Wie goed oplet, hoort al de verhalen over de toekomst van software (en ERP in het bijzonder). En met ‘toekomst’ bedoel ik echt morgenochtend, of zelfs al een beetje vandaag. In dit artikel beschrijf ik zo’n verhaal dat illustratief is voor waar we naartoe gaan en waar je als accountant het beste vroegtijdig kennis van kunt nemen. Want softwareontwikkelingen zullen er uiteindelijk toe bijdragen dat een accountant van echte toegevoegde waarde kan gaan zijn: in de rol van CFO voor ondernemers. Ik deel mijn kennis hierover graag met eenieder, dus lees vooral verder.

 

Ik sprak over dit onderwerp met Michaël van Robaeys van het Vlaamse softwaremakersbedrijf Robaws. Zijn relaas is veelzeggend; het is het relaas van een nieuwkomer in Nederland die de matige prestaties van ERP-software een flinke boost aan het geven is. Dat spreekt mij elk geval aan omdat ik zelf continu zoek naar eenvoud. Voor mijzelf en daarmee voor ondernemers. Welke software is nu écht eenvoudig? Intuïtief? Grote, logge softwarebedrijven en hun overnames leveren complexe systemen op die niet goed koppelen. De vraag is continu: welke software heeft nu echte lekker calculatie, offertes, projecten, personeel, materieel en projectplanning, werkbonnen en maandagstaten in één systeem? Hier heb ik het antwoord: Robaws. Iets om in de gaten te houden.

“Waar de traditionele boekhouder achteraf adviezen kon geven zal de accountant nu in feite als externe CFO van een bouwbedrijf met bijna dagelijkse cijfers zijn of haar adviserende rol gestalte kunnen geven”

Heel veel bureaujobs voor dom werk

Robaws-software automatiseert voor bouw- en projectgeoriënteerde bedrijven de administratie tijdens de voorbereiding, uitvoering en (na)calculatie van projecten. Zoals in mijn vorige artikel al aan de orde kwam, wordt het belangrijk om ieder bedrijf projectmatig te gaan laten werken op een manier die de aangenomen som recht doet. In een niet al te grijs verleden werkte Michaël als consultant in de software-industrie en constateerde dat in Vlaanderen grote behoefte was aan software op maat. Simpele software in plaats van miljoenen kostende ontwikkel- en implementatieprojecten, en grote risico’s op mislukking en moeizame acceptatie door eindgebruikers. Inmiddels is de reputatie van ERP en grote softwarebedrijven in Nederland op zijn zachtst gezegd slecht te noemen. “Bij het gemiddelde midden- en kleinbedrijf heb je heel veel bureaujobs waarin mensen dom werk zitten te doen,” zegt Van Robaeys. “Wat ik wilde was dat ze voortaan nuttig werk zouden doen in plaats van de hele tijd data overtypen.”

Met Robaws zorgt het team van Michaël ervoor dat diezelfde bedrijven verlost worden van die oude situatie. Simpelweg door integratie van ERP-systemen waarmee je intuïtief kunt werken. Dat intuïtieve mag een sleutelwoord worden genoemd. Voor de ontwikkeling en begeleiding werkt Michaël van Robaeys met wat hij zelf noemt ‘een capabel team’, dat echt de tijd neemt voor ontwikkeling. Ik hoor dat graag: kwaliteit vraag nu eenmaal tijd.

“We zijn het zo gewend” is geen excuus meer

Wat elke accountant bij klanten ziet: ouderwetse manieren van gegevens ‘inkloppen’ (bijvoorbeeld van werkbonnen) worden vaak willens en wetens in stand gehouden. Men is het nu eenmaal zo gewend. Verouderde software helpt ook niet mee. Mensen schakelen daarnaast lastig om naar iets nieuws. Maar het is niet langer een geldig excuus, daar kun je als accountant je relaties op aanspreken.

“Echte complexiteit zit in de eenvoud”

Laten we kijken naar het terrein waarop Robaws actief is, dus met name de bouw- en projectgeoriënteerde bedrijven. Andere softwareaanbieders zetten vaak combinaties van systemen in, die van nature minder goed werken omdat er een stukje complexiteit in blijft zitten. Michaël van Robaeys en zijn team hebben ervoor gezorgd dat alles wat je nodig hebt ín het systeem zit. Daardoor hebben de makers meer werk kunnen maken van de gewenste eenvoud.

Om zijn kijk op systemen te verduidelijken, citeert Van Robaeys Leonardo da Vinci: “Hij zei ooit ‘Echte complexiteit zit in de eenvoud,’ en dat is voor ons een gouden regel. Als mensen buiten op een bouwplaats staan en in onze app handelingen moeten verrichten, wil je dat het invoeren van gegevens écht intuïtief gaat. Niks ingewikkelde toestanden en ook geen intensieve trainingen vooraf. Gewoon gaan gebruiken. Maar voordat software echt intuïtief werkt ben je wel even bezig. Wij zijn niet tevreden als de software kán wat het moet doen. We zijn pas tevreden als iedereen het op een intuïtieve manier kan gebruiken.”

