Wil je overstappen naar digitale werkbonnen?

Elke dag stapels papier en geen digitale werkbon. Werkbonnen die nat zijn geworden op de werf, onleesbare handschriften, uren die ontbreken, en materialen die vergeten worden. En dan moet alles nog handmatig overgetypt worden op kantoor.

Veel bedrijven willen digitaliseren, maar durven de sprong niet te wagen. Toch is het meestal beter om niet te wachten of stapsgewijs te experimenteren. De meest succesvolle bedrijven stappen in één keer over op een digitale werkbon — mét hulp van Softwareshaker.

Waarom papieren werkbonnen je bedrijf geld kosten

Papieren werkbonnen lijken onschuldig. Tot je ze begint te tellen.

Veel installateurs, techniekers of aannemers werken nog altijd met papieren werkbonnen. Het voelt vertrouwd. Maar die papieren werkbon kost je geld – elke dag opnieuw.

1. Vergeten = onbetaald werk

Een werkbon die niet ingevuld raakt, is werk dat niet gefactureerd wordt. Zonder digitaal spoor glippen ze door je administratie.

2. Tijdverlies door overtypen

Papieren werkbonnen moeten overgenomen worden in Excel of boekhouding. Met een digitale werkbon app gebeurt dit automatisch.

3. Geen real-time zicht op je werf of technieker

Bij papieren werkbonnen heb je geen live zicht op de voortgang. Digitaal zie je meteen wie waar wat doet.

4. Fouten bij facturatie

Onleesbare bonnen, vergeten materialen, ontbrekende handtekening… Ze vertragen je cashflow. Digitaal is alles volledig en correct.

5. Papier raakt kwijt

Een verloren werkbon is verloren bewijs. In een app is alles automatisch bewaard en terug te vinden.

De oplossing: een digitale werkbon app

Wat registreer je in één klik?

• Uren, materialen, opmerkingen
• Foto’s en digitale handtekening
• Automatisch doorgestuurd naar kantoor

Waarom overstappen naar digitale werkbonnen?

Met een digitale werkbon bespaar je tijd, voorkom je fouten en werk je veel efficiënter. Denk aan:

• Automatische synchronisatie tussen werkvloer en kantoor
• Verplichte velden zodat niets vergeten wordt
• Start/stop-timers, materiaalgebruik, foto’s, handtekeningen
• Directe koppeling met planning, facturatie en projectdossier
• Volledig instelbaar per bedrijfstype of soort werk

Stap 1 – Inventariseer je huidige werkproces

Begin met het in kaart brengen van je bestaande werkbonproces:

• Hoe worden werkbonnen nu aangemaakt en ingevuld?
• Wat moet er altijd op staan (uren, materiaal, klantnaam, handtekening)?
• Waar gaat het vaak mis?

Deze analyse vormt de basis voor je ideale digitale werkbon.

Stap 2 – Kies een systeem dat past bij jouw organisatie

Niet elke digitale werkbon-app is geschikt voor elk bedrijf. Kies een oplossing die:

• Flexibel is per sector (bouw, installatie, onderhoud…)
• Volledig geïntegreerd is met je ERP (zoals Robaws)
• Gebruiksvriendelijk is voor monteurs én administratie

Softwareshaker denkt in deze fase actief met je mee. We analyseren jouw processen en adviseren welke functies, velden en sjablonen het best aansluiten op jouw manier van werken.

Stap 3 – Stel je werkbon-sjabloon(s) in

In Workshaker kun je zelf bepalen:

• Welke velden zichtbaar zijn (per type werk of planningssoort)
• Wat verplicht is (bijv. handtekening of foto bij oplevering)
• Welke vragen gesteld worden (“Heb je puin gestort?” – ja = automatisch artikel toevoegen)

Onze experts helpen je met het correct instellen van de app — inclusief slimme workflows, automatiseringen en koppelingen met Robaws.

Stap 4 – In één keer over naar digitaal: de beste aanpak

Hoewel een gefaseerde aanpak logisch lijkt, werkt het in de praktijk vaak averechts:

• Monteurs blijven heen en weer schakelen tussen papier en app.
• Administratie moet twee systemen controleren.
• Het ontbreekt aan duidelijkheid op de werkvloer.

Daarom adviseren wij: maak de overstap in één keer.

Je laat op vrijdagmiddag de papieren werkbon achter je.
En maandagochtend werkt iedereen met Workshaker.

Dit vraagt een goede voorbereiding, en die nemen wij op ons:

• We helpen je vooraf met het instellen van sjablonen en gebruikersrollen.
• We zorgen voor duidelijke instructies voor je team.
• We ondersteunen de eerste dagen actief bij vragen of correcties.
• We maken het systeem zo eenvoudig dat iedereen ermee aan de slag kan — ook zonder digitale voorkennis.

Softwareshaker heeft dit al tientallen keren gedaan, in allerlei sectoren. En telkens blijkt: duidelijkheid, snelheid en een centrale aanpak werken het best.

Stap 5 – Koppel werkbonnen aan facturatie en nacalculatie

Zodra werkbonnen digitaal binnenkomen, kun je ze koppelen aan:

• Projecten en werkorders
• Facturen (bijvoorbeeld regiewerk op basis van gepresteerde uren)
• Nacalculatie (voor inzicht in marges, productiviteit en afwijkingen)

Zo maak je niet alleen je werkbon digitaal, maar je hele bedrijfsproces slimmer en efficiënter.

Samengevat: zo stap je succesvol over op de digitale werkbon

• Analyseer je huidige proces
• Kies een systeem dat bij je past
• Stel sjablonen en verplichte velden in
• Stap in één keer over, zonder half werk
• Koppel werkbonnen aan administratie en facturatie

Softwareshaker begeleidt je in elke stap van dit traject. We denken mee tijdens de verkoopfase, helpen bij het inrichten van het systeem en zorgen dat jouw team vanaf dag één goed kan werken met de digitale werkbon. Duidelijk, haalbaar en zonder gedoe.

Met Workshaker digitaliseer je in één vloeiende beweging — en dat loont.

🔗 Meer weten?
Bekijk hoe onze werkbon app werkt via:
https://softwareshaker.com/product/werkbon-app/