Verhuur software voor materieelverhuur in Robaws
FUNCTIONALITEITEN Onbemande verhuur
Materieelverhuur beheren vanuit je ERP — van verhuurbon tot periodieke facturatie
Bedrijven die materieel verhuren werken met een constante stroom aan transacties. Kranen, shovels, rijplaten, hoogwerkers, boormachines, verhuisliften, aggregaten — materieel gaat de deur uit, komt terug, wordt doorverhuurd en moet gefactureerd worden. In de praktijk beheren veel verhuurbedrijven dit nog via Excel, losse bonnen of een apart systeem dat niet gekoppeld is aan hun projectadministratie en boekhouding.
Met de verhuurmodule in Robaws beheer je het volledige verhuurproces vanuit je ERP-systeem. Je maakt verhuurartikelen aan met flexibele tarieven, registreert verhuurperiodes via verhuurbonnen, volgt welke artikelen uitstaan en factureert periodiek — alles gekoppeld aan je projecten, klanten en boekhouding. Geen losse systemen meer, geen dubbele invoer.
De verhuurmodule is onderdeel van Robaws en sluit naadloos aan op de bestaande modules voor projectadministratie, planning, werkbonnen en facturatie. Softwareshaker is de Robaws implementatiepartner in Nederland en helpt verhuurbedrijven bij het inrichten van hun verhuurprocessen.
Demo aanvragen
Herkenbare uitdagingen bij materieelverhuur zonder geïntegreerde software
Bedrijven die materieel verhuren — of dat nu hun kernactiviteit is of een aanvulling op projectwerk — lopen vaak tegen dezelfde problemen aan:
Geen overzicht over uitstaand materieel. Hoeveel boormachines staan er nog uit? Waar staat die shovel? Is die hoogwerker al teruggebracht? Zonder centraal systeem is het antwoord vaak: “Ik denk het wel” of “Even bellen.”
Facturatie loopt achter. Verhuurbonnen worden handmatig verwerkt, verhuurperiodes worden verkeerd berekend en facturen gaan pas weken later de deur uit. Resultaat: gemiste omzet en cashflowproblemen.
Staffelprijzen en uitzonderingen zijn onbeheersbaar. Verschillende tarieven per klant, per project, per periode — in Excel wordt dit al snel een onhoudbaar kluwen van formules en uitzonderingen.
Losse artikelen en extra diensten raken kwijt. Naast de verhuur worden er vaak losse artikelen meegeleverd (verbruiksmaterialen, accessoires) en extra diensten uitgevoerd (transport, schoonmaak). In een los systeem worden deze niet altijd meegefactureerd.
Geen koppeling met projecten en boekhouding. Verhuur staat los van de projectadministratie. Kosten worden niet automatisch toegerekend aan het juiste project of de juiste grootboekrekening.
De verhuurmodule in Robaws lost al deze problemen op doordat verhuur, projecten, facturatie en boekhouding in één systeem zitten.
Verhuurartikelen aanmaken met flexibele tarieven en staffelprijzen
De basis van de verhuurmodule is het verhuurartikel. In Robaws maak je artikelen aan met het type “verhuur”. Per verhuurartikel stel je in:
Verhuurperiode — bepaal of je per dag of per week verhuurt. Dit vormt de basis voor de prijsberekening op de verhuurbon.
Verhuurprijs en kostprijs — stel de verhuurprijs in die je aan de klant rekent én de kostprijs voor je eigen bedrijf. Zo heb je direct inzicht in je marge per verhuurartikel.
Staffelprijzen (tijdsuitzonderingen) — stel prijsstaffels in op basis van de verhuurperiode. Bijvoorbeeld: de eerste twee weken €350 per week, week twee tot vier €325 per week, daarna €300 per week. Robaws berekent de juiste prijs automatisch op basis van de werkelijke verhuurperiode.
Extra diensten — koppel extra diensten aan verhuurartikelen, zoals transport, schoonmaak of reparatie. Per extra dienst stel je een verkoopprijs en kostprijs in. Deze diensten zijn instelbaar in de verhuurinstellingen van Robaws en toepasbaar op alle verhuurartikelen.