“Leonardo da Vinci zei ooit: Echte complexiteit zit in de eenvoud. Daarom willen wij de gebruiker van software één vloeiende, geïntegreerde, intuïtieve ervaring bieden. Want dat is de enige toekomst”

De accountant als externe CFO

In menig opzicht loopt de technologische ontwikkeling die Robaws doormaakt parallel aan de ontwikkeling van hun opdrachtgevers — en ook van de accountant. Want de accountancy beweegt in hoog tempo van het pure boekhouden naar een voornamelijk adviserende rol. Deze ontwikkeling is ondenkbaar zonder de groeiende kracht van boekhoudsoftware die het basale werk overneemt, en evenmin zonder de meer recente mogelijkheden om dankzij bijvoorbeeld tracking en tracing direct in te grijpen op het operationele niveau. Van offreren tot factureren: waar de traditionele boekhouder achteraf adviezen kon geven zal de accountant nu in feite als externe CFO van een bouwbedrijf met bijna dagelijkse cijfers zijn adviserende rol gestalte kunnen geven. Door intensief samen te werken met diverse accountantskantoren kon het team van Van Robaeys deze ontwikkeling in de software meenemen.

Conclusies voor accountants?

Ik kan kort zijn over de betekenis van dit verhaal voor accountants. Omdat we bijna allemaal dol zijn op checklists hier een hele korte met een paar voorlopige conclusies:

✓  Praat met je klantenkring over deze ontwikkeling; veel bedrijven lopen nog achter op dit vlak.

✓  Kijk vooruit naar je mogelijke rol als externe CFO bij bepaalde klanten, en:

✓  Haak daarvoor aan bij de juiste softwarepartner. Er wordt steeds meer mogelijk, maar denk aan de woorden van Michaël van Robaeys: “Wij willen de gebruiker van software één vloeiende, geïntegreerde, intuïtieve ervaring bieden. Want dat is de enige toekomst.” Accepteer niets minder!

✓  Lees ook mijn vorige artikel over ‘track en trace data-oogsten’. Dat gaat in op praktijkdetails vanuit een ietwat andere invalshoek, maar komt de onderneming ook zeker ten goede.

Arjan Vlieger

---

Met zijn bedrijf Softwareshaker biedt Arjan Vlieger accountants een samenwerkingsmodel. Hij werkt samen met de beste aanbieders van software in tracking en tracing en is sinds kort importeur van Robaws-software. Daarmee wordt de hierboven geschetste situatie werkelijkheid. Kijk op softwareshaker.com en leg contact voor onze vrijblijvende demo. We shake it today, not tomorrow.

Herkenbaar? Jouw monteurs of andere buitendienstmedewerkers vullen papieren werkbrieven in. Jij houdt de uren van medewerkers bij in Excel, maar voert die uren ook op andere plekken in. Het versturen van facturen doe je vaak pas dagen of weken later. YOURapplication begroet de lezers van Bouw Magazine. Eigenaar Arjan Vlieger geeft gratis advies over hoe jij efficiënter digitaal kunt werken. 

‘Mijn doelgroep zijn voornamelijk mkb’ers met tussen de 3 en 50 medewerkers, bedrijven waar mensen worden ingepland en de buitendienst zaken moet registreren. Ik hoor ondernemers vaak zeggen dat ze willen automatiseren, omdat ze efficiënter willen werken en een tekort aan personeel hebben. Maar alles begint met het op de juiste manier digitaliseren.’ 

Tijdswinst
Arjan deed de afgelopen 12 jaar ervaring op met digitalisatie en met gps-volgsystemen voor voertuigen zoals werkmaterieel. Deze specialismen krijgen steeds meer raakvlakken. De ondernemer werkte onder andere voor bedrijven in branches als Installatie, Service en Onderhoud – Groen, Grond en Infra – en Bouw. Allemaal sectoren met die nog een grote stap kunnen zetten in digitalisatie. ‘Mijn specialisme zit vooral in digitalisering van planning, werkbonnen, urenregistratie en gereedschapbeheer.’ 

