkbon automatisch een voorraadmutatie aangemaakt in de voorraadmodule van Robaws.

De afboeking gebeurt vanuit de stocklocatie die aan de monteur is gekoppeld — bijvoorbeeld zijn busmagazijn — en wordt gekoppeld aan de juiste klant of het juiste project.

Praktisch voorbeeld:

Monteur Arjan rijdt naar een klus bij RDA Infra. Tijdens het werk gebruikt hij een AIA 160 artikel en registreert dit op zijn werkbon in de Workshaker app. Arjan is in Robaws gekoppeld aan stocklocatie “Bus Arjan”.

Zodra Arjan de werkbon verstuurt, gebeurt het volgende automatisch: er wordt een stockwijziging aangemaakt in Robaws voor het AIA 160 artikel, de afboeking komt vanuit stocklocatie “Bus Arjan”, de mutatie wordt gekoppeld aan klant RDA Infra en het juiste project, en de voorraadstand van “Bus Arjan” wordt direct bijgewerkt.

De administratie hoeft niets te doen. De voorraad klopt, de projectkosten kloppen en alles is traceerbaar.

Stocklocatie per werknemer instellen

Voor een correcte werking moet elke monteur of medewerker een vaste stocklocatie toegewezen krijgen in Workshaker. Dit is de locatie van waaruit materialen worden afgeboekt wanneer diegene een werkbon invult.

De stocklocatie kan zijn: een persoonlijk busmagazijn (bijvoorbeeld “Bus Arjan”, “Bus Jan”), een gedeeld busmagazijn (bijvoorbeeld “Kast in Bus 3”), een centraal magazijn (bijvoorbeeld “Magazijn Hoofdlocatie”) of een projectlocatie.

Instellen doe je via: Instellingen → Werknemers → Stocklocatie toewijzen

Zonder toegewezen stocklocatie kan er geen automatische voorraadmutatie plaatsvinden. Zorg er daarom voor dat elke medewerker die werkbonnen invult, een stocklocatie heeft.

Koppeling activeren tussen Workshaker en Robaws

Om de automatische voorraadmutaties te laten werken, moet de koppeling tussen Workshaker en Robaws correct zijn ingesteld. Dit zijn de stappen:

Stap 1: Stock changes activeren. Ga naar de instellingen van Workshaker en activeer de optie voor voorraadmutaties (stock changes). Hiermee geef je het systeem toestemming om bij elke werkbon automatisch een mutatie aan te maken.

Stap 2: Status instellen. Zorg dat de standaardstatus van stockmutaties op “opgeboekt” staat. Zo worden mutaties direct verwerkt zonder dat iemand ze nog hoeft goed te keuren.

Stap 3: Robaws-connectie updaten. Ga naar Instellingen → Integraties → Robaws → Update connectie. Log in met je Robaws-gebruikersnaam en wachtwoord om de connectie opnieuw te bevestigen. Dit is nodig om de nieuwe functionaliteit te activeren.

Na deze drie stappen is de koppeling actief en worden voorraadmutaties automatisch verwerkt bij elke verzonden werkbon.

Voorraadmutaties per werkbonsjabloon beheren

Niet elk type werkbon hoeft voorraadmutaties te activeren. In Workshaker kun je per werkbonsjabloon instellen of stockmutaties zijn toegestaan.

Dit is nuttig wanneer je werkt met verschillende typen werkbonnen voor verschillende situaties. Bijvoorbeeld: een werkbon voor eigen personeel heeft stockmutaties aan — je monteurs gebruiken materiaal uit het bedrijfsmagazijn en dat moet worden afgeboekt. Een werkbon voor onderaannemers heeft stockmutaties uit — zij gebruiken hun eigen materialen en mogen je voorraad niet beïnvloeden.

Instellen doe je via: Instellingen → Werkbon sjablonen → Veld ‘createStock’ aanvinken of uitzetten

Zo houd je grip op je interne voorraad zonder dat externe partijen je stockstanden verstoren.

Welke voordelen levert dit op?

Geen handmatige voorraadmutaties meer. De werkbon is het startpunt. Zodra een monteur materiaal registreert en de werkbon verstuurt, wordt de voorraad automatisch bijgewerkt. De administratie hoeft geen aparte mutaties meer aan te maken.

Alles gekoppeld aan werkbon, werknemer én project. Elke voorraadmutatie is traceerbaar: welk artikel, vanuit welke stocklocatie, door welke medewerker, voor welke klant of welk project. Dit is essentieel voor correcte nacalculatie en projectkostenbewaking.

Volledige traceerbaarheid per artikel. Je kunt per artikel precies terughalen waar het naartoe is gegaan, wanneer en via welke werkbon. Dit helpt bij voorraadcontroles, audits en discussies met klanten.

Automatische synchronisatie met Robaws. Mutaties worden direct verwerkt in het voorraadbeheer van Robaws. Voorraadstanden zijn altijd actueel, zonder vertraging.

Efficiënter busmagazijnbeheer. Voor bedrijven die werken met busmagazijnen is dit een grote stap vooruit. Elke bus heeft zijn eigen stocklocatie. Materiaalverbruik per bus wordt automatisch bijgehouden, zodat je weet wanneer er aangevuld moet worden.

Voor welke bedrijven is dit relevant?

Deze functie is relevant voor elk bedrijf dat materialen registreert op werkbonnen en voorraad bijhoudt in Robaws:

Installatiebedrijven — Monteurs die onderdelen en verbruiksmaterialen gebruiken bij klanten. Busmagazijnen die automatisch worden bijgehouden.

Mechanisatiebedrijven — Werkplaatsen die onderdelen afboeken per werkorder. Koppeling met leveranciers als Kramp voor actuele prijzen en bijbestelling.

Service & onderhoud — Servicemonteurs die bij onderhoudsbeurten verbruiksmaterialen registreren. Voorraad per bus automatisch bijgewerkt.

Bouwbedrijven — Materiaalverbruik per project registreren voor nacalculatie en budgetbewaking.

Samengevat

Met de koppeling tussen Workshaker en Robaws hoef je voorraad niet meer handmatig bij te houden. Materialen die een monteur registreert op de werkbon worden automatisch afgeboekt in Robaws — vanuit de juiste stocklocatie, gekoppeld aan de juiste klant en het juiste project.

Het instellen kost een paar minuten: stocklocaties toewijzen aan werknemers, de stock changes activeren in Workshaker en de Robaws-connectie updaten. Daarna draait het systeem volledig automatisch.

Meer weten over voorraadbeheer in Robaws? Bekijk de voorraadbeheer-pagina of het artikelbeheer-overzicht.

Meer weten over de Workshaker werkbon app? Bekijk de Workshaker-pagina of probeer het gratis uit.

Hulp nodig bij het instellen? Neem contact op via support of bekijk de handleiding in de Softwareshaker School.