Werkorders in de mechanisatie: van storingsmelding tot factuur

Als mechanisatiebedrijf combineer je dagelijks drie verschillende werkstromen: je verkoopt machines, je onderhoudt ze en je repareert ze wanneer er iets kapotgaat. Elke werkstroom heeft eigen werkorders, eigen processen en eigen administratieve eisen. En daar zit precies de uitdaging.

Een storingsmelding van een klant moet snel worden opgepakt en ingepland. Een periodieke onderhoudsbeurt moet op tijd worden gegenereerd op basis van draaiuren of een servicecontract. Een inbouw na verkoop moet worden voorbereid met de juiste onderdelen uit het magazijn. En bij al deze werkorders moet de monteur in de werkplaats of op locatie precies weten wat hij moet doen, welke onderdelen hij nodig heeft en hoe hij zijn werk registreert.

In dit artikel laten we zien hoe mechanisatiebedrijven hun werkorders organiseren met Robaws en de Workshaker werkbon app — inclusief installatiekaarten, Kramp-koppeling en automatische facturatie.

Werkorder versus werkbon — wat is het verschil?

In Robaws zijn werkorders en werkbonnen twee gescheiden maar gekoppelde onderdelen:

De werkorder is het administratieve document. Het beschrijft wat er moet gebeuren: welke klant, welke machine, welke werkzaamheden en welke onderdelen. De werkorder wordt aangemaakt op kantoor — door de werkplaatschef, de planner of automatisch vanuit een servicecontract.

De werkbon is het uitvoerende document. Het wordt ingevuld door de monteur via de werkbon app: gewerkte uren, gebruikte onderdelen, foto’s, opmerkingen en de handtekening van de klant. De werkbon is het bewijs dat het werk is uitgevoerd.

Eén werkorder kan meerdere werkbonnen bevatten. Bijvoorbeeld: een grote revisie van een graafmachine bestaat uit drie werkbonnen — demontage, reparatie en testfase. Elke werkbon registreert een fase, maar ze horen allemaal bij dezelfde werkorder.

Typische werkorders bij mechanisatiebedrijven

De dagelijkse praktijk in de mechanisatie draait om vijf typen werkorders:

Storingen en reparaties. Een klant belt: zijn machine staat stil. Er moet snel een werkorder worden aangemaakt, een monteur worden ingepland en het probleem worden opgelost. Snelheid is hier alles — elke uur stilstand kost de klant geld.

Periodiek onderhoud. Olie verversen, filters wisselen, remsysteem controleren, verlichting testen. Dit zijn terugkerende werkorders die worden aangemaakt op basis van draaiuren, kalenderintervallen of servicecontracten. In Robaws worden deze werkorders automatisch gegenereerd wanneer het onderhoudsmoment nadert.

Verkoop en inbouw. Een klant koopt een nieuwe machine of accessoire. De inbouw wordt geregistreerd als werkorder: welke werkzaamheden, welke onderdelen, hoeveel uur. De werkbon registreert de uitvoering.

Keuringen. Wettelijke of contractuele keuringen van machines. De werkorder bevat een checklist met keuringspunten. De monteur vinkt af via de werkbon app en voegt meetwaarden en foto’s toe.

Garantiewerk. Een machine onder garantie heeft een defect. De werkorder registreert dat het om garantiewerk gaat, zodat de kosten correct worden toegerekend — aan de leverancier, niet aan de klant.

Installatiekaarten: machinehistorie per klant

In de mechanisatie draait alles om machines. Klanten verwachten dat jij weet wat er aan hun machine is gebeurd: welke onderdelen zijn vervangen, wanneer de laatste beurt was en wat het volgende servicemoment is.

In Robaws beheer je dit via installaties. Elke machine krijgt een eigen digitaal dossier met serienummer, merk, type en bouwjaar, draaiuren en kilometerstand, volledige onderhoudshistorie, alle gekoppelde werkorders en werkbonnen, gebruikte onderdelen per interventie en geplande onderhoudsmomenten.

Wanneer een klant belt met een storing, heeft de werkplaatschef binnen seconden de volledige machinehistorie op zijn scherm. Hij weet welke onderdelen er vorige keer zijn vervangen, wanneer de laatste grote beurt was en welke bijzonderheden er spelen. Dat is niet alleen efficiënt — het versterkt ook het vertrouwen van de klant.

De monteur op locatie of in de werkplaats ziet dezelfde informatie via de werkbon app. Hij hoeft niet te bellen naar kantoor om te vragen wat er eerder is gedaan.

Onderdelen bestellen via Kramp — direct vanuit de werkorder

Mechanisatiebedrijven werken met duizenden onderdelen. Filters, riemen, hydrauliekslangen, lagers, elektronica — het assortiment is enorm. Dankzij de Kramp-koppeling in Robaws zoek je onderdelen direct op, zie je actuele prijzen en voorraad, en plaats je bestellingen vanuit de werkorder.

Het werkt als volgt: je opent de werkorder, voegt een onderdeel toe uit het Robaws artikelbestand, en als het artikel gekoppeld is aan Kramp, zie je direct de actuele prijs en beschikbaarheid. Met één klik plaats je de bestelling. Het onderdeel wordt automatisch gekoppeld aan de werkorder en meegenomen in de facturatie.

Geen handmatig opzoeken in de Kramp-webshop. Geen apart bestelsysteem. Geen risico dat een onderdeel vergeten wordt in de factuur.

Voorraadbeheer: busmagazijnen, werkplaats en centraal magazijn

Mechanisatiebedrijven werken vaak met meerdere voorraadlocaties: een centraal magazijn, een werkplaatsmagazijn en busmagazijnen per monteur. In Robaws voorraadbeheer beheer je al deze locaties in één systeem.

