Wijsheid achteraf heeft z’n langste tijd gehad, zo lijkt het. Adviseren en ingrijpen bij cliënten speelt zich in toenemende mate af in de tegenwoordige tijd. Nú weten of projecten rendabel zijn en waarom, dat gaat het verschil maken. Nú, niet later. Voor dat punt is bereikt valt er nog wel wat winst te behalen door werkzaamheden vanaf de eerste minuut in digitale projecten bij te houden. Ook goede calculaties vooraf gaan helpen. Beide vragen om de juiste software. Het derde winstpunt, en onderwerp van dit artikel, zit in track en trace software bij cliënten. Dat vraagt van jou als accountant twee dingen: goed begrijpen wat track en trace software al betekent voor je klantenkring, en openstaan voor samenwerking op dit specifieke softwaregebied.
Want een goede partner heb je nodig; er is te veel track en trace software in de markt, die bovendien te weinig is gekoppeld en toegankelijk gemaakt. Daarover gaat dit artikel: hoe je als accountant cliënten beter kunt adviseren over winstgevendheid dankzij een beter gestroomlijnde track en trace data-oogst. Arjan biedt je voor dit onderwerp en ERP vernieuwde technologie en inzichten, hij werkt onder andere samen met grote namen als GPS buddy, Conneqtech en Robaws ERP.
De data-oogst die accountants beter maakt
Tracking en tracing is een goudmijn voor de accountant die weet hoe je met die informatie aan de slag moet. Gelukkig gaan recente ontwikkelingen je daarbij helpen: het is inmiddels mogelijk om met de juiste koppelingen volledige controle te krijgen over de verschillende track en trace bronnen bij je cliënten. Want uit al die verschillende software bij jouw MKB-cliënten komen geweldige gegevens, over bijvoorbeeld de uren dat bedrijfswagens onderweg zijn of op locatie staan, over de uren dat shovels of op een bouwplaats staan of juist niet, over het gebruik van gereedschap en nog veel meer.
Al die data kun je oogsten en gebruiken om bedrijven in een vroegtijdig stadium te adviseren hoe ze scherper kunnen offreren, hoe ze kunnen aansturen op meer winstgevendheid op specifieke projecten en welke projecten ze beter helemaal kunnen schrappen. Met als uiteindelijk resultaat dat je je positie bij zulke ondernemers gaat versterken.
Durf los te komen van bestaande beperkingen
Wat er nodig is in de accountancy is de durf om voor dit doel met een partner te werken. Een partner die het softwaregedeelte regelt en daarmee die gegevensstroom vereenvoudigt en bruikbaar gaat maken. Een samenwerking die voor jou mogelijk nieuw is en even aftasten zal vergen. Logisch. Stel je ervoor open, want dit wordt een van de nieuwe werkmodellen in de accountancy.
Oude vertrouwde specialismen zijn aan het verdwijnen. Software heeft al veel overgenomen en zal dat blijven doen. Dat je als accountant op zoek moet naar andere manieren om geld te verdienen is geen nieuws. De opkomst van tracking en tracing biedt een uitgelezen kans; want wie anders dan de accountant kan harde conclusies trekken uit al die data? Bedrijven koppelen steeds meer aan track en trace software, maar doen er nog te weinig mee. Hier ligt een berg aan advieswerk voor de accountant.
Welke data zijn goud?
Welke track en trace data zijn voor jou als accountant interessant? Werk je bijvoorbeeld voor een bedrijf dat een keurig ERP- of boekhoudsysteem en software gebruikt voor planning, werkbonnen en urenregistratie van personeel? Dan lijken nacalculatie en tussentijds inzicht in een project mogelijk. Alles wordt immers netjes geregistreerd: manuren, artikelen en meerwerk. Toch heb je daarmee nog altijd niet álle relevante projectinformatie om tussentijds bij te sturen.
Maar wát ontbreekt er dan? Bedrijven hebben vaak een wagen- en machinepark. Er is daarnaast een inventaris aan elektrische arbeidsmiddelen, denk aan boormachines, ketting- en handcirkelzagen. Denk ook aan ladders en trappen. Bedrijven kopen deze middelen, maar boeken die vrijwel nooit op projecten. Dergelijke middelen hebben een aanschafwaarde en worden over een bepaalde periode afgeschreven. Er ligt dus een uitstekende kans om deze kosten te gebruiken voor next level projectadministratie.
