Robaws Woub koppeling: klaar via Softwareshaker Connect

De samenwerking tussen Robaws en Woub wordt nu naadloos mogelijk gemaakt via Softwareshaker Connect. Daarmee laat je projectdata, taken en communicatie naadloos samenwerken. Heb je een project in Robaws, dan wordt dat automatisch geëxporteerd naar Woub. Alle offerteregels en orderregels worden afzonderlijke taken in Woub — klaar om toe te wijzen aan intern personeel, de klant of onderaannemers, inclusief gerichte chat per doelgroep. In deze post leggen we stap voor stap uit hoe het werkt en waarom deze integratie zoveel ruis en dubbel werk wegneemt.

Waarom deze integratie belangrijk is

In veel organisaties leven voorbereiden, uitvoeren en communiceren in losse eilanden. Offertes en orders staan in Robaws; takenlijstjes zwerven rond in spreadsheets; de communicatie met klanten en onderaannemers gaat via e-mail of WhatsApp. Dat leidt tot onduidelijkheid over wie wat wanneer doet, tot dubbel werk en tot taken die simpelweg vergeten worden. De Robaws Woub koppeling bundelt dit alles in één workflow: Robaws blijft het ERP‑hart voor calculatie, offertes, orders en facturatie, terwijl Woub het samenwerkings- en takenplatform is waar iedereen precies ziet wat hij of zij moet doen — en waar de conversatie per doelgroep netjes gescheiden blijft.

Zo werkt het: van Robaws naar Woub in drie stappen

1. Maak of open een project in Robaws. Je werkt zoals je gewend bent: offertes en orders opbouwen met posten, regels en aantallen. Robaws blijft je bron voor projectstructuur en documentatie.
2. Log in op Softwareshaker Connect. Verbind éénmalig je Robaws‑omgeving met je Woub‑omgeving. Na autorisatie wordt de koppeling actief en gaat synchronisatie lopen.
3. Projectexport en taakkaarten. Het project wordt geëxporteerd naar Woub. Elke offerte- en orderregel wordt automatisch een taak. Binnen Woub kun je die taak meteen toewijzen, voorzien van vervaldata, bijlagen en checklists, en opnemen in de juiste chatkanalen.

Van regels naar taken: duidelijke uitvoer voor elk onderdeel

De essentie van de koppeling is dat de granulariteit van je prijsopbouw ook de granulariteit van je uitvoering wordt. Waar je in Robaws werkt met regels (bijvoorbeeld “warmtepomp plaatsen”, “zwembadfilter installeren”, “oprolsysteem leveren”), zie je in Woub direct evenzoveel taken terug. Dit voorkomt dat er na gunning alsnog taken handmatig moeten worden overgetypt of herhaald worden gepland. Bovendien blijft de relatie tussen prijs (in Robaws) en uitvoering (in Woub) traceerbaar voor nacalculatie en voortgang.

Taakverdeling: intern, klant en onderaannemers

In Woub wijs je elke taak toe aan de juiste partij:

• Intern personeel: plan uitvoerende monteurs of projectleiders. Voeg instructies, tekeningen en formulieren toe.
• Klant: vraag goedkeuring, keuzes of informatie aan. Laat de klant taken afvinken die bij hen horen (bijv. kleurkeuze, toegang, voorbereiding).
• Onderaannemers: geef een taak direct door aan de betrokken partij en volg de voortgang in dezelfde projectomgeving. De onderaannemer vinkt af wanneer het klaar is en uploadt bewijs (foto’s, rapporten).

Gescheiden chatkanalen per doelgroep

Woub voorkomt ruis doordat je per project meerdere chatkanalen kunt aanmaken:

• Klantchat: alle communicatie richting de opdrachtgever; helder, professioneel en zonder interne discussies.
• Onderaannemerschat: praktische werkafspraken, planningen en opleverpunten met partners, zonder dat de klant dit ziet.
• Interne chat: voor je eigen team, bijvoorbeeld verdeling van taken, prioriteiten en dagplanning.

Doordat taken en chat in hetzelfde Woub‑project leven, staat de conversatie altijd in de context van een concrete taak. Geen losse mailthreads meer, geen zoekwerk: je ziet direct de laatste status, opmerkingen en bijlagen per taak.

Wat wordt precies gesynchroniseerd?

