Inkoopfacturen software voor grip op kosten en projecten
Robaws biedt een uitgebreide oplossing voor het efficiënt beheren van inkoopfacturen binnen uw bedrijf.
Inkoopfacturen vormen een groot deel van je kosten.
Met Robaws inkoopfacturen software verwerk je inkoopfacturen centraal, controleerbaar en direct gekoppeld aan projecten, werkorders en administratie.
Geen losse e-mails, mapjes of Excel-overzichten meer, maar één duidelijk proces van ontvangst tot boeking.
Verwerk inkoopfacturen met behulp van OCR
Of je verwerkt handmatig en typt alle stamgegevens in voor inkoopfacturen, of laat je facturen snel een profesioneel gescand worden door middel van OCR technologie. Alle zaken worden door de scan automatisch ingevuld. Jij hoeft alleen nog maar de facturen te laten goedkeuren en toewijzen naar projecten of orders.
Alle inkoopfacturen centraal in één systeem
In Robaws komen alle inkoopfacturen samen:
Facturen van leveranciers
Kosten voor projecten en werkorders
Materiaal, materieel en onderaannemers
Algemene kosten en overhead
Zo houd je overzicht en voorkom je dat facturen blijven liggen of verkeerd geboekt worden.
Belangrijkste kenmerken van Robaws inkoopfacturen
Automatische factuurverwerking: Robaws stelt u in staat om aankoopfacturen automatisch te verwerken, waardoor handmatige invoer wordt geminimaliseerd en de kans op fouten wordt verkleind.
Integratie met andere modules: De aankoopfacturenmodule is volledig geïntegreerd met andere Robaws-modules, zoals magazijnbeheer en projectadministratie, wat zorgt voor een naadloze gegevensstroom en een efficiënter beheer van uw bedrijfsprocessen.
Realtime inzicht: Met Robaws heeft u altijd toegang tot actuele gegevens, zodat u weloverwogen beslissingen kunt nemen en uw bedrijfsvoering kunt optimaliseren.
Gebruiksvriendelijke interface: De intuïtieve interface van Robaws maakt het eenvoudig om aankoopfacturen te beheren, zelfs voor gebruikers zonder uitgebreide administratieve ervaring.
Boek je regels op orders of projecten
Een belangrijk voordeel van Robaws is dat je per factuur (of factuurregel) kunt vastleggen:
Bij welk project de kosten horen
Of de kosten bij een werkorder horen
Of het om algemene kosten gaat
Zo zie je direct wat een project daadwerkelijk kost, niet pas achteraf.
Voordelen van het gebruik van Robaws inkoopfacturen
- Tijdbesparing: Door de automatisering van factuurverwerking bespaart u tijd die anders besteed zou worden aan handmatige administratieve taken.
- Kostenbesparing: Een efficiënter inkoopproces leidt tot betere controle over uitgaven en kan helpen bij het identificeren van besparingsmogelijkheden.
- Verbeterde nauwkeurigheid: Automatische gegevensinvoer vermindert de kans op fouten, wat resulteert in een nauwkeuriger financieel overzicht.
- Betere samenwerking: De integratie met andere Robaws-modules bevordert een betere samenwerking tussen verschillende afdelingen binnen uw bedrijf.
Goedkeuren van inkoopfacturen
Robaws ondersteunt een goedkeuringsproces voor inkoopfacturen:
Facturen eerst controleren
Accorderen door bevoegde personen
Pas daarna doorzetten naar boekhouding
Dit geeft controle en voorkomt dat onjuiste facturen worden betaald.
Inkoopfacturen functies
Inkoopfacturen goedkeuren via de app
Inkoopfacturen kunnen ook worden ingezien en goedgekeurd via de Robaws app. Dit maakt goedkeuring mogelijk zonder afhankelijk te zijn van kantoor.
OCR-Scanning van facturen
Met OCR-technologie worden gescande of digitale facturen automatisch herkend en ingevuld in het systeem. De software vult relevante velden zelf aan om handmatige invoer te verminderen.
Centrale inbox voor inkoopfacturen
Alle inkomende inkoopfacturen worden centraal verzameld in één overzicht. Hierdoor raak je geen facturen kwijt en werk je vanuit één vaste workflow.
Automatisch aanmaken van leveranciers
Wanneer een leverancier nog niet bestaat, kan deze automatisch worden aangemaakt vanuit de inkoopfactuur. Dit voorkomt dubbele invoer en houdt het leveranciersbestand actueel.
Factuurregels boeken op grootboek
Elke factuurregel kan afzonderlijk worden geboekt op een grootboekrekening. Dit maakt een correcte financiële verwerking en rapportage mogelijk.
Koppelen van facturen aan projecten
Facturen en factuurregels kunnen direct aan een project worden gekoppeld. Zo worden kosten automatisch meegenomen in de projectadministratie en nacalculatie.
Koppelen van facturen aan werkorders
Inkoopfacturen kunnen worden gekoppeld aan specifieke werkorders. Dit zorgt voor inzicht in kosten per werkorder en ondersteunt regiewerk en servicewerk.
Koppelen van facturen aan bestellingen
Facturen kunnen worden gematcht met eerder aangemaakte bestellingen. Hierdoor is controle mogelijk op prijsafspraken en geleverde hoeveelheden.
Ondersteuning van g-rekening
Per inkoopfactuur kan een g-rekeningbedrag worden vastgelegd. Dit ondersteunt correcte verwerking bij ketenaansprakelijkheid en onderaanneming.
Meerdere boekingsregels per factuur
Eén inkoopfactuur kan worden opgesplitst in meerdere boekingsregels. Hierdoor kunnen kosten verdeeld worden over projecten, werkorders of grootboekrekeningen.
Goedkeuringsworkflow voor inkoopfacturen
Inkoopfacturen kunnen worden aangeboden ter goedkeuring voordat ze definitief worden verwerkt. Dit ondersteunt interne controle en autorisatie.
Export en doorsturen naar boekhouding
Verwerkte inkoopfacturen kunnen worden doorgestuurd naar het gekoppelde boekhoudpakket. De boekhoudkundige verwerking blijft daarmee consistent en actueel.
Ontdek hoe inkoopfacturen overzichtelijk worden met Robaws
Wil je zien hoe inkoopfacturen automatisch gekoppeld worden aan projecten en administratie?
Veelgestelde vragen over onze inkoopfacturen
Robaws Inkoopfacturen is een cloudgebaseerde module binnen het Robaws ERP-systeem, speciaal ontworpen voor bedrijven in de bouw-, installatie-, infra- en mechanisatiesector. Deze module stelt u in staat om uw inkoopfacturen efficiënt te beheren, van ontvangst tot betaling.
Met Robaws kunt u inkoopfacturen digitaal ontvangen, automatisch koppelen aan inkooporders en leveringen, en eenvoudig goedkeuren voor betaling. Dit proces minimaliseert handmatige invoer, vermindert fouten en versnelt de administratieve afhandeling.
Ja, Robaws Inkoopfacturen is volledig geïntegreerd met andere Robaws-modules, zoals projectbeheer, voorraadbeheer en facturatie. Deze integratie zorgt voor een naadloze gegevensstroom en een efficiënter beheer van uw bedrijfsprocessen.
De kosten variëren afhankelijk van de gekozen licentie en het aantal gebruikers. Voor specifieke prijsinformatie kunt u contact opnemen met het verkoopteam van Robaws voor een op maat gemaakte offerte.