Hoe een digitale werkbon je administratie sneller en slimmer maakt
- 14 July, 2025
Administratie besparen?
Een monteur levert goed werk, maar de administratie volgt pas dagen later — en dan nog met onleesbare bonnen, onduidelijke notities of ontbrekende uren. Herkenbaar? Voor veel bedrijven zorgt de papieren werkbon dagelijks voor frustratie op kantoor. Het kost tijd om alles te verzamelen, te controleren en handmatig over te nemen.
Met een digitale werkbon is dat verleden tijd. De informatie stroomt direct van de werf naar de planning en administratie. Volledig, leesbaar en automatisch gestructureerd.
Waarom een digitale werkbon jouw administratie bespaart
De voordelen van een digitale werkbon beperken zich niet tot de monteur in het veld. Integendeel — op kantoor heb je er misschien nog méér baat bij:
- Directe inzage in de status van elk werk: onderweg, bezig of afgerond.
- Geen overschrijffouten meer: uren, materialen, opmerkingen en handtekening worden automatisch gekoppeld.
- Snelle facturatie: werkbon goedgekeurd? Dan kan de factuur meteen de deur uit.
- Controle op volledigheid: verplichte velden zorgen ervoor dat niets vergeten wordt.
- Geen papier meer: geen mappen, geen scannen, geen natte of onleesbare documenten.
- Altijd up-to-date: je werkt met de meest recente gegevens, zelfs als je collega nog onderweg is.
Volledig gekoppeld met Robaws: geen dubbel werk meer
De kracht van Workshaker zit in de koppeling met Robaws. Alles wat een monteur in de app registreert, stroomt direct door naar je backoffice. Geen import- of exportbestanden. Geen extra tools.
- Werkbon gekoppeld aan werkorder of project?
- Uren klaar voor verwerking in de nacalculatie of factuur?
- Verbruikte artikelen automatisch van de voorraad gehaald?
- Toegevoegde foto’s zichtbaar in het projectdossier?
Dankzij die koppeling werk je met één systeem — van werkvoorbereiding tot opvolging.
Eén werkbon, talloze voordelen voor kantoor
Hier zie je wat de digitale werkbon voor jouw kantoorploeg betekent:
| Taak | Vroeger (papier) | Nu (digitaal) |
|---|---|---|
| Werkbon ontvangen | Meerdere dagen na uitvoering | Meteen na ondertekening |
| Uren controleren | Handgeschreven en onduidelijk | Duidelijk en gestructureerd |
| Materiaalverbruik | Vaag of ontbrekend | Direct geregistreerd |
| Foto’s binnenhalen | Apart via WhatsApp of e-mail | Automatisch via app |
| Factuur maken | Pas na manuele verwerking | Klaar zodra bon goedgekeurd is |
| Klachten opvolgen | Beperkt bewijs, vage info | Foto + handtekening + locatiebewijs |
Slimme workflows en controle op compleetheid
Met Workshaker kun je instellen welke velden verplicht zijn. Bijvoorbeeld:
- Altijd een handtekening bij oplevering
- Verplichte foto bij afsluiting van een klus
- Vraag naar ‘puin gestort?’ bij afbraakwerken
- Automatische taak ‘opleververslag maken’ bij bepaalde klanten
Je voorkomt fouten vóór ze gebeuren. En als iets ontbreekt, zie je het meteen.
Beter voor klant én team
Ook klanten merken het verschil. Werkbonnen kunnen professioneel per mail gedeeld worden met handtekening en foto’s erbij. Geen vage discussies achteraf. Alles is digitaal ondertekend en controleerbaar.
En je team? Die werken liever met een systeem dat klopt, dan met chaos op papier. Minder belletjes tussen monteur en kantoor. Minder correcties. Meer werkplezier.
Samengevat: een digitale werkbon is hét antwoord voor elke administratie
- Geen handmatige invoer meer
- Sneller factureren = sneller betaald
- Minder fouten, minder frustratie
- Alle data centraal in Robaws
- Direct bewijs bij klachten of oplevering
- Makkelijker rapporteren per project of klant
Meer weten?
Bekijk de koppeling tussen Workshaker en Robaws op de productpagina van de werkbon app.