Grootboekrekening — koppel elk verhuurartikel en elke extra dienst aan de juiste grootboekrekening. Zo wordt de facturatie automatisch correct geboekt in je boekhouding.
De verhuurbon — elke verhuur geregistreerd en gekoppeld aan je project
De verhuurbon is het centrale document in de verhuurmodule. Het is de registratie van een verhuurtransactie tussen jouw bedrijf en de klant. Op een verhuurbon leg je vast:
Klant en project — elke verhuurbon wordt gekoppeld aan een klant en optioneel aan een project in Robaws. Zo zie je per klant en per project precies welk materieel er is verhuurd, voor welke periode en tegen welk tarief.
Verhuurartikelen — voeg een of meerdere verhuurartikelen toe aan de bon. Per artikel registreer je het aantal, de startdatum en de verwachte retourdatum. De verhuurprijs wordt automatisch berekend op basis van het ingestelde tarief en eventuele staffelprijzen.
Losse artikelen — naast verhuurartikelen kun je ook losse (verbruiks)artikelen toevoegen aan de verhuurbon. Bijvoorbeeld twee flessen WD-40 of een set reserveonderdelen. Deze worden mee gefactureerd bij de eerstvolgende factuur.
Extra diensten — registreer uitgevoerde extra diensten per verhuurbon. De verhuislift moest worden schoongemaakt na retour? De klant wil transport naar de projectlocatie? Voeg de dienst toe aan de bon en de kosten worden automatisch meegefactureerd.
Retourregistratie — zodra materieel wordt teruggebracht, registreer je de retourdatum per artikel. Artikelen die nog niet zijn teruggebracht, blijven als “uitstaand” zichtbaar en worden doorberekend bij de volgende facturatieperiode.
Demo aanvragen
Periodieke facturatie — automatisch factureren per maand, week of kwartaal
Een van de grootste voordelen van de verhuurmodule is de periodieke facturatie. In plaats van per verhuurbon handmatig een factuur op te stellen, factureer je in bulk per periode.
Je stelt een facturatieperiode in — bijvoorbeeld per maand. Robaws berekent automatisch voor elke openstaande verhuurbon wat er gefactureerd moet worden over de afgelopen periode: de verhuurprijs op basis van het werkelijke aantal verhuurdagen of -weken, eventuele staffelprijzen, extra diensten en losse artikelen.
Concreet werkt dat als volgt: op 16 april factureer je alle verhuur van 1 april tot en met 15 april. Robaws genereert de facturen automatisch op basis van de openstaande verhuurbonnen. Artikelen die nog uitstaan worden in de volgende periode opnieuw gefactureerd — zolang ze niet zijn teruggebracht, loopt de verhuur door.
Dit bespaart enorm veel administratietijd en voorkomt dat verhuurperiodes verkeerd worden berekend of dat er artikelen worden vergeten bij de facturatie.
Altijd inzicht in uitstaand materieel — per project, per klant of in totaal
Met de verhuurmodule heb je realtime inzicht in welk materieel er uitstaat, bij welke klant en op welk project. Je bekijkt dit op drie niveaus:
Per project — bekijk alle verhuurbonnen die aan een specifiek project zijn gekoppeld. Welk materieel is verhuurd, wanneer, voor hoe lang en wat zijn de kosten? Alle facturen die voor dat project zijn gegenereerd zijn direct inzichtelijk.
Per klant — heeft een klant meerdere projecten? Dan zie je per klant een totaaloverzicht van alle uitstaande verhuur, alle verhuurbonnen en alle facturen.
In het algemeen — bekijk een totaaloverzicht van alle uitstaande verhuurartikelen. Hoeveel boormachines staan er nog uit? Hoeveel verhuisliften? Hoeveel rijplaten? Zo houd je grip op je volledige verhuurvloot en weet je precies welk materieel beschikbaar is voor nieuwe verhuur.
