Formulieren invullen via de werkbon: zo werkt het stap voor stap

Een installatiemonteur die een cv-ketel onderhoudt, moet een BRL100-keuringsformulier invullen. Een infra-uitvoerder die een toolboxmeeting houdt, moet een veiligheidsformulier registreren. Een servicemonteur die een brandmelder controleert, moet meetwaarden vastleggen per installatie.

In al deze gevallen is het formulier een verplicht onderdeel van het werk. Maar hoe zorg je ervoor dat monteurs die formulieren ook daadwerkelijk invullen — correct, compleet en gekoppeld aan de juiste klant of installatie? Niet met losse PDF’s die via e-mail worden rondgestuurd. Niet met papieren formulieren die in de bus verdwijnen. Maar via de werkbon zelf.

In Workshaker zijn digitale formulieren een geïntegreerd onderdeel van de werkbon. De monteur vult het formulier in als onderdeel van zijn normale werkregistratie — niet als extra stap, niet in een apart systeem. Alles wordt automatisch opgeslagen bij de juiste klant, het juiste project en de juiste installatie in Robaws.

In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe formulieren werken in Workshaker en Robaws: van het aanmaken van een formulier tot het terugvinden van de ingevulde gegevens op kantoor.

Waarom losse formulieren niet werken

Veel bedrijven werken nog met papieren formulieren of losse digitale documenten (PDF, Word, Google Forms). Dat levert steeds dezelfde problemen op.

Formulieren worden niet ingevuld. De monteur heeft het druk, vergeet het formulier of vindt het te veel moeite om na de klus nog een apart document te openen. Het resultaat: ontbrekende keuringen, incomplete dossiers en compliance-risico’s.

Formulieren raken kwijt. Papieren formulieren verdwijnen in het dashboardkastje. Digitale PDF’s belanden ergens in een mailbox. Tegen de tijd dat kantoor het nodig heeft, is het onvindbaar.

Geen koppeling met klant of installatie. Een los formulier weet niet bij welke klant of installatie het hoort. Kantoor moet handmatig zoeken, koppelen en archiveren. Bij tientallen keuringen per week wordt dat onhoudbaar.

Geen verplichte velden. Op papier kan een monteur een veld overslaan. In een losse PDF ook. Niemand merkt het — tot een auditor ernaar vraagt.

Geen slimme logica. Een papieren formulier stelt altijd dezelfde vragen, ongeacht het antwoord. “Is er schade geconstateerd?” — of het antwoord ja of nee is, de rest van het formulier is identiek.

Met formulieren in de werkbon los je al deze problemen op. Het formulier is een onlosmakelijk onderdeel van het werk. De monteur kan de werkbon niet afronden zonder het formulier in te vullen. En alle gegevens worden automatisch gekoppeld en opgeslagen.

Hoe formulieren werken in Workshaker en Robaws

Stap 1: Formulier aanmaken in Robaws

Formulieren worden aangemaakt en beheerd in Robaws. Je bouwt een formulier op met velden, vragen en logica — vergelijkbaar met het maken van een enquête, maar dan afgestemd op je werkproces.

De beschikbare veldtypen zijn onder andere: ja/nee-vragen (checkboxes), meerkeuzevragen, vrije tekstvelden voor opmerkingen, numerieke velden voor meetwaarden (druk, temperatuur, spanning), fotovelden (verplicht of optioneel), handtekeningveld en datumvelden.

Per veld bepaal je of het verplicht is. Zo voorkom je dat een monteur een meetwaarde overslaat of een foto vergeet.

Stap 2: Slimme logica instellen

De kracht van formulieren in Robaws zit in de conditionele logica. Je stelt regels in die afhankelijk van het antwoord automatisch acties triggeren.

Voorbeeld 1 — Schadeconstatering: Vraag: “Is er schade geconstateerd?” → Antwoord “Ja” → Fotoveld wordt verplicht. Tekstveld “omschrijving schade” verschijnt. Opvolgactie “offerte maken” wordt automatisch aangemaakt. → Antwoord “Nee” → Volgende vraag.

Voorbeeld 2 — Materiaalgebruik: Vraag: “Heb je puin gestort?” → Antwoord “Ja” → Artikel “puincontainer” wordt automatisch toegevoegd aan de werkbon met bijbehorende kosten.

Voorbeeld 3 — Keuring: Vraag: “Voldoet de installatie aan de normen?” → Antwoord “Nee” → Verplicht tekstveld “reden afkeuring”. Opvolgactie “technische controle nodig” wordt aangemaakt.

Deze logica zorgt ervoor dat het formulier zich aanpast aan de situatie. De monteur beantwoordt alleen de vragen die relevant zijn. Het formulier is kort als alles in orde is en uitgebreider wanneer er bijzonderheden zijn.

Stap 3: Formulier koppelen aan een werkbonsjabloon

In Workshaker werk je met werkbonsjablonen — per werktype een andere werkbon. Je koppelt het formulier aan het juiste sjabloon. Bijvoorbeeld: het sjabloon “Onderhoudsbeurt” krijgt het formulier “Onderhoudskeuring” gekoppeld. Het sjabloon “Storingsmelding” krijgt het formulier “Storingsrapportage”.

