Outlook koppeling met Robaws: e-mails opslaan bij klanten, projecten en orders

Het probleem dat elk bouwbedrijf herkent: e-mails die verdwijnen in de inbox

E-mail is het meest gebruikte communicatiemiddel in het zakelijk verkeer. Elke dag ontvang je tientallen mails die relevant zijn voor je projecten: offerteaanvragen, goedkeuringen, wijzigingen, facturen, tekeningen, planningen en afspraken. Maar waar bewaar je ze?

In de inbox. Dat werkt totdat iemand anders de mail nodig heeft. Een collega zoekt de goedkeuring van de opdrachtgever voor het meerwerk. Maar die mail staat in jouw inbox. Je bent op vakantie. Niemand kan erbij.

In een mappenstructuur. Je maakt mappen aan per klant of project. Dat werkt totdat je 200 projecten hebt en 50.000 mails. Zoeken wordt een dagtaak. En bijlagen worden niet apart opgeslagen — ze zitten verstopt in de mail.

In een gedeelde mailbox. Iedereen ziet alles, niemand weet wat al is afgehandeld en de structuur vervalt na twee weken.

Helemaal niet. De mail wordt gelezen, beantwoord en vergeten. Bij een discussie achteraf heb je geen bewijs. Bij een audit ontbreekt documentatie. Bij een overdracht aan een collega is de context weg.

Het echte probleem is niet de mail zelf — het is de ontkoppeling. Je e-mail staat in Outlook. Je projectadministratie staat in Robaws. Die twee werelden zijn niet verbonden. Totdat nu.

Hoe werkt de Outlook Add-in? In vier stappen

Stap 1: Klik op “Opslaan in Robaws”

Je hebt een e-mail geopend in Outlook. In de ribbon (werkbalk) zie je de knop “Opslaan in Robaws”. Je klikt erop. Er opent een zijpaneel rechts in je scherm — zonder dat je Outlook verlaat.

Stap 2: Kies waar je de mail wilt opslaan

In het zijpaneel kies je het type:

• Klant — koppel de mail aan een klantdossier
• Project — koppel de mail aan een lopend project
• Order / Werkbon — koppel de mail aan een specifieke werkorder
• Offerte — koppel de mail aan een openstaande offerte

Vervolgens zoek je via een autocomplete-zoekveld. Je typt de eerste letters van de klantnaam, het projectnummer, de ordertitel of het offertenummer. Het systeem zoekt live in Robaws en toont direct de resultaten: nummer, naam, eindklant, adres, status en type.

Stap 3: Bevestig en sla op

Je selecteert het juiste item en ziet een samenvatting:

• Mail aanmaken als notitie (standaard aan)
• Bijlagen meeleveren (standaard aan)

Je klikt op “Opslaan”.

Stap 4: Bevestiging

Na enkele seconden verschijnt de bevestiging: “Mail succesvol opgeslagen in Robaws.” Je ziet precies waar de mail is opgeslagen (bijvoorbeeld: Project P-2024-0847 → notities) en krijgt een snelknop om direct naar het item in Robaws te navigeren.

Klaar. De hele actie kost minder dan 10 seconden.

Zes redenen waarom e-mails opslaan bij projecten je bedrijf versterkt

1. Alles bij het project. Werkbonnen, uren, facturen, documenten én e-mails — alles in één dossier. Geen zoeken meer in drie verschillende systemen.

2. Bewijs bij discussies. De klant beweert dat hij het meerwerk niet heeft goedgekeurd? De mail met zijn akkoord zit in het projectdossier. Met datum, afzender en de originele tekst als PDF.

3. Kennisoverdracht bij wisseling. Een collega neemt een project over. In plaats van “vraag het maar aan Jan” opent hij het project in Robaws en leest alle notities, documenten en opgeslagen e-mails. De context is compleet.

4. Audit en compliance. Bij oplevering, certificering of juridische kwesties is volledige documentatie essentieel. Opgeslagen e-mails vormen een ononderbroken communicatiedossier.

5. Minder zoektijd. Geen 20 minuten scrollen door je inbox op zoek naar “die ene mail van drie maanden geleden.” Je opent het project in Robaws en de mail staat er.

6. Professionele uitstraling. Een bedrijf dat zijn communicatie gestructureerd beheert, straalt betrouwbaarheid uit. Bij klanten, bij opdrachtgevers en bij auditors.

Technische details: veilig, privacyproof en naadloos geïntegreerd

Outlook compatibiliteit. De add-in werkt in Outlook Desktop (Windows en macOS) en Outlook Web (Microsoft 365). Geen aparte software-installatie nodig — de add-in wordt geladen als Office Add-in.

Authenticatie via Connectplatform. De gebruiker logt in via het Connectplatform van Softwareshaker. De add-in communiceert via Connect met de Robaws API. Geen directe toegang tot je mailbox — alleen de mail die je expliciet opslaat wordt verwerkt.

AVG-compliant. De add-in leest alleen de e-mail die je actief hebt geopend en waarop je klikt. Er is geen achtergrondtoegang tot je mailbox, geen automatische scanning en geen persistente opslag buiten Robaws. Alleen mails die je expliciet opslaat, worden verwerkt.

PDF-generatie server-side. De conversie van e-mail naar PDF gebeurt op de Connectplatform-server — niet in je browser of Outlook-client. Betrouwbaar, consistent en onafhankelijk van je lokale instellingen.

Slimme defaults. De add-in onthoudt je laatste selectie. Als je drie mails achter elkaar opslaat bij hetzelfde project, hoef je niet elke keer opnieuw te zoeken. De vorige selectie wordt als default aangeboden.

Voor welke bedrijven is de Outlook koppeling waardevol?

Bouwbedrijven — Dagelijks tientallen mails over lopende projecten: wijzigingen, goedkeuringen, tekeningen, planningen. Alles hoort bij het project, niet in een persoonlijke inbox.

Installatiebedrijven — Offertecommunicatie, serviceafspraken en onderhoudsmeldingen per klant en per installatie archiveren.

Infra en GWW — Complexe projecten met meerdere partijen. Alle correspondentie per project bundelen voor verantwoording en overdracht.

Service & onderhoud — Storingmeldingen en afspraken per klant vastleggen. Servicehistorie aanvullen met e-mailcommunicatie.

Elke Robaws-gebruiker die met Outlook werkt — Als je dagelijks mails ontvangt die relevant zijn voor je klanten, projecten of orders, bespaart deze add-in je tijd en voorkomt hij informatieverlies.

Onderdeel van het Connectplatform

De Outlook Add-in is gebouwd op het Connectplatform — dezelfde integratielaag die ook de werkbon app, Fleetshaker, WooCommerce-koppeling, websiteformulieren en Woub verbindt met Robaws.

Dat betekent dezelfde authenticatie, dezelfde betrouwbaarheid en hetzelfde beheerplatform als al je andere koppelingen. Geen los systeem erbij — een naadloze uitbreiding van je bestaande ecosysteem.