Dit overzicht is essentieel voor verhuurbedrijven met een groot assortiment. Je voorkomt dat materieel “kwijt” raakt in het systeem en je kunt proactief contact opnemen met klanten wanneer materieel al lang uitstaat.
Flexibele prijzen per klant, project of verhuurbon
Niet elke klant betaalt hetzelfde tarief. Vaste klanten krijgen korting, grote projecten krijgen speciale tarieven en bij langdurige verhuur gelden staffelprijzen. De verhuurmodule in Robaws ondersteunt deze flexibiliteit op meerdere niveaus:
Op artikelniveau — de standaard verhuurprijs en staffelprijzen die je instelt bij het verhuurartikel.
Op klantniveau — pas verhuurtarieven aan per klant. Een vaste klant betaalt bijvoorbeeld structureel €275 per week in plaats van de standaard €300.
Op projectniveau — stel afwijkende tarieven in per project. Groot project met veel materieel? Dan geldt een projectprijs.
Op verhuurbonniveau — overschrijf de prijs direct op een individuele verhuurbon. Voor eenmalige uitzonderingen of speciale afspraken.
De standaardprijs geldt altijd als basis. Afwijkingen op klant-, project- of bonniveau overschrijven de standaard. Zo houd je de prijsstructuur beheersbaar maar flexibel.
Demo aanvragen
Volledig geïntegreerd in je Robaws ERP — geen los verhuursysteem
Het grootste verschil tussen de verhuurmodule in Robaws en een losstaand verhuursysteem is de integratie. De verhuurmodule is geen apart pakket dat je ernaast draait — het is onderdeel van je ERP-systeem. Dat betekent:
Koppeling met projectadministratie — verhuurkosten worden automatisch toegerekend aan het juiste project. Zo zie je in je nacalculatie niet alleen de kosten voor arbeid en materiaal, maar ook de verhuurkosten en -opbrengsten.
Koppeling met klantbeheer — alle verhuurbonnen, facturen en uitstaand materieel zijn zichtbaar op de klantkaart in Robaws.
Koppeling met facturatie — periodieke verhuurfacturen worden opgebouwd vanuit de verhuurbonnen en automatisch doorgestuurd naar je boekhouding via de standaard boekhoudkoppelingen (Exact Online, SnelStart, Twinfield, Visma Yuki, Minox).
Koppeling met grootboekrekeningen — verhuurinkomsten en -kosten worden automatisch geboekt op de juiste grootboekrekening.
Koppeling met materieelbeheer — combineer de verhuurmodule met het materieelbeheer in Robaws voor een compleet overzicht van je hele vloot: eigen gebruik én verhuur.
Geen dubbele invoer, geen losse exports, geen handmatige reconciliatie tussen systemen.
Voor welke bedrijven is de verhuurmodule geschikt?
De verhuurmodule is gebouwd voor bedrijven die onbemand materieel verhuren — als hoofdactiviteit of als aanvulling op projectwerk. Voorbeelden:
Materieelverhuurbedrijven — bedrijven die een breed assortiment aan bouwmaterieel en machines verhuren: kranen, shovels, minigravers, hoogwerkers, aggregaten, bouwliften, steigers en klein gereedschap.
Bouw- en infrabedrijven met eigen verhuur — bedrijven die naast hun eigen projectwerk ook materieel verhuren aan derden. Rijplaten, containers, hekwerk, verkeersborden en signalering.
Mechanisatiebedrijven — bedrijven met een machinepark dat deels wordt ingezet op eigen projecten en deels wordt verhuurd. Tractoren, dumpers, shovels en grondbewerkingsmachines.
Installatietechniek — bedrijven die tijdelijk materieel uitlenen of verhuren aan projecten: verhuisliften, lasapparatuur, meetinstrumenten en testapparatuur.
Evenementen en logistiek — bedrijven die mobiele units, podiumelementen, hekwerk of tijdelijke voorzieningen verhuren voor evenementen en bouwplaatsen.
Alle functies van de verhuurmodule in Robaws
