In 1 minuut een werkbon invullen: zo simpel werkt het voor monteurs

De beste werkbon app is de app die je monteurs daadwerkelijk gebruiken. Niet omdat het moet van kantoor, maar omdat het sneller en makkelijker is dan het alternatief. En dat alternatief — papier, WhatsApp, bellen of achteraf invullen — kent iedereen.

De Workshaker werkbon app is ontworpen met één doel: een monteur moet in minder dan een minuut zijn werkbon kunnen afronden. Geen onnodige schermen, geen ingewikkelde menu’s, geen velden die er niet toe doen. Open de app, registreer je werk, laat tekenen, klaar.

In dit artikel lopen we stap voor stap door hoe een monteur een werkbon invult — van het openen van de app tot het verzenden van de bon. Zo zie je precies waarom het zo snel gaat.

Waarom monteurs afhaken bij andere werkbon-apps

Voordat we laten zien hoe het wél werkt, is het goed om te begrijpen waarom het bij veel andere apps misgaat. De klachten die wij het vaakst horen van bedrijven die overstappen naar Workshaker:

Te veel schermen. De monteur moet door vijf of zes schermen klikken voordat hij bij het juiste veld is. Bij elke klus kost dat een paar minuten — en bij tien klussen per dag is dat bijna een uur aan app-gedoe.

Te veel velden. Alle mogelijke registratievelden staan standaard aan. De monteur ziet een muur aan invoervelden en weet niet wat relevant is. Resultaat: hij vult de helft in en skipt de rest.

Geen koppeling met de planning. De monteur moet zelf de klant opzoeken, het project selecteren en het adres invullen. Informatie die al in het systeem staat, moet hij handmatig overtypen.

Geen offline werken. De monteur staat in een kelder of op een afgelegen bouwplaats, de app laadt niet en hij kan niets registreren. Na de klus vergeet hij het alsnog in te vullen.

Niet afgestemd op zijn werktype. Een onderhoudsmonteur ziet dezelfde werkbon als een bouwvakker. De velden kloppen niet, de formulieren zijn niet relevant en het voelt als een systeem dat niet voor hem is gemaakt.

Het gevolg: monteurs die de app vermijden, teruggrijpen naar papier of werkbonnen pas dagen later invullen. En dan is de hele digitalisering voor niets geweest.

Stap voor stap: een werkbon invullen in Workshaker

Hier is hoe een werkbon in Workshaker werkt, van begin tot eind. We nemen het perspectief van monteur Peter, die vandaag vier serviceklussen rijdt.

Stap 1: Planning openen (5 seconden)

Peter opent de Workshaker app op zijn telefoon. Hij ziet zijn dagplanning: vier werkbonnen, ingepland door de planner via het Robaws planbord. Per werkbon ziet hij de klantnaam, het adres, het project of de werkorder en een omschrijving van de werkzaamheden.

Peter hoeft niets op te zoeken. Alles staat er al. Hij tikt op de eerste werkbon.

Stap 2: Naar de klant navigeren (1 tik)

Vanuit de werkbon tikt Peter op het adres. Google Maps of Apple Kaarten opent automatisch en navigeert hem naar de klant. Geen adres overtypen, geen zoeken in een apart systeem.

Stap 3: Uren starten (1 tik)

Bij aankomst tikt Peter op de startknop. De timer loopt. Werkuren worden automatisch geregistreerd. Als Peter eerder al reistijd heeft geregistreerd, staan die apart — gescheiden van de werkuren.

Stap 4: Werk uitvoeren en registreren

Tijdens de klus registreert Peter wat er nodig is. Alleen wat er nodig is — want de werkbon is afgestemd op zijn type werk.

Materiaal toevoegen: Peter selecteert een artikel uit het bestand. Geen typen — hij zoekt op naam of scant een barcode. Het artikel wordt automatisch gekoppeld aan de werkorder en de voorraad wordt bijgewerkt.

Foto maken: Peter maakt een foto van de installatie. De foto wordt automatisch opgeslagen bij de werkbon — niet in zijn camerarol waar hij hem later moet terugzoeken.

Formulier invullen: Bij een onderhoudsbeurt verschijnt automatisch het juiste keuringsformulier. Peter vinkt de punten af en vult meetwaarden in. Het formulier wordt opgeslagen bij de installatie.

Taken afvinken: De werkbon bevat taken die de planner heeft aangemaakt: “Filter vervangen”, “Druk meten”, “Testrun uitvoeren”. Peter vinkt af wat hij heeft gedaan.