De koppeling is opgezet met een heldere mapping van Robaws naar Woub:

• Project (Robaws) ➜ Project (Woub), inclusief kerngegevens zoals titel, referentie en contactinformatie.
• Offerteregels & orderregels (Robaws) ➜ Taken (Woub), elk als afzonderlijk uitvoerbaar item.
• Structuur (posten/secties) ➜ Taakgroepen of labels (Woub) voor overzicht en filtering.
• Bijlagen en omschrijvingen ➜ Taakdetails, zodat teams meteen met de juiste informatie starten.

Na activatie blijft de koppeling op de achtergrond werken. Nieuwe of aangepaste regels komen in Woub beschikbaar volgens de ingestelde synchronisatie, zodat teams altijd met de meest actuele scope werken.

Voordelen op één rij

• Geen dubbele invoer: de calculatie en orderopbouw in Robaws vormt automatisch je takenlijst in Woub.
• Volledige transparantie: iedereen ziet zijn/haar taken, status en deadlines. Managers hebben realtime overzicht.
• Snellere doorlooptijd: taken staan meteen klaar; je kunt direct toewijzen en starten met uitvoeren.
• Minder ruis: gescheiden chats voor klant, onderaannemers en intern; communicatie blijft netjes doelgroep‑specifiek.
• Betere nacalculatie: één op één relatie tussen geoffreerde/ bestelde regels (Robaws) en uitgevoerde taken (Woub).
• Schaalbaar werken: geschikt voor zowel kleine teams als complexe, multi‑discipline projecten.

Voorbeeldscenario: van offerte tot oplevering

Stel, je verkoopt een zwembadproject. In Robaws stel je de offerte samen met regels voor graafwerken, beton, filterinstallatie, warmtepomp en afwerking. Na akkoord zet je de offerte om in een order. Dankzij de Robaws Woub koppeling verschijnen die orderregels als taken in Woub. De projectleider wijst intern het graafwerk en de techniek toe, zet voor de klant een taak klaar om het definitieve kleurenschema te bevestigen, en stuurt de afwerking naar een onderaannemer. In de onderaannemerschat deel je planning en tekeningen; in de klantchat bespreek je opleverpunten. Iedereen vinkt af wat klaar is, inclusief foto’s als bewijs. Resultaat: minder e‑mails, heldere voortgang en een sneller, professioneler proces.

Activatie: zo zet je de koppeling aan

1. Ga naar Softwareshaker Connect en log in.
2. Kies Verbind Robaws en autoriseer je Robaws‑omgeving.
3. Kies Verbind Woub en autoriseer je Woub‑omgeving.
4. Zet de integratie actief. Vanaf nu worden nieuwe (en volgens je instellingen ook bestaande) projecten en regels verwerkt tot taken in Woub.

Je kunt per organisatie afspreken welke velden/labels je standaard meeneemt en hoe je taakgroepen wil opbouwen. Zo sluit de workflow aan op je bestaande werkwijze.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Werkt dit ook met deelopdrachten of meerwerk?

Ja. Wanneer je in Robaws extra regels toevoegt voor meerwerk, komen deze als nieuwe taken in Woub. Zo blijft scopewijziging netjes zichtbaar voor iedereen.

Kan ik taken opnieuw groeperen of hernoemen in Woub?

Zeker. De synchronisatie levert taken op basis van je Robaws‑regels; binnen Woub kun je ze groeperen, labelen en verrijken met checklists, bestanden en deadlines.

Wat als ik (nog) geen Woub gebruik?

Woub is onderdeel van het Softwareshaker‑portfolio. Neem contact met ons op voor een snelle onboarding. Dankzij de koppeling kun je in één dag live met je eerste project.

Integratie binnen je Softwareshaker‑stack

De Robaws Woub koppeling is één van de integraties die via Softwareshaker Connect beschikbaar zijn. Werk je daarnaast met werkbonnen, formulieren of track & trace, dan kun je die gegevens eveneens laten samenkomen: calculatie en orders in Robaws, uitvoering en chat in Woub, en buitenwerkregistratie in je werkbon‑app of track‑&‑traceplatform — allemaal gekoppeld voor maximale doorstroming en minimale ruis.

Conclusie

Met de Robaws Woub koppeling via Softwareshaker Connect krijg je één gestroomlijnde werkstroom van offerte en order (Robaws) naar taken en communicatie (Woub). Offerteregels en orderregels worden automatisch taken; je verdeelt ze naar interne medewerkers, klanten en onderaannemers; en je communiceert in gescheiden chatkanalen zonder ruis. Het resultaat is meer grip, minder dubbel werk en een duidelijker proces voor iedereen — van eerste offerte tot laatste opleverpunt.

Activeer de koppeling in Softwareshaker Connect en start vandaag nog met projectsamenwerking.