Onafhankelijk
Er zijn talloze aanbieders van software en apps voor bovengenoemde branches. ‘Zie als ondernemer door die bomen het bos maar eens, als je er al de tijd voor kunt vinden. En het wordt steeds moeilijker om tot de juiste softwarekeuze te komen, , omdat vrijwel alles met elkaar te koppelen is.’ Arjan analyseert hoe een bedrijf werkt, met welke apps, software en papieren. ‘Dan breng ik in kaart waar de meeste tijdswinst te maken valt en zoek daar aanbieders bij. Het is aan de ondernemer of hij mij daarna de implementatie wil laten doen.’ Hij adviseert onafhankelijk. ‘Zie me als een makelaar in software-bedrijfsapplicaties waarbij mijn verdienmodel ligt bij het leveren en implementeren. Maar ik zoek een lange-termijn relatie: ’ Na de implementatie blijft YOURapplication inzetbaar voor service. ‘We staan voor het behartigen van de belangen van ondernemers en softwareaanbieders. Vanaf oriëntatie, advies en bemiddeling, tot implementatie en nazorg.’ 

Heb je als bedrijf al veel gedigitaliseerd?
Wij helpen graag bij het optimaliseren.
Meer weten? www.yourapplication.nl
of bel: +31 (0)38 744 03 03 

Tekst: Sara Terburg

Wijsheid achteraf heeft z’n langste tijd gehad, zo lijkt het. Adviseren en ingrijpen bij cliënten speelt zich in toenemende mate af in de tegenwoordige tijd. Nú weten of projecten rendabel zijn en waarom, dat gaat het verschil maken. Nú, niet later. Voor dat punt is bereikt valt er nog wel wat winst te behalen door werkzaamheden vanaf de eerste minuut in digitale projecten bij te houden. Ook goede calculaties vooraf gaan helpen. Beide vragen om de juiste software. Het derde winstpunt, en onderwerp van dit artikel, zit in track en trace software bij cliënten. Dat vraagt van jou als accountant twee dingen: goed begrijpen wat track en trace software al betekent voor je klantenkring, en openstaan voor samenwerking op dit specifieke softwaregebied.

 

Want een goede partner heb je nodig; er is te veel track en trace software in de markt, die bovendien te weinig is gekoppeld en toegankelijk gemaakt. Daarover gaat dit artikel: hoe je als accountant cliënten beter kunt adviseren over winstgevendheid dankzij een beter gestroomlijnde track en trace data-oogst. Arjan biedt je voor dit onderwerp en ERP vernieuwde technologie en inzichten, hij werkt onder andere samen met grote namen als GPS buddy, Conneqtech en Robaws ERP.

De data-oogst die accountants beter maakt

Tracking en tracing is een goudmijn voor de accountant die weet hoe je met die informatie aan de slag moet. Gelukkig gaan recente ontwikkelingen je daarbij helpen: het is inmiddels mogelijk om met de juiste koppelingen volledige controle te krijgen over de verschillende track en trace bronnen bij je cliënten. Want uit al die verschillende software bij jouw MKB-cliënten komen geweldige gegevens, over bijvoorbeeld de uren dat bedrijfswagens onderweg zijn of op locatie staan, over de uren dat shovels of op een bouwplaats staan of juist niet, over het gebruik van gereedschap en nog veel meer.

Al die data kun je oogsten en gebruiken om bedrijven in een vroegtijdig stadium te adviseren hoe ze scherper kunnen offreren, hoe ze kunnen aansturen op meer winstgevendheid op specifieke projecten en welke projecten ze beter helemaal kunnen schrappen. Met als uiteindelijk resultaat dat je je positie bij zulke ondernemers gaat versterken.

Durf los te komen van bestaande beperkingen

Wat er nodig is in de accountancy is de durf om voor dit doel met een partner te werken. Een partner die het softwaregedeelte regelt en daarmee die gegevensstroom vereenvoudigt en bruikbaar gaat maken. Een samenwerking die voor jou mogelijk nieuw is en even aftasten zal vergen. Logisch. Stel je ervoor open, want dit wordt een van de nieuwe werkmodellen in de accountancy.

 Oude vertrouwde specialismen zijn aan het verdwijnen. Software heeft al veel overgenomen en zal dat blijven doen. Dat je als accountant op zoek moet naar andere manieren om geld te verdienen is geen nieuws. De opkomst van tracking en tracing biedt een uitgelezen kans; want wie anders dan de accountant kan harde conclusies trekken uit al die data? Bedrijven koppelen steeds meer aan track en trace software, maar doen er nog te weinig mee. Hier ligt een berg aan advieswerk voor de accountant.

Welke data zijn goud?

Welke track en trace data zijn voor jou als accountant interessant? Werk je bijvoorbeeld voor een bedrijf dat een keurig ERP- of boekhoudsysteem en software gebruikt voor planning, werkbonnen en urenregistratie van personeel? Dan lijken nacalculatie en tussentijds inzicht in een project mogelijk. Alles wordt immers netjes geregistreerd: manuren, artikelen en meerwerk. Toch heb je daarmee nog altijd niet álle relevante projectinformatie om tussentijds bij te sturen.

