Ritregistratie software voor automatische kilometerregistratie en rittenadministratie

Wat is ritregistratie software en waarom heb je het nodig?

Ritregistratie software is een systeem dat alle gereden ritten van je voertuigen automatisch vastlegt via GPS-tracking. In plaats van handmatig notities maken of achteraf Excel-bestanden invullen, wordt elke rit direct geregistreerd zodra het voertuig in beweging komt.

Voor bedrijven met een bedrijfswagen of wagenpark is een sluitende rittenadministratie wettelijk verplicht wanneer voertuigen ook privé worden gebruikt. De Belastingdienst stelt strenge eisen aan deze registratie. Zonder sluitende administratie riskeer je een bijtelling van 22% over de cataloguswaarde van het voertuig — bij elektrische auto’s 17% tot € 30.000.

Een goed ritregistratie systeem voorkomt deze kosten en bespaart je tegelijkertijd uren aan administratief werk. Met Fleetshaker worden alle gegevens automatisch opgeslagen en kun je met een paar klikken rapportages genereren die voldoen aan de eisen van de fiscus.

Wat registreert Fleetshaker automatisch per rit?

Elke rit die een voertuig maakt wordt door Fleetshaker automatisch vastgelegd. Je hoeft niets handmatig in te voeren — het GPS-systeem in het voertuig doet al het werk. Per rit worden de volgende gegevens geregistreerd:

Start- en stopadres — Exact vertrek- en aankomstadres van elke rit, inclusief straatnaam en huisnummer.

Datum en tijd — Exacte start- en stoptijd van de rit, zodat je altijd kunt aantonen wanneer er gereden is.

Gereden kilometers — De exacte afstand per rit, gebaseerd op GPS-tracking. Geen schattingen, geen afronding.

Gereden route — De volledige route op de kaart, zodat je kunt zien welk traject is gereden.

Begin- en eindstand — De kilometerstand bij vertrek en aankomst, automatisch uitgelezen.

Voertuig en bestuurder — Welk voertuig is gebruikt en welke chauffeur erachter het stuur zat.

Categorie (zakelijk/privé/woon-werk) — De bestuurder categoriseert de rit via de app. Dit is essentieel om bijtelling te voorkomen.

Deze gegevens samen vormen een 100% sluitende rittenadministratie die voldoet aan alle eisen van de Belastingdienst.

Waarom ritregistratie bij veel bedrijven misgaat

In de praktijk loopt ritregistratie bij veel bedrijven mis. Monteurs en chauffeurs hebben het druk genoeg met hun werk — ritten bijhouden is iets dat erbij komt en dus vaak wordt vergeten of uitgesteld.

De meest voorkomende fouten die wij tegenkomen:

Handmatig bijhouden in Excel of schrift. Dit kost veel tijd en is foutgevoelig. Achteraf invullen leidt bijna altijd tot onvolledige of onjuiste gegevens. Eén vergeten rit kan al genoeg zijn om je administratie niet-sluitend te maken.

Losse apps zonder koppeling. Sommige bedrijven gebruiken een gratis ritregistratie-app, maar die is niet gekoppeld aan de rest van hun administratie. Ritten worden apart geregistreerd, waardoor je alsnog handmatig moet samenvoegen.

Inconsistente registratie. De ene medewerker houdt het netjes bij, de andere vergeet het regelmatig. Bij een controle door de Belastingdienst is je administratie dan niet sluitend — met naheffingen als gevolg.

Geen onderscheid zakelijk/privé. Zonder duidelijke scheiding tussen zakelijke en privéritten kun je bij de Belastingdienst niet aantonen dat je onder de 500 privékilometers per jaar blijft.

Geen koppeling met projecten. Je weet wel hoeveel kilometers er zijn gereden, maar niet waarvoor. Reiskosten doorberekenen aan klanten of projecten wordt daardoor onmogelijk.

Met Fleetshaker voorkom je al deze problemen structureel. Ritten worden automatisch geregistreerd, bestuurders categoriseren met één tik en alle gegevens zijn direct gekoppeld aan je bedrijfsadministratie.

Meer dan ritregistratie — onderdeel van het Fleetshaker platform

Ritregistratie is slechts één onderdeel van het Fleetshaker platform. Afhankelijk van je behoeften kun je het systeem uitbreiden met aanvullende functionaliteiten voor volledig wagenparkbeheer:

Track & trace — Volg je voertuigen en materieel realtime op de kaart. Weet altijd waar je bussen, machines en aanhangers zich bevinden.

Draaiurenregistratie — Registreer draaiuren van machines en materieel automatisch. Essentieel voor onderhoudspanning en kostentoewijzing.

Diefstalbeveiliging — Ontvang alarmmeldingen per SMS of telefoon bij ongeoorloofde bewegingen. Stel geofences in en word direct gewaarschuwd.

Tachograaf download — Lees tachograafgegevens op afstand uit voor naleving van rij- en rusttijden. Essentieel voor bedrijven met vrachtwagens.

Zonebeheer — Maak zones (points of interest) aan en genereer aanwezigheidsrapportages: hoe lang stond een voertuig op welke locatie?

Alle functionaliteiten werken samen in één platform en zijn gekoppeld aan Robaws. Zo heb je niet alleen grip op ritten, maar op je volledige wagenpark en materieel.