Van werkbon tot factuur: hoe digitalisering je cashflow versnelt
- 2 June, 2025
Van werkbon tot factuur: hoe digitalisering je cashflow versnelt
Het werk is gedaan, de klant is tevreden… en toch duurt het dagen (of zelfs weken) voor de factuur de deur uitgaat. Herkenbaar? Voor veel bouw- en installatiebedrijven is de tijd tussen uitvoering en facturatie een stille kostenpost. Hoe sneller je factureert, hoe sneller je geld op je rekening staat. En daar zit precies de kracht van een digitale werkbon.
In dit artikel leggen we uit hoe je met een digitale werkbon de volledige keten versnelt: van werk tot factuur – en dus van inspanning tot betaling.
De klassieke vertraging: van veld naar kantoor
In een traditioneel proces gebeurt het vaak zo:
- De monteur vult een papieren werkbon in
- De werkbon komt pas dagen later terug op kantoor
- Iemand moet alles overtypen: uren, materialen, opmerkingen
- Dan pas wordt een factuur gemaakt
- Die wordt verstuurd, en dan begint de betalingstermijn te lopen
Het resultaat: je loopt weken achter op je eigen cashflow.
Hoe een digitale werkbon dat doorbreekt
Met een digitale werkbon-app start het facturatieproces op het moment dat het werk wordt uitgevoerd. De monteur vult alles digitaal in:
- De gewerkte uren
- Verbruikte materialen (rechtstreeks uit voorraad)
- Eventuele opmerkingen
- Foto’s ter bewijs
- Klanthandtekening als goedkeuring
Zodra de werkbon afgerond is, komt die automatisch en realtime in het Robaws systeem van de administratie terecht. Klaar om te factureren.
3 directe voordelen voor je cashflow
1. Snellere facturatie
Dankzij de digitale werkbon heb je binnen enkele minuten een volledige administratie. Geen achterstallige bonnen, geen wachttijd op teruggebrachte papieren, geen onleesbare notities. De factuur kan vaak nog op dezelfde dag de deur uit.
2. Minder fouten = minder discussie
Door standaardvelden, automatische controles en foto’s als bewijs, is de digitale werkbon volledig en betrouwbaar. Klanten stellen minder vragen, wat resulteert in snellere goedkeuring en betaling.
3. Beter overzicht per project of klant
Digitale werkbonnen worden automatisch gekoppeld aan het juiste project of klantdossier. Zo kun je snel meerdere werkbonnen bundelen tot één factuur, of net alles apart doorsturen – met één klik.
Praktijkvoorbeeld: voor en na
Situatie vóór digitalisering:
Een monteur deed op vrijdag herstelwerk. De werkbon kwam maandag binnen. Donderdag werd ze ingeboekt. Vrijdag ging de factuur de deur uit. Betaald op dag 45.
Situatie ná digitalisering:
Dezelfde herstel, vrijdag uitgevoerd. Werkbon digitaal ingevuld. Kantoor ontvangt deze realtime. Factuur verstuurd dezelfde dag. Betaald op dag 30.
Resultaat:
15 dagen sneller geld op de rekening, geen extra handelingen, geen stress.
Koppeling met facturatie of boekhouding
Gebruik je een platform als Robaws, dan wordt de digitale werkbon automatisch omgezet in een conceptfactuur. Je hoeft alleen nog maar te controleren en verzenden. Werk je met externe boekhoudpakketten? Dan kan je de factuurdata rechtstreeks doorsturen.
En wat met controle of goedkeuring?
Sommige bedrijven werken nog met een extra controle op kantoor: “We willen eerst de werkbon nog even nakijken.” Dat kan ook digitaal. In Robaws kun je instellen dat:
-
- Werkbonnen eerst een status krijgen
Zo hou je controle zonder alles zelf te moeten overnemen.
Conclusie
Een werkbon is geen losstaand formulier – het is de start van je cashflow. Hoe sneller en beter je werkbon verwerkt wordt, hoe sneller je kunt factureren en betaald worden. En net daar maakt digitalisering een wereld van verschil.
Een digitale werkbon-app is dus niet alleen een administratieve verbetering, maar een financieel hulpmiddel.
