Ritregistratie: grip op je wagenpark, uren en kilometerverantwoording

Of je nu werkt met tien bedrijfswagens of drie servicebussen: inzicht in je voertuigen is cruciaal. Want waar zijn je mensen? Hoeveel kilometers rijden ze? Wie zat er achter het stuur? En kun je het rittenoverzicht ook overleggen aan de fiscus?

Een blackbox biedt het antwoord: automatische registratie van begin- en eindlocaties, gereden trajecten, rijtijden en bestuurders. Niet alleen handig voor de planning, maar ook verplicht bij privégebruik of bijtelling van bedrijfswagens.

Met een goed ritregistratiesysteem krijg je controle, overzicht en zekerheid — zonder dat je chauffeurs er extra werk aan hebben.

Wat is een blackbox voor ritregistratie precies?

Ritregistratie is het automatisch bijhouden van voertuigbewegingen via een blackbox. Daarbij worden o.a. de volgende gegevens vastgelegd:

Datum en tijd van vertrek en aankomst
Start- en eindlocatie
Aantal gereden kilometers
Duur van de rit
Tussenstops
Bestuurder (via herkenning of invoer)

Deze data wordt digitaal opgeslagen en is beschikbaar in rapportvorm — vaak realtime te volgen via een online portaal of app.

De voordelen van ritregistratie op een rij

1. Fiscale kilometerverantwoording

Bedrijfswagens zonder bijtelling moeten een sluitende rittenadministratie bijhouden. Ritregistratie voldoet automatisch aan de eisen van de Belastingdienst, inclusief zakelijke/privé-indeling, tijdstempels en kilometerstanden.

2. Aanwezigheidsrapportage via Robaws en Fleetshaker

Een unieke feature van de koppeling tussen Robaws en Fleetshaker is de automatische aanwezigheidsrapportage. Zodra een werkorder of projectadres is ingevoerd in Robaws, wordt dit een zogeheten Point of Interest (POI) in Fleetshaker.

Fleetshaker registreert per voertuig wanneer het aankomt en vertrekt binnen de zone van dit projectadres. Je kunt achteraf rapporten maken van:

Begin- en eindtijd van aanwezigheid
Totaal aantal minuten of uren per voertuig op locatie
Meerdere sessies per dag, inclusief tussenpauzes

Dit is ideaal om:

Werkelijke aanwezigheid van voertuigen te controleren
Monteurs te corrigeren bij foutieve tijdsregistratie
Discussies met klanten over facturatie of gewerkte uren te onderbouwen

Zo biedt ritregistratie niet alleen fiscale dekking, maar ook een objectieve tijdscontrole per project.

3. Inzicht in gebruik en verbruik

Zie welke voertuigen het meest worden ingezet, welke onbenut blijven. Ideaal voor kostenbeheersing.

4. Realtime locatie van voertuigen

Weet waar je team zich bevindt, of een voertuig onderweg is naar de klant, of hoe ver iemand verwijderd is van de volgende werf.

5. Tijdsbesparing in administratie

Geen papieren rittenbriefjes meer. Geen Excel. Gewoon automatisch, compleet en controleerbaar.

Voor wie is een blackbox voor ritregistratie relevant?

Bouwbedrijven met werkbussen, aanhangers of servicevoertuigen
Installateurs die meerdere klanten per dag bedienen
Servicebedrijven die privégebruik willen uitsluiten
Verhuurders van materieel met registratieplicht
Projectleiders die willen weten wie waar is geweest

AVG en privacy

Ritregistratie is toegestaan, maar wel onder voorwaarden. Denk aan:

Duidelijke communicatie richting werknemers
Geen tracking buiten werktijd (of met privé-stand)
Alleen inzage voor bevoegden

Wat heb je nodig?

GPS-tracker (OBD of vast gemonteerd)
Online portaal of app om ritten in te zien
Optioneel: bestuurderherkenning (Driver ID)
Ondersteuning voor export van rapporten voor fiscus of boekhouding

Praktijkvoorbeeld

Een installateur heeft tien monteurs op de weg. Via ritregistratie weet de planner:

Wie het dichtst bij een spoedklus is
Welke bus wanneer op locatie is geweest
Hoeveel kilometers per dag per werknemer worden gereden
Dat alle ritten netjes gelogd zijn voor de belastingcontrole

De monteurs hoeven niets te doen. De registratie gebeurt automatisch. Alles is beschikbaar via de browser of de Fleetshaker app.

Tips bij het kiezen van een ritregistratiesysteem

Kies een systeem dat goed integreert met je bestaande software (zoals Robaws)
Let op of de registratie voldoet aan de fiscale eisen (zakelijk/privé)
Controleer of je realtime gegevens kunt volgen
Zorg dat je team weet hoe en waarom het werkt
Kies een systeem dat uitbreidbaar is (bijv. met alarmsignalen of draaiuren)

Conclusie: ritregistratie geeft rust, overzicht en zekerheid

Of je nu de Belastingdienst tevreden wilt houden, je planning wilt verbeteren of gewoon grip wilt op je wagenpark: ritregistratie is onmisbaar. Het bespaart tijd, voorkomt fouten en geeft je de zekerheid dat alles klopt — zonder dat je ernaar om hoeft te kijken.

Meer weten?
https://softwareshaker.com/product/track-trace/