Live locatie voor slimmere planning: zo gebruik je GPS-data in je dagelijkse aansturing

Het is dinsdag 10:15. Een klant belt met een storing: zijn warmtepomp staat stil. De planner moet snel iemand sturen. Maar wie is er beschikbaar? Wie zit het dichtst bij? En wie is bijna klaar met zijn huidige klus?

Zonder live locatiedata is het antwoord: bellen. De planner belt drie monteurs, vraagt waar ze zijn en hoe lang ze nog bezig zijn. Eén neemt niet op. De ander is net begonnen aan een grote klus. De derde is bijna klaar maar staat aan de andere kant van de stad. Na tien minuten bellen heeft de planner een oplossing — maar die tien minuten hadden niet gehoeven.

Met live locatiedata van Fleetshaker op het scherm naast het Robaws planbord ziet de planner in één oogopslag waar iedereen is. Hij ziet dat monteur Peter twee straten verderop net zijn werkbon aan het afronden is. Eén telefoontje: “Peter, kun je na deze klus even langsgaan bij Van der Berg? Warmtepomp storing.” Klaar. Geen drie telefoontjes, geen wachten, geen zoeken.

Dit artikel gaat over de combinatie van GPS-locatiedata en planning — hoe je die twee samen inzet voor snellere dispatching, minder leegloop en betere service.

Drie situaties waarin live locatie je planning versterkt

Situatie 1: Spoedklussen en storingen

De meest voor de hand liggende toepassing: een spoedklus komt binnen en de planner moet snel iemand sturen. Met live locatiedata hoeft hij niet te bellen — hij ziet direct welke monteurs in de buurt zijn, wie bijna klaar is met zijn huidige werkbon en wie de kortste reistijd heeft.

Dat scheelt niet alleen tijd in het planningsproces. Het scheelt ook reiskosten (de dichtstbijzijnde monteur wordt gestuurd in plaats van de eerste die opneemt) en klanttevredenheid (de klant wacht minder lang).

Voor installatiebedrijven en servicebedrijven die dagelijks storingen afhandelen, is dit het verschil tussen een planner die reageert en een planner die regisseert.

Situatie 2: Bijsturen gedurende de dag

Een geplande klus valt uit — de klant is niet thuis. Een project loopt uit en de monteur heeft een uur over. Een ploeg is eerder klaar dan verwacht.

Met live locatiedata ziet de planner deze gaten direct. Hij hoeft niet te wachten tot de monteur belt (“ik ben klaar, wat nu?”). Hij ziet het, plant bij en stuurt de nieuwe opdracht door via de werkbon app. Geen leegloop, geen wachttijd, maximale inzet.

Situatie 3: Materieeldispatching

Niet alleen mensen, ook materieel moet gepland worden. Een klant heeft morgen een aggregaat nodig. Waar staat het dichtstbijzijnde beschikbare aggregaat? Met Fleetshaker track & trace ziet de planner op de kaart waar alle aggregaten staan. Hij kiest het dichtstbijzijnde en plant het transport.

Voor infrabedrijven en bouwbedrijven met materieel op meerdere locaties voorkomt dit onnodige transporten, huurkosten en stilstand.

Hoe het technisch werkt

De combinatie van live locatie en planning werkt via twee systemen die samenwerken:

Fleetshaker levert de locatiedata. GPS-volgsystemen in voertuigen en machines sturen continu hun positie door naar het Fleetshaker platform. Via het webportaal of de app zie je op de kaart waar elk voertuig zich bevindt.

Robaws levert de planning. Het digitale planbord toont wie waar is ingepland, welke werkorders openstaan en waar capaciteit beschikbaar is.

Doordat beide systemen aan elkaar gekoppeld zijn, kan de planner locatiedata en planningsdata naast elkaar gebruiken. Hij ziet op de kaart waar monteurs fysiek zijn en op het planbord waar ze ingepland staan. Die combinatie maakt het mogelijk om in seconden de juiste beslissing te nemen.

De monteur merkt er niets van. Hij ontvangt gewoon zijn werkorder via de werkbon app — of het nu een geplande klus is of een spoedopdracht die zojuist is ingepland.

Wat het oplevert: concrete voordelen

Snellere reactietijd bij spoedklussen. In plaats van bellen en zoeken, ziet de planner direct wie beschikbaar en dichtbij is. Reactietijd gaat van 10-15 minuten naar 1-2 minuten.

Minder leegloop. Monteurs die eerder klaar zijn, worden direct opnieuw ingezet. Geen wachten tot ze zelf bellen, geen “ik kom wel even naar kantoor”.

Lagere reiskosten. Door de dichtstbijzijnde monteur te sturen in plaats van de eerste die opneemt, bespaar je op reistijd en kilometers. Bij vijf spoedklussen per week scheelt dat tientallen kilometers.

Betere klantenservice. De klant met een storing wacht minder lang. En je kunt proactief communiceren: “Over twintig minuten is er een monteur bij u.”

Minder telefoonverkeer. De planner hoeft niet meer te bellen om te vragen waar iemand is. Dat bespaart niet alleen tijd, maar ook frustratie — bij de planner én bij de monteur die wordt gestoord tijdens zijn werk.

Beter inzicht in routepatronen. Op termijn zie je patronen: welke monteur rijdt structureel te veel kilometers? Welke planning levert structureel te veel reistijd op? Zo optimaliseer je niet alleen de dag, maar ook de weekplanning.

Privacy: locatie van voertuigen, niet van personen

Een veelgestelde vraag: “Volgen we dan onze medewerkers?” Het korte antwoord: nee. Je volgt voertuigen, niet personen. Het GPS-systeem zit in het voertuig, niet in de telefoon van de medewerker.

De planner ziet waar bedrijfsbussen zich bevinden — niet waar medewerkers zijn in hun vrije tijd. Bij ritregistratie scheiden bestuurders zelf hun zakelijke en privéritten. Privéritten worden niet inhoudelijk bekeken.

Transparantie is essentieel. Bespreek met je team waarvoor de locatiedata worden gebruikt (planning en dispatching, niet controle) en maak afspraken over wat je wel en niet bekijkt. Lees ook onze blogpost over track & trace zonder Big Brother-gevoel voor meer over dit onderwerp.

Voor welke bedrijven is dit relevant?

Installatiebedrijven — Monteurs die dagelijks 4-8 klantadressen rijden. Storingen tussendoor inplannen op basis van wie dichtbij is.

Service en onderhoud — Buitendienstmedewerkers op de weg. Dispatching op basis van locatie en beschikbaarheid.

Bouwbedrijven — Ploegen op meerdere projecten. Bijsturen als een project uitloopt of eerder klaar is.

Infra en GWW — Materieel en voertuigen op wisselende locaties. Inzicht in waar machines staan voor efficiënte inzet.

Mechanisatie — Servicemonteurs die naar klanten rijden voor storingen en onderhoud. Snelle dispatching bij spoedmeldingen.

Hoe je start

De combinatie van live locatie en planning werkt wanneer je twee dingen hebt:

1. Fleetshaker GPS-tracking in je voertuigen — zodat je ziet waar ze zijn
2. Robaws planbord voor je dagplanning — zodat je ziet wie waar is ingepland

Fleetshaker GO (€ 300 eenmalig, daarna € 65/jaar per voertuig) levert de locatiedata. Het Robaws planbord is beschikbaar vanaf Robaws Go (€ 59/maand). Samen geven ze je planner het complete beeld: planning én locatie in één overzicht.

Meer weten? Bekijk Fleetshaker track & trace en het Robaws planbord.