Er zit aan zulke middelen immers al vaak track en trace software gekoppeld. Op dat punt haakt mijn verhaal aan: er is dus vaak al een datastroom vanuit track en trace — maar helaas moet je voor inzicht in voertuigen, werkmaterieel en arbeidsmiddelen inloggen op diverse portals van diverse leveranciers. Dat is niet efficiënt.
De oplossing is natuurlijk: de hele santenkraam aan elkaar koppelen. Welkom bij Softwareshaker, mijn naam is Arjan Vlieger. Ik presenteer je graag een praktijkvoorbeeld:
Praktijkvoorbeeld tracking en tracing voor accountants
Een zonweringsbedrijf neemt opdrachten aan van 18.000 euro. Zij hebben er geen idee van hoeveel overkappingen van een bepaald merk winstgevend zijn of juist voor verlies zorgen. De ondernemer doet gewoon wat hij of zij altijd deed. De ondernemer kopieert een eerdere offerte voor een nieuwe klant zonder te weten of de offerte wel rendabel is geweest. Wat zijn de kosten geweest van het voertuig dat tijdens de klus is gebruikt en van het gebruikte gereedschap? Die zijn onbekend en staan ook niet in de offerte. De kostprijs van de aangebrachte zonwering is natuurlijk ergens op gebaseerd, maar je weet pas achteraf wat daadwerkelijk de kosten zijn.
Met track en trace software verandert het plaatje totaal. Want uit de data die beschikbaar komen kun je aflezen welke kosten nog meer moeten worden geboekt op dit project. Dit noem ik het ‘data-oogsten’. Vervolgens kun je:
-
- de ondernemer hierin adviseren,
- helpen een scherpere, juiste offerte op te stellen,
- tijdens het project eventueel bijsturen wanneer budgetten worden overschreden.
Resultaat: hogere winst of voorkoming van kosten voor de ondernemer met het zonweringsbedrijf.
Steeds meer data om mee te sturen, dus grijp je kans
Voor de duidelijkheid: we hebben het hier over waardevolle data waar financieel inzicht uit voortkomt. Als accountant wil je vroegtijdig signaleren wanneer je klant uit budget loopt. Of te veel materiaal of personeel inhuurt voor bepaalde projecten, waar zelf aanschaffen of in dienst nemen beter zou zijn. Data waar je grip mee opbouwt. Data waarmee je de rentabiliteit van projecten nog accurater in beeld krijgt, ze liggen voor het oprapen.
De korte versie van dit verhaal?
✓ Je hebt diverse MKB-klanten waar track en trace software in gebruik is of wordt genomen.
✓ Om van de track en trace data gebruik te kunnen maken hoef je niet langer te werken met verschillende softwareaanbieders.
✓ Je maakt gebruik van één platform waar de data uit verschillende track en trace software van je klanten bij elkaar komen, klaar voor gebruik.
✓ Je softwarepartner beschikt over de kennis over de software en de koppelingen naar jouw business.
✓ Jouw MKB-klanten hoeven niet zelf op zoek naar de geschikte software, dat wordt geregeld door je softwarepartner.
Groei in je adviseursrol, omarm het partnership
Als accountant heb je een relatie met een opdrachtgever; die relatie wil je niet uit handen geven. Dat gaat ook niet gebeuren. Het gaat om een samenwerkingsmodel tussen accountantskantoor en softwarepartner dat ertoe leidt dat je waarde toevoegt voor je klanten. Ik kan zeggen dat ik daar inmiddels goede ervaringen mee heb in mijn bedrijf Softwareshaker. Mijn advies is: wees veeleisend op dit terrein. Je kunt nu al tot op projectlocaties zien wat er met apparatuur, rijdend materieel en mensen gebeurt en hoe dat op de resultaten drukt of toevoegt. Die diepe kennis is het nieuwe goud.
Met zijn bedrijf Softwareshaker biedt Arjan Vlieger accountants een samenwerkingsmodel. Hij werkt samen met de beste aanbieders van software en tracking en tracing. Sinds kort is hij distributeur van Robaws-software. Daarmee wordt de hierboven geschetste situatie werkelijkheid. Kijk op softwareshaker.com en leg contact voor onze vrijblijvende demo. We shake it today, not tomorrow.