Maar wát ontbreekt er dan? Bedrijven hebben vaak een wagen- en machinepark. Er is daarnaast een inventaris aan elektrische arbeidsmiddelen, denk aan boormachines, ketting- en handcirkelzagen. Denk ook aan ladders en trappen. Bedrijven kopen deze middelen, maar boeken die vrijwel nooit op projecten. Dergelijke middelen hebben een aanschafwaarde en worden over een bepaalde periode afgeschreven. Er ligt dus een uitstekende kans om deze kosten te gebruiken voor next level projectadministratie.

Er zit aan zulke middelen immers al vaak track en trace software gekoppeld. Op dat punt haakt mijn verhaal aan: er is dus vaak al een datastroom vanuit track en trace — maar helaas moet je voor inzicht in voertuigen, werkmaterieel en arbeidsmiddelen inloggen op diverse portals van diverse leveranciers. Dat is niet efficiënt.

De oplossing is natuurlijk: de hele santenkraam aan elkaar koppelen. Welkom bij Softwareshaker, mijn naam is Arjan Vlieger. Ik presenteer je graag een praktijkvoorbeeld:

Praktijkvoorbeeld tracking en tracing voor accountants

Een zonweringsbedrijf neemt opdrachten aan van 18.000 euro. Zij hebben er geen idee van hoeveel overkappingen van een bepaald merk winstgevend zijn of juist voor verlies zorgen. De ondernemer doet gewoon wat hij of zij altijd deed. De ondernemer kopieert een eerdere offerte voor een nieuwe klant zonder te weten of de offerte wel rendabel is geweest. Wat zijn de kosten geweest van het voertuig dat tijdens de klus is gebruikt en van het gebruikte gereedschap? Die zijn onbekend en staan ook niet in de offerte. De kostprijs van de aangebrachte zonwering is natuurlijk ergens op gebaseerd, maar je weet pas achteraf wat daadwerkelijk de kosten zijn.

Met track en trace software verandert het plaatje totaal. Want uit de data die beschikbaar komen kun je aflezen welke kosten nog meer moeten worden geboekt op dit project. Dit noem ik het ‘data-oogsten’. Vervolgens kun je:

• • de ondernemer hierin adviseren,
  • helpen een scherpere, juiste offerte op te stellen,
  • tijdens het project eventueel bijsturen wanneer budgetten worden overschreden.

Resultaat: hogere winst of voorkoming van kosten voor de ondernemer met het zonweringsbedrijf.

Steeds meer data om mee te sturen, dus grijp je kans

Voor de duidelijkheid: we hebben het hier over waardevolle data waar financieel inzicht uit voortkomt. Als accountant wil je vroegtijdig signaleren wanneer je klant uit budget loopt. Of te veel materiaal of personeel inhuurt voor bepaalde projecten, waar zelf aanschaffen of in dienst nemen beter zou zijn. Data waar je grip mee opbouwt. Data waarmee je de rentabiliteit van projecten nog accurater in beeld krijgt, ze liggen voor het oprapen.

De korte versie van dit verhaal?

✓ Je hebt diverse MKB-klanten waar track en trace software in gebruik is of wordt genomen.

✓ Om van de track en trace data gebruik te kunnen maken hoef je niet langer te werken met verschillende softwareaanbieders.

✓ Je maakt gebruik van één platform waar de data uit verschillende track en trace software van je klanten bij elkaar komen, klaar voor gebruik.

✓ Je softwarepartner beschikt over de kennis over de software en de koppelingen naar jouw business.

✓ Jouw MKB-klanten hoeven niet zelf op zoek naar de geschikte software, dat wordt geregeld door je softwarepartner.

Groei in je adviseursrol, omarm het partnership

Als accountant heb je een relatie met een opdrachtgever; die relatie wil je niet uit handen geven. Dat gaat ook niet gebeuren. Het gaat om een samenwerkingsmodel tussen accountantskantoor en softwarepartner dat ertoe leidt dat je waarde toevoegt voor je klanten. Ik kan zeggen dat ik daar inmiddels goede ervaringen mee heb in mijn bedrijf Softwareshaker. Mijn advies is: wees veeleisend op dit terrein. Je kunt nu al tot op projectlocaties zien wat er met apparatuur, rijdend materieel en mensen gebeurt en hoe dat op de resultaten drukt of toevoegt. Die diepe kennis is het nieuwe goud.

---

Met zijn bedrijf Softwareshaker biedt Arjan Vlieger accountants een samenwerkingsmodel. Hij werkt samen met de beste aanbieders van software en tracking en tracing. Sinds kort is hij distributeur van Robaws-software. Daarmee wordt de hierboven geschetste situatie werkelijkheid. Kijk op softwareshaker.com en leg contact voor onze vrijblijvende demo. We shake it today, not tomorrow.