Wanneer de planner een werkorder inplant via het planbord met het juiste sjabloon, verschijnt het formulier automatisch in de werkbon van de monteur. De monteur hoeft het niet zelf op te zoeken of te selecteren.

Stap 4: Monteur vult het formulier in op locatie

De monteur opent de werkbon in de Workshaker app. Naast de standaard registratie (uren, materiaal, foto’s) ziet hij het gekoppelde formulier. Hij vult de vragen in, maakt foto’s waar nodig, voert meetwaarden in en beantwoordt de conditionele vragen.

Het formulier is onderdeel van de werkbon — niet een extra stap of een apart scherm. De monteur ervaart het als één doorlopende registratie. Bij het afronden van de werkbon wordt het formulier automatisch mee verzonden.

Stap 5: Gegevens terug in Robaws

Na verzending van de werkbon worden de formuliergegevens automatisch opgeslagen in Robaws:

Bij de klant — Het ingevulde formulier is terug te vinden in het klantdossier. Zo heeft kantoor altijd het complete overzicht van alle keuringen en inspecties per klant.

Bij de installatie — Als de werkbon gekoppeld is aan een installatie, wordt het formulier opgeslagen in het installatiedossier. Per installatie bouw je zo een complete onderhouds- en keuringshistorie op.

Bij het project — Het formulier is ook beschikbaar in de projectadministratie, zodat de projectleider inzicht heeft in welke keuringen zijn uitgevoerd.

Opvolgacties — Automatisch aangemaakte opvolgacties (offerte maken, onderdeel bestellen, technische controle plannen) verschijnen als taken in Robaws en kunnen direct worden opgepakt.

Voorbeelden per sector

Installatiebedrijven

Installatiemonteurs vullen bij onderhoudsbeurten standaard keuringsformulieren in: BRL100-keuring voor gasinstallaties, Gasketelwet-checklist, meetwaarden (gasdruk, waterdruk, rendement, rookgastemperatuur) en F-gassen registratie bij koeltechniek.

Deze formulieren worden gekoppeld aan de installatie. Zo heeft de monteur bij het volgende bezoek direct inzicht in de vorige meetwaarden en kan hij trends signaleren.

Service en onderhoud

Servicebedrijven gebruiken formulieren voor inspectierapporten bij brandmeldinstallaties, storingsrapportages met oorzaakanalyse, opleverchecklists bij nieuwbouwprojecten en periodieke keuringsformulieren per installatiecontract.

De slimme logica zorgt ervoor dat bij een “niet akkoord” automatisch een opvolgactie wordt aangemaakt — de servicecoördinator ziet direct dat er een vervolgbezoek nodig is.

Bouw en infra

Bouwbedrijven en infrabedrijven gebruiken formulieren voor toolboxmeetings (veiligheidsregistratie), opleverinspecties per fase, kwaliteitschecklists en weerrapportages (reden stilstand documenteren).

Mechanisatie

Mechanisatiebedrijven koppelen keuringsformulieren aan machines via het installatiedossier. Bij elke jaarlijkse keuring worden meetwaarden, visuele inspectiepunten en testresultaten vastgelegd — gekoppeld aan de machine, niet aan een los document.

Formulieren delen met de klant

Na het afronden van de werkbon kan het ingevulde formulier automatisch worden gedeeld met de klant — als PDF bijlage bij de digitale werkbon. De klant ontvangt een professioneel opgemaakt document met alle ingevulde velden, meetwaarden, foto’s en de digitale handtekening.

Dit is vooral waardevol bij keuringen en inspecties waar de klant een bewijs nodig heeft voor zijn eigen administratie, verzekering of certificering.

Het verschil met losse formulieren-apps

Er zijn veel losse formulieren-apps op de markt (Google Forms, Jotform, MoreApp). Het fundamentele verschil met formulieren in Workshaker is de integratie.

In een losse app staat het formulier op zichzelf. Het is niet gekoppeld aan een klant, installatie, project of werkorder. De ingevulde gegevens moeten handmatig worden overgezet naar je administratie. En de monteur moet een aparte app openen naast zijn werkbon-app.

In Workshaker is het formulier onderdeel van de werkbon. Het wordt automatisch gekoppeld aan de juiste klant, installatie en werkorder. De gegevens stromen door naar Robaws zonder handmatige stappen. En de monteur hoeft maar één app te gebruiken.

Voor bedrijven die met verplichte keuringen en inspecties werken, is dat verschil het verschil tussen compliance en risico.

Zelf aan de slag

Formulieren zijn beschikbaar in alle Workshaker-configuraties. Softwareshaker helpt je bij het opzetten van je eerste formulieren — inclusief conditionele logica, verplichte velden en koppeling aan werkbonsjablonen.

Via de Softwareshaker School vind je instructievideo’s voor het aanmaken en beheren van formulieren.

Meer weten over digitale formulieren? Bekijk de functiepagina digitale formulieren of de Workshaker werkbon app.

Direct uitproberen? Gratis uitproberen — geen creditcard nodig, geen verplichtingen.