Stap 5: Uren stoppen en afronden (10 seconden)

Peter is klaar. Hij tikt op de stopknop. De werkuren worden automatisch berekend. Hij controleert kort de samenvatting: uren kloppen, materiaal staat erin, foto’s zijn toegevoegd.

Stap 6: Klant laten tekenen (10 seconden)

Peter draait zijn telefoon naar de klant. Die tekent met zijn vinger op het scherm. De digitale handtekening wordt opgeslagen bij de werkbon — inclusief tijdstempel en GPS-locatie.

Stap 7: Verzenden (1 tik)

Peter tikt op verzenden. De werkbon is compleet en staat op datzelfde moment in Robaws. De administratie kan direct factureren. De projectleider ziet de voortgang. De installatiehistorie is bijgewerkt.

Totale tijd voor het invullen van de werkbon: minder dan een minuut. En dat is geen marketingclaim — het is hoe de app werkt als de inrichting goed is.

Waarom het zo snel gaat: drie ontwerpprincipes

1. Alles is al ingevuld wat ingevuld kan zijn

De klantnaam, het adres, het project, de werkorder, de installatie, de geplande taken — alles komt vanuit de planning in Robaws. De monteur hoeft niets op te zoeken of over te typen. Hij bevestigt en vult aan.

Dit is het grootste verschil met standalone werkbon-apps die niet gekoppeld zijn aan een ERP systeem. Daar moet de monteur alles zelf invullen. Bij Workshaker doet het systeem het voorwerk.

2. Alleen relevante velden zijn zichtbaar

Workshaker toont per werkbonsjabloon alleen de velden die relevant zijn. Een servicemonteur ziet formulieren en installatievelden. Een bouwvakker ziet productieregistratie en meerwerkopties. Een werkplaatsmonteur ziet de start/stop timer en onderdelenselectie.

Geen muur aan velden, geen verwarring. De monteur ziet alleen wat hij nodig heeft.

3. Ontworpen voor handschoenen en bouwplaatsen

De interface is gemaakt voor gebruik in de praktijk: grote knoppen die je met werkhandschoenen kunt bedienen, logische stappen die geen uitleg nodig hebben, minimale tekstinvoer — selecteren in plaats van typen en een interface die ook in fel zonlicht leesbaar is.

De meeste monteurs hebben de app binnen een ochtend onder de knie. Niet na een training, maar door het gewoon te gebruiken.

Wat kantoor merkt

Zodra Peter zijn werkbon verstuurt, is alles direct beschikbaar in Robaws:

De administratie ziet de werkbon binnenkomen — compleet met uren, materiaal, foto’s en handtekening. Ze kan direct factureren zonder nabellen of overtypen.

De planner ziet dat de klus is afgerond en kan de volgende klus toewijzen als er ruimte is in Peters schema.

De projectleider ziet hoeveel uren er aan het project zijn besteed en hoe dat zich verhoudt tot de begroting.

De servicecoördinator ziet dat het onderhoud is uitgevoerd, de meetwaarden zijn geregistreerd en het installatie-dossier is bijgewerkt.

Alles automatisch. Geen nabellen, geen wachten, geen overtypen.

“Maar onze monteurs zijn niet digitaal”

Dit is de meest genoemde zorg — en in de praktijk het minst terechte bezwaar. De monteurs die “niet digitaal” zijn, gebruiken dagelijks WhatsApp, Google Maps, YouTube en hun camera. Ze zijn prima in staat om een werkbon-app te gebruiken, mits de app niet te ingewikkeld is.

Het probleem bij veel andere apps is dat ze zijn ontworpen door software-engineers voor software-engineers. Workshaker is ontworpen voor monteurs. Dat maakt het verschil.

Wat ook helpt: de eerste keer dat een monteur een werkbon in 30 seconden invult in plaats van 10 minuten op papier, is hij overtuigd. Die ervaring hoef je niet te verkopen — die spreekt voor zich.

Hoeveel kost het?

Workshaker begint bij € 9,50 per gebruiker per maand. Dat is minder dan een kwartier monteurskosten. Als de app elke dag vijf minuten per werkbon bespaart — en dat doet hij — verdient hij zichzelf terug op dag één.

Meer weten over de Workshaker werkbon app? Bekijk alle mogelijkheden op de Workshaker-pagina of probeer het gratis uit.

Geen creditcard nodig. Geen verplichtingen.