Voorraadstanden worden per artikel en per locatie bijgehouden. Wanneer een monteur een onderdeel registreert op de werkbon, wordt de voorraad automatisch afgeboekt van de juiste locatie — bijvoorbeeld zijn busmagazijn. Het systeem waarschuwt bij lage voorraad, zodat je op tijd bijbestelt.

Overboekingen tussen locaties — van centraal magazijn naar busmagazijn — worden geregistreerd zodat voorraadniveaus altijd actueel zijn.

Taken op werkorders: niets vergeten

Bij complexe werkorders wil je zeker weten dat elke stap wordt uitgevoerd. In Robaws kun je per werkorder taken toewijzen. Bijvoorbeeld bij een grote onderhoudsbeurt: olie verversen, luchtfilter wisselen, brandstoffilter wisselen, remsysteem controleren, verlichting testen, GPS-kalibratie uitvoeren, proefrit maken.

Deze taken verschijnen in de werkbon app. De monteur vinkt ze af naarmate hij vordert. Vergeten taken worden gesignaleerd. Afgevinkte taken worden vastgelegd in het dossier van de machine.

De werkbon invullen: wat registreert de monteur?

De monteur opent de werkorder in de werkbon app en ziet alle relevante informatie: klantgegevens, machine-informatie, geplande werkzaamheden en taken. Tijdens het werk registreert hij:

Gewerkte uren — via de start/stop-functie of handmatige invoer. Per activiteit of per fase.

Gebruikte onderdelen — selecteer artikelen uit het bestand. De voorraad wordt automatisch afgeboekt.

Installatie koppelen — selecteer de machine waaraan gewerkt wordt. Alle registraties worden gekoppeld aan het machinedossier.

Foto’s — van de schade, het werk en de oplevering. Automatisch opgeslagen bij de werkbon.

Taken afvinken — de checklist per werkorder wordt afgewerkt in de app.

Klant laten tekenen — digitale handtekening op het scherm als bewijs van oplevering.

Na het verzenden stroomt alles automatisch terug naar Robaws. De werkplaatschef ziet de status, de administratie kan factureren en het machinedossier is bijgewerkt.

Van werkbon naar factuur — automatisch

Zodra de werkbon is afgerond en goedgekeurd, genereert Robaws de factuur. Alle gegevens worden automatisch overgenomen: gewerkte uren met het juiste uurtarief, gebruikte onderdelen met de juiste verkoopprijs, eventuele reiskosten of toeslagen en de koppeling aan het juiste project of de juiste machine.

De factuur wordt direct doorgestuurd naar je boekhoudsoftware (Exact Online, SnelStart, Twinfield of Visma Yuki) en verzonden naar de klant. Geen handmatige facturen meer, geen overtypen, geen fouten.

Servicecontracten en automatische werkorders

Voor klanten met een servicecontract of onderhoudsabonnement biedt Robaws de mogelijkheid om werkorders automatisch te laten genereren. Je stelt per machine een onderhoudsschema in op basis van draaiuren (elke 500 uur een servicebeurt), kalenderintervallen (elk kwartaal een inspectie) of contractuele afspraken (jaarlijkse keuring met onderhoud).

Zodra het moment nadert, verschijnt de werkorder automatisch in de planning. De werkplaatschef hoeft er niet aan te denken — het systeem doet het. Zo voorkom je dat onderhoud wordt vergeten, klanten ontevreden raken of garantieaanspraken verlopen.

Nacalculatie per werkorder en per machine

Na afloop van een werkorder wil je weten wat het heeft gekost en wat het heeft opgeleverd. In Robaws zie je per werkorder de werkelijk gewerkte uren versus de begroting, de werkelijk gebruikte onderdelen versus de calculatie en de marge per werkorder.

Op machinedossier-niveau kun je nog een stap verder gaan: hoeveel heeft deze machine de afgelopen twee jaar aan onderhoud gekost? Welke onderdelen worden het vaakst vervangen? Is het onderhoud van dit type machine structureel winstgevend of verliesgevend?

Deze inzichten helpen je om beter te calculeren, scherper te offreren en te bepalen welke servicecontracten rendabel zijn.

Praktijkvoorbeeld: jaarlijkse onderhoudsbeurt van een tractor

Een klant brengt jaarlijks zijn tractor binnen voor een grote onderhoudsbeurt. In Robaws is dit een terugkerende werkorder die elk jaar automatisch wordt klaargezet.

De werkorder bevat taken (olie verversen, filters wisselen, remsysteem controleren, GPS-kalibratie), de benodigde onderdelen (al gekoppeld aan Kramp met actuele prijzen) en een geschatte doorlooptijd.

De werkplaatschef plant de werkorder in op het planbord. De monteur ontvangt de werkorder in de werkbon app, ziet de taken en onderdelen, en gaat aan het werk. Na afloop vinkt hij de taken af, registreert de uren en onderdelen, maakt foto’s en laat de klant tekenen.

Op kantoor staat de factuur klaar. De installatiekaart van de tractor is bijgewerkt. En het volgende onderhoudsmoment is al ingepland.

Samengevat

Voor mechanisatiebedrijven is de werkorder het centrale document in je bedrijfsvoering. Alles draait erom: de planning van je werkplaats, de registratie door je monteurs, het onderdelen- en voorraadbeheer, de facturatie en de machinehistorie van je klanten.

Met Robaws en de Workshaker werkbon app organiseer je dit in één samenhangend systeem. Van storingsmelding tot factuur, van draaiurenonderhoud tot garantiewerk — alles is gekoppeld, traceerbaar en automatisch.

Meer weten over software voor mechanisatiebedrijven? Bekijk de branchepagina voor mechanisatie of probeer Robaws gratis uit.

Geen creditcard nodig. Geen verplichtingen.