Kilometer registratie automatiseren: minder fouten, meer overzicht

Steeds meer bedrijven ontdekken de waarde van een sluitende kilometer registratie. Niet alleen vanwege de fiscus, maar ook voor interne controle, mobiliteitsbudgetten en projecttoewijzing. Met Fleetshaker en registreer je automatisch alle gereden kilometers. Geen papieren formulieren meer, geen handmatig overtypen: wél volledige betrouwbaarheid en realtime overzicht.

Wat is kilometer registratie en waarom is het belangrijk?

Kilometer registratie houdt in dat je per voertuig of medewerker exact bijhoudt hoeveel kilometer er wordt gereden, wanneer, en voor welk doel. Dat is niet alleen handig voor tankkosten of onderhoud, maar in veel gevallen zelfs verplicht:

• Fiscale verantwoording: om bijtelling te voorkomen bij privégebruik van zakelijke voertuigen.
• Reiskostenvergoeding: voor woon-werkverkeer of dienstverplaatsingen.
• Projectnacalculatie: om kilometers correct toe te wijzen aan klanten of opdrachten.

Met een digitale oplossing zoals Fleetshaker voorkom je dat werknemers vergeten ritten te registreren of onnauwkeurige inschattingen maken.

Automatische kilometer registratie via GPS

Fleetshaker gebruikt vaste GPS-trackers in voertuigen om elke verplaatsing automatisch vast te leggen. Dit gebeurt volledig op de achtergrond. Je hoeft dus nooit meer handmatig een formulier in te vullen, een kilometerstand op te schrijven of een Excelbestand bij te houden.

Elke rit bevat:

• Start- en eindlocatie
• Datum en tijd
• Totaal aantal kilometers
• Type rit (privé, zakelijk, woon-werk)

Koppeling met Robaws: projecten en werkorders als vertrekpunt

Fleetshaker integreert volledig met Robaws. Voor elk project of werkorder dat je in Robaws aanmaakt, ontstaat automatisch een koppeling in Fleetshaker. Zo kun je verplaatsingen toewijzen aan de juiste opdracht.

Dit werkt via zogenaamde POI’s (points of interest). Wanneer een voertuig zich in de buurt van een projectadres bevindt, wordt dat geregistreerd als aanwezigheidsperiode. Je krijgt dan een overzicht van:

• Wanneer het voertuig is aangekomen en vertrokken
• Hoe lang er op locatie is gewerkt
• Welke voertuigen of medewerkers aanwezig waren

Dit is bijzonder handig bij discussies over gewerkte tijd, bijvoorbeeld bij regiewerk of vaste projectafspraken.

Voordelen van automatische kilometerregistratie

Een traditionele kilometerregistratie is foutgevoelig: mensen vergeten ritten, schatten verkeerd in of vullen pas aan het einde van de maand in. De voordelen van automatische registratie zijn duidelijk:

• Altijd actueel, geen achterstallige administratie
• Volledig bewijs bij controle door Belastingdienst
• Inzicht in verplaatsingskosten per project of klant
• Minder administratieve druk voor werknemers
• Rapportage van aanwezigheid per projectlocatie

Wettelijke eisen en fiscale toepassing

Voor werknemers met een mobiliteitsvergoeding of bedrijfsvoertuig geldt vaak de verplichting tot het bijhouden van zakelijke kilometers. Als je wilt voorkomen dat er bijtelling wordt gerekend voor privégebruik, moet je kunnen aantonen dat er minder dan 500 km per jaar privé gereden wordt. Een waterdichte kilometerregistratie is dan onmisbaar.

Fleetshaker voldoet aan alle eisen van de Belastingdienst. Je kunt per rit aangeven of het om privé, zakelijk of woon-werkverkeer gaat – óf dit automatisch laten detecteren op basis van tijd en locatie.

Controle op verplaatsing per zone of projectadres

Met de koppeling tussen Robaws en Fleetshaker kun je ritten en kilometers niet alleen toewijzen aan voertuigen, maar ook aan specifieke projecten. Per POI kun je een aanwezigheidsrapportage maken:

• Wie was wanneer op de werf?
• Welke voertuigen stonden er hoe lang?
• Hoeveel kilometer is er afgelegd voor dit project?

Dat is ideaal voor nacalculatie, rapportage naar opdrachtgevers, of ter controle wanneer monteurs een foute tijdsregistratie hebben ingediend.

Planning en werkefficiëntie verbeteren

Met Fleetshaker zie je niet alleen hoeveel er wordt gereden, maar ook hoe voertuigen worden gebruikt. Ritten buiten werktijd of ongebruikelijke routes worden direct zichtbaar. Je voorkomt hiermee misbruik of inefficiënt gedrag.

Via de aanwezigheidsrapportages zie je ook wie hoelang op locatie was. Daarmee optimaliseer je niet alleen je personeelsplanning, maar krijg je ook beter zicht op de tijdsbesteding per project. Ideaal voor bedrijven die strikte deadlines en nacalculatie hanteren.

Privacy en beveiliging

Fleetshaker respecteert de privacy van je werknemers. Privéritten worden apart gelogd en zijn afgeschermd voor leidinggevenden, tenzij de werknemer hier expliciet toestemming voor geeft. Zakelijke ritten blijven wel volledig inzichtelijk voor administratie en management.

Bovendien worden alle gegevens beveiligd opgeslagen en kunnen rapporten met één klik worden geëxporteerd voor fiscale controle of interne rapportages.

Fleetshaker: één systeem voor ritten, kilometers én beveiliging

Fleetshaker biedt niet alleen kilometerregistratie, maar ook rittenanalyse, draaiurenregistratie en diefstalbeveiliging. Je krijgt een compleet overzicht van het gebruik van je wagenpark én werkmaterieel.

Voor wie is kilometer registratie interessant?

Automatische kilometer registratie is ideaal voor:

• Bouw- en installatiebedrijven
• Mechanisatie en onderhoudsbedrijven
• Verhuur van voertuigen of materieel
• ZZP’ers met een bestelwagen
• Elke onderneming met bedrijfsvoertuigen

Meer weten?

Wil je zelf ervaren hoe nauwkeurige kilometerregistratie werkt? Ontdek Fleetshaker op de productpagina:

https://softwareshaker.com/product/fleetshaker-ritregistratie/