Wat hoort er op een werkbon? De ultieme checklist
- 1 June, 2025
Wat hoort er op een werkbon? De ultieme checklist voor installateurs en aannemers
Of je nu een technieker stuurt voor een herstelling of een volledig project uitvoert: zonder goede werkbon sta je administratief zwakker. Maar wat moet er nu precies op een werkbon staan om correct, juridisch stevig én klantvriendelijk te werken?
In dit artikel geven we je een complete checklist – én tonen we hoe je dit alles automatisch kunt invullen via een werkbon app.
Waarom een goede werkbon belangrijk is
De werkbon is meer dan een intern document. Het is het bewijsstuk dat toont wat je uitgevoerd hebt, wanneer, door wie en met welke materialen. Het is de brug tussen je werf en je administratie – en vaak de basis voor je factuur.
Een onvolledige of slecht ingevulde werkbon leidt tot:
- Twijfels bij je klant (en dus trager betalen)
- Onvolledige facturen
- Gemor op kantoor om “te gokken” wat er gedaan is
De complete checklist: wat moet op een werkbon staan?
1. Gegevens van de klant
- Naam klant of firma
- Adres van de werkplek
- Eventueel contactpersoon
2. Gegevens van de technieker of ploeg
- Naam technieker of ploegverantwoordelijke
- Datum en tijd van aankomst en vertrek
3. Uitgevoerde werken
- Beschrijving van de werkzaamheden
- Aantal gepresteerde uren (eventueel per persoon)
- Resultaat of status van de werken
4. Gebruikte materialen
- Artikelnummers of omschrijving
- Aantal stuks
- Serienummers indien relevant (bv. bij vervanging onderdelen)
5. Foto’s of documentatie
- Foto vóór en na
- Bijlagen of opmerkingen
6. Handtekening van de klant
- Naam en paraaf ter goedkeuring
- Datum ondertekening
7. Extra info (optioneel maar aanbevolen)
- Reden van de interventie (bv. onderhoud, storing, herstelling)
- Opmerkingen van klant of technieker
- Volgende geplande stap (bv. nieuwe afspraak, facturatie, offerte)
Hoe je dit allemaal automatisch registreert met een werkbon app
Met een digitale werkbon app zoals in ons platform hoef je dit allemaal niet meer handmatig te doen. De technieker vult alles in via tablet of smartphone – en het kantoor ontvangt automatisch een compleet ingevuld document.
Voordelen:
- Alle velden staan klaar → niets wordt vergeten
- Foto’s en handtekening digitaal toegevoegd
- Koppeling met planning en materiaalbeheer
- Facturatie en nacalculatie automatisch voorbereid
Tips voor wie nog met papieren werkbonnen werkt
Nog niet digitaal? Dan kun je toch al enkele verbeteringen doorvoeren:
- Gebruik een voorgedrukt sjabloon met vaste velden
- Maak een interne checklist voor kantoor
- Scan alle werkbonnen en sla ze digitaal op per klant
Maar eerlijk is eerlijk: wie echt wil professionaliseren, digitaliseert het hele proces. Zeker als je meerdere ploegen hebt of je administratie tijd tekort komt.
Conclusie
Een goede werkbon is de basis van een correct projectdossier en een vlotte facturatie. Vergeet je iets, dan verlies je tijd of geld. Met de checklist hierboven ben je zeker dat je niets mist.
Gebruik je nog papier? Overweeg dan een werkbon app waarmee monteurs alles ter plekke invullen én het kantoor direct toegang heeft. Snel, foutloos en professioneel.
