Voorraad in Robaws automatisch afboeken via ingevulde werkbonnen van Workshaker

Binnen Workshaker is het vanaf nu mogelijk om automatisch voorraad af te boeken op basis van een ingevulde werkbon. Dit gebeurt via de koppeling met Robaws, waarbij de geregistreerde materialen uit een werkbon direct leiden tot een voorraadmutatie.

Hoe werkt het?

Wanneer een werknemer een werkbon invult en daarbij materialen registreert, wordt automatisch een afboeking gedaan in de voorraadmodule van Robaws. De afboeking gebeurt vanuit de toegekende stocklocatie van de werknemer (bijvoorbeeld diens busmagazijn) en wordt gekoppeld aan de juiste klant of het juiste project.

Praktisch voorbeeld:

• Monteur Arjan registreert een AIA 160 artikel in de werkbon.

• Arjan is gekoppeld aan stocklocatie Bus Arjan.

• De klant is RDA Infra.

• Bij het verzenden van de werkbon wordt automatisch een stockwijziging aangemaakt in Robaws voor dit artikel, vanuit de juiste locatie, naar de juiste bestemming.

Standaardinstellingen: stocklocatie per werknemer

Voor een correcte werking is het belangrijk dat elke werknemer een vaste stocklocatie toegewezen krijgt.

Je stelt dit in via:
Instellingen → Werknemers → Stocklocatie toewijzen

Deze locatie kan een algemeen magazijn zijn (bijvoorbeeld ‘Magazijn Hoofdlocatie’), maar ook een persoonlijke locatie zoals ‘Bus Jan’ of ‘Kast in Bus 3’.

Zonder stocklocatie kan er geen automatische voorraadmutatie plaatsvinden.

Koppeling activeren met Robaws

Om voorraadmutaties te activeren moet de koppeling met Robaws correct zijn ingesteld. Dit doe je als volgt:

1. Stock changes activeren in de instellingen van Workshaker

2. Zorg dat de status van stockmutaties standaard op ‘opgeboekt’ staat

3. Update de connectie met Robaws indien nodig

Je vindt de koppeling via:
Instellingen → Integraties → Robaws → Update connectie

Log in met je Robaws-gebruikersnaam en wachtwoord om de connectie opnieuw te bevestigen.

Voorraadmutaties per werkbonsjabloon beheren

Niet elk werkbon-type hoeft voorraadmutaties te activeren. Je kunt per werkbonsjabloon bepalen of stockmutaties toegestaan zijn.

Voorbeeld:

• Werkbon voor eigen personeel → stockmutatie aan

• Werkbon voor onderaannemers → stockmutatie uit, omdat zij eigen materialen gebruiken

Zo houd je grip op je interne voorraad, zonder dat derden je stock beïnvloeden.

Instellen doe je via:
Instellingen → Werkbon sjablonen → Veld ‘createStock’ aanvinken of uitzetten

Voordelen van deze functie

✔️ Geen handmatige voorraadmutaties meer
✔️ Alles gekoppeld aan werkbon, werknemer én stocklocatie
✔️ Volledige traceerbaarheid per artikel
✔️ Automatische synchronisatie met Robaws
✔️ Ondersteunt efficiënter magazijnbeheer per bus of locatie

Heb je vragen over het instellen van automatische voorraadmutaties of de koppeling met Robaws?
Neem gerust contact op via support of bekijk onze uitgebreide handleiding in Softwareshaker School.