Documentbeheer in Robaws voor overzicht en centrale opslag
Documenten raken snel verspreid over mappen, e-mails en lokale schijven.
Met documentbeheer in Robaws sla je documenten centraal op en koppel je ze direct aan projecten, werkbonnen, klanten, materieel en medewerkers.
Zo werkt iedereen altijd met dezelfde, actuele documenten.
Documenten centraal opslaan binnen je ERP
In Robaws sla je documenten veilig en overzichtelijk op, zoals:
Contracten en overeenkomsten
Offertes en calculaties
Facturen en pakbonnen
Certificaten en attesten
Handleidingen en technische documentatie
Alles staat op één plek, gekoppeld aan de juiste context.
Documenten koppelen aan projecten en werkbonnen
Documenten kunnen direct worden gekoppeld aan:
Projecten
Werkorders
Werkbonnen
Hierdoor hebben projectleiders en buitendienst altijd toegang tot de juiste informatie tijdens de uitvoering.
Documentbeheer per klant en installatie
Naast projecten ondersteunt Robaws documentbeheer voor:
Klantdossiers
Installaties en objecten
Zo blijft documentatie zoals onderhoudshistorie, keuringen en handleidingen altijd beschikbaar bij het juiste object of klant.
Minder losse opslag, meer grip
Door documenten centraal te beheren in Robaws:
Verminder je losse mappen en e-mails
Voorkom je dubbel opgeslagen bestanden
Is informatie sneller terug te vinden
Dit bespaart tijd en vergroot betrouwbaarheid.
Robaws documentbeheer functies
Document centralisatie
Alle documenten worden op één centrale plek binnen Robaws opgeslagen en beheerd, zodat bestanden niet verspreid worden bewaard. Hierdoor heeft iedereen met toegang altijd de actuele informatie bij de hand.
Koppelen aan entiteiten
Documenten kunnen direct worden gekoppeld aan projecten, klanten, werkbonnen, materieel en medewerkers. Hierdoor blijft elk document contextueel verbonden aan het juiste object.
Projectdocumentatie
Projectgerelateerde documenten zoals plannen, tekeningen en veiligheidsdocumenten worden opgeslagen binnen het projectdossier. Deze documenten zijn beschikbaar voor alle betrokken gebruikers.
Werkbon documenten
Documenten zoals foto’s, rapportages en bijlagen kunnen worden gekoppeld aan werkbonnen. Ze blijven onderdeel van de volledige werkbonhistorie.
Klantdossiers
Contracten, overeenkomsten en andere klantdocumenten worden opgeslagen per klant. Dit zorgt voor een compleet en overzichtelijk klantdossier.
Materieeldocumentatie
Handleidingen, keuringsrapporten en onderhoudsdocumenten worden gekoppeld aan materieel. Hierdoor zijn technische en wettelijke documenten altijd direct beschikbaar.
Medewerkerdocumenten
Documenten zoals certificaten, rijbewijzen en opleidingsbewijzen worden vastgelegd per medewerker. Dit ondersteunt inzicht in bevoegdheden en geldigheid.
Documenttoegang via werkbon app
Gekoppelde documenten zijn beschikbaar in de werkbon app voor monteurs op locatie. Zo hebben zij altijd toegang tot relevante informatie tijdens het werk.
In-app aanmaken en uploaden
Documenten en foto’s kunnen direct via de app worden aangemaakt en toegevoegd. Ze worden automatisch gekoppeld aan het juiste project, werkbon of object.
Gestructureerde mappenstructuur
Documenten worden overzichtelijk opgeslagen in mappen binnen Robaws. Dit maakt zoeken en terugvinden van bestanden eenvoudig.
Versiebeheer van documenten
Wijzigingen aan documenten worden vastgelegd via versiebeheer. Eerdere versies blijven beschikbaar voor raadpleging of herstel.
Ontdek hoe documentbeheer werkt in Robaws
Wil je zien hoe documenten gekoppeld worden aan projecten, werkbonnen en objecten?