Zelf een digitale werkbon maken: zo pak je het aan

Steeds meer installateurs, aannemers en servicebedrijven willen van de papieren werkbon af. Een logische eerste gedachte: kunnen we zelf een digitale werkbon maken? Dat kan, en voor een klein bedrijf is het een prima begin. Maar er zitten haken en ogen aan. In dit artikel lees je welke velden je nodig hebt, welke manieren er zijn om zelf een digitale werkbon te maken, waar die meestal vastlopen en wanneer een werkbon app de betere keuze is.

Wat moet er op een digitale werkbon staan?

Een digitale werkbon heeft dezelfde basis nodig als een papieren werkbon. Denk aan:

• klantgegevens en het adres van de klus;
• datum, monteur en een werkbon- of projectnummer;
• omschrijving van de uitgevoerde werkzaamheden;
• gewerkte uren, eventueel met reistijd;
• gebruikte materialen en artikelen;
• foto’s van de situatie voor en na het werk;
• bijzonderheden en eventueel meerwerk;
• een handtekening van de klant voor akkoord.

Wil je een volledig overzicht, ook van de velden per sector? Lees dan wat er op een werkbon hoort: de complete checklist.

Drie manieren om zelf een digitale werkbon te maken

1. Een sjabloon in Word of Excel

De snelste start: een werkbon als document, dat de monteur op een tablet of laptop invult en als pdf mailt. Het kost niets en je hebt het in een middag klaar. Nadelen: op een telefoon vult het lastig in, foto’s en handtekeningen toevoegen is omslachtig, en iedere monteur bewaart zijn eigen versies.

2. Een online formulier

Met een formulierentool zoals Microsoft Forms of Google Forms maak je een formulier dat de monteur op zijn telefoon invult. De antwoorden komen in een overzicht of spreadsheet terecht. Dat werkt beter op mobiel en geeft je vaste velden en keuzelijsten. Maar het formulier weet niets van je planning, je klanten of je artikelen: alles wordt opnieuw ingetypt, en de gegevens moeten daarna alsnog met de hand naar je administratie.

3. Een werkbon app die gekoppeld is aan je administratie

Een werkbon app is gemaakt voor monteurs: de opdracht staat al klaar met klantgegevens en adres, uren en materiaal worden vastgelegd tijdens het werk en de werkbon komt na afronding direct in je administratie terecht. Je hoeft niets zelf te bouwen, maar je betaalt per gebruiker.

Stappenplan: zo maak je zelf een digitale werkbon

Kies je ervoor om eerst zelf aan de slag te gaan, houd dan deze volgorde aan:

1. Bepaal de velden. Begin met de basis hierboven en vul aan met wat jouw werk vraagt, zoals meetwaarden of het serienummer van een installatie.
2. Gebruik vaste keuzelijsten. Laat monteurs kiezen uit soorten werk en veelgebruikte materialen in plaats van vrije tekst. Dat voorkomt tikfouten en maakt de bonnen vergelijkbaar.
3. Maak de belangrijke velden verplicht. Uren, werkomschrijving en handtekening mogen niet leeg blijven, anders heb je bij de facturatie alsnog vragen.
4. Regel foto’s en handtekening. Zorg dat een foto en een handtekening direct in de werkbon terechtkomen en niet los op een telefoon blijven staan.
5. Test het met je monteurs. Laat een paar monteurs een week met de nieuwe werkbon werken. Wat zij lastig vinden, wordt later overgeslagen.
6. Spreek af wat er na het invullen gebeurt. Wie controleert de werkbon, waar wordt hij bewaard en wie maakt de factuur? Zonder die afspraak blijft de digitale werkbon in een mailbox liggen.

Waar zelfgemaakte digitale werkbonnen vastlopen

Een zelfgemaakte digitale werkbon is een stap vooruit ten opzichte van papier. Toch lopen de meeste bedrijven na een tijdje tegen dezelfde grenzen aan:

• Dubbel werk. Klantgegevens, uren en materiaal worden op de werkbon ingevuld en daarna nog een keer overgetypt in de planning, de urenadministratie en de factuur.
• Geen koppeling met de planning. De monteur ziet niet welke opdracht er klaarstaat en vult gegevens in die kantoor al had.
• Versies en kwijtgeraakte bonnen. Pdf’s en formulieren staan verspreid over mailboxen, telefoons en mappen.
• Geen bereik op locatie. Veel online formulieren werken niet in een kelder, op een dak of op een afgelegen locatie.
• Trage facturatie. Zolang de werkbon met de hand moet worden verwerkt, gaat de factuur later de deur uit.

Herken je dit? Lees dan ook papieren werkbonnen vervangen: waarom, hoe en wat het oplevert.

Wanneer is een werkbon app de betere keuze?

Een zelfgemaakte werkbon past bij een bedrijf met een paar monteurs en weinig werkbonnen per week. Een werkbon app wordt interessant zodra:

• meerdere monteurs elke dag werkbonnen invullen;
• je factureert op basis van uren en gebruikt materiaal;
• de planning en de werkbon op elkaar moeten aansluiten;
• je formulieren, keuringen of checklists moet kunnen aantonen;
• overtypen en zoeken naar werkbonnen nu al tijd kost.

Zo werkt de digitale werkbon in Robaws

In de werkbon app van Robaws ziet de monteur zijn dagplanning op zijn telefoon en opent hij de opdracht met alle informatie bij de hand: klantgegevens, adres, installatiedetails en onderhoudshistorie. Tijdens de klus registreert hij direct:

• gewerkte uren per werkorder, project of activiteit;
• verbruikte materialen, met artikelen uit je artikelbestand;
• werkzaamheden, notities en foto’s;
• formulieren en checklists, zoals keuringen en meetwaarden;
• een digitale handtekening van de klant.

De app werkt ook offline; voor het versturen van de werkbon naar Robaws is internet nodig. Alles wat de monteur invult komt direct in Robaws terecht, zodat je zonder overtypen kunt factureren. Welke velden de monteur ziet, stem je af op je eigen werk: lees hoe je de werkbon afstemt op jouw sector, of hoe monteurs in 1 minuut een werkbon invullen.

Conclusie

Zelf een digitale werkbon maken met een sjabloon of online formulier is een goede eerste stap weg van papier, zeker als je met een paar monteurs werkt. Groeit je bedrijf, of wil je dat werkbon, planning en factuur op elkaar aansluiten, dan bespaart een gekoppelde werkbon app veel dubbel werk. Wil je zien hoe dat werkt? Plan een vrijblijvende demo, dan laten we het je zien met voorbeelden uit jouw vakgebied.