Extra velden zichtbaar maken in de Workshaker app

Standaard toont de Workshaker werkbon app een vaste set gegevens per werkbon: klantnaam, adres, werkzaamheden, uren, materiaal, foto’s en handtekening. Maar wat als je monteur ook het projectnummer nodig heeft? Of het telefoonnummer van de contactpersoon? Of een specifiek referentienummer van de klant?

Met extra velden configureer je precies welke informatie uit Robaws zichtbaar is in de werkbon app. Zo ziet je monteur op locatie exact de gegevens die hij nodig heeft — zonder te hoeven bellen naar kantoor.

In dit artikel leggen we uit welke extra velden je kunt tonen, hoe je ze instelt en welke use cases we in de praktijk tegenkomen.

Wat zijn extra velden?

Extra velden zijn gegevensvelden uit Robaws die je optioneel zichtbaar maakt in de Workshaker app. Ze worden niet standaard getoond — je activeert ze bewust op basis van wat je team nodig heeft.

De velden komen uit verschillende onderdelen van Robaws: klantgegevens (contactpersoon, telefoonnummer, e-mail, btw-nummer, klantreferentie), projectgegevens (projectnummer, projectomschrijving, projectleider, budgetstatus), werkordergegevens (referentienummer, prioriteit, opmerkingen van de planner), artikelgegevens (locatie in magazijn, leverancier, alternatief artikelnummer) en installatiegegevens (serienummer, bouwjaar, laatste onderhoudsbeurt).

Je bepaalt per werkbonsjabloon welke extra velden zichtbaar zijn. Zo kan het sjabloon “Servicebeurt” andere velden tonen dan het sjabloon “Projectwerk.”

Waarom extra velden nuttig zijn

De monteur heeft informatie nodig die niet standaard op de werkbon staat

De standaardvelden dekken 90% van de situaties. Maar in specifieke situaties mist er iets. De monteur staat bij de klant en wil het telefoonnummer van de contactpersoon bellen — maar het staat niet op de werkbon. Of hij wil weten welk referentienummer de klant gebruikt voor zijn eigen administratie — maar dat staat alleen in Robaws CRM. Of de planner heeft een opmerking geplaatst bij de werkorder (“Let op: moeilijk bereikbaar, bel vooraf”) — maar de monteur ziet die opmerking niet.

Met extra velden los je dit op zonder de werkbon standaard te overladen met informatie. Je toont alleen wat nodig is, wanneer het nodig is.

Kantoor wil specifieke informatie terugkrijgen via de werkbon

Extra velden werken ook de andere kant op. Je kunt invoervelden toevoegen die de monteur invult en die terugstromen naar Robaws. Bijvoorbeeld een veld “Kilometerstand” dat de monteur invult bij aankomst, een veld “Referentienummer klant” voor op de factuur of een veld “Reden meerwerk” bij een meerwerkregistratie.

Hoe stel je extra velden in?

Het instellen van extra velden doe je via de Workshaker beheeromgeving in combinatie met Robaws:

Stap 1: Bepaal welke informatie je nodig hebt. Bespreek met je team welke gegevens ze missen op locatie. Maak een lijst per werkbonsjabloon.

Stap 2: Configureer de velden in Workshaker. Ga naar Instellingen → Werkbon sjablonen → selecteer het sjabloon → voeg extra velden toe. Per veld bepaal je of het alleen leesbaar is (informatie uit Robaws tonen) of invulbaar (monteur vult in, data stroomt terug naar Robaws).

Stap 3: Update de Robaws-connectie. Na het toevoegen van nieuwe velden update je de connectie tussen Workshaker en Robaws zodat de velden correct worden gesynchroniseerd. Ga naar Instellingen → Integraties → Robaws → Update connectie.

Stap 4: Test met je team. Laat een monteur een testwerkbon invullen en controleer of de extra velden correct worden getoond en of ingevulde gegevens correct terugstromen naar Robaws.

Voorbeelden uit de praktijk

Installatiebedrijf: contactpersoon en telefoonnummer tonen

Een installatiebedrijf wil dat monteurs bij aankomst direct de contactpersoon kunnen bellen als ze niet worden binnengelaten. Extra velden: “Contactpersoon” en “Telefoonnummer contactpersoon” — leesbaar vanuit Robaws CRM.

Bouwbedrijf: projectnummer en planner-opmerkingen tonen

Een bouwbedrijf wil dat uitvoerders het projectnummer en eventuele opmerkingen van de planner kunnen zien op hun werkbon. Extra velden: “Projectnummer” en “Opmerkingen werkorder” — leesbaar vanuit Robaws projectadministratie.

Servicebedrijf: klantreferentie invullen voor de factuur

Een servicebedrijf heeft klanten die een eigen referentienummer willen op de factuur (PO-nummer, kostplaatsnummer). Extra veld: “Klantreferentie” — invulbaar door de monteur, stroomt terug naar Robaws voor de facturatie.

Mechanisatiebedrijf: kilometerstand of draaiuren invullen

Een mechanisatiebedrijf wil dat monteurs bij werkplaatswerk de kilometerstand of draaiurenstand van de machine invoeren. Extra veld: “Kilometerstand” of “Draaiurenstand” — invulbaar, wordt gekoppeld aan de installatie in Robaws.

Tips voor het werken met extra velden

Minder is meer. Voeg alleen velden toe die je team echt nodig heeft. Elke extra veld is een extra stap voor de monteur. Houd het relevant.

Leesbaar vs. invulbaar bewust kiezen. Leesbare velden (informatie tonen) kosten de monteur geen tijd. Invulbare velden (informatie invoeren) wel. Maak alleen invulbaar wat je echt teruggestuurd wilt krijgen.

Per sjabloon configureren. Niet elk werktype heeft dezelfde extra velden nodig. Een servicewerkbon heeft andere velden dan een projectwerkbon. Configureer per sjabloon.

Instructie geven aan je team. Wanneer je nieuwe velden toevoegt, vertel je monteurs wat ze ermee moeten doen. Een kort bericht via de Softwareshaker School of een korte uitleg in het werkoverleg is voldoende.

Samengevat

Extra velden in Workshaker geven je de flexibiliteit om precies de juiste informatie te tonen aan je monteurs op locatie — en om specifieke gegevens terug te laten stromen naar Robaws. Ze zijn configureerbaar per werkbonsjabloon, kosten geen ontwikkeltijd en worden in een paar klikken ingesteld.

Het resultaat: monteurs die niet hoeven te bellen voor informatie die al in het systeem zit. En kantoor dat specifieke gegevens terugkrijgt zonder extra formulieren.

Meer weten over de Workshaker werkbon app? Bekijk de Workshaker-pagina of neem contact op met support voor hulp bij het configureren van extra velden.

Hulp nodig? Bekijk de instructievideo’s op de Softwareshaker School of probeer het gratis uit.

Geen creditcard nodig. Geen